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「従来の文書管理における手間や改善の余地を感じていませんか?」
「承認や回覧、データ検索が時間を要し、難航していませんか?」
そこで、「DocGear3」が解決策として注目を浴びています。
この記事では、DocGear3の特長や料金プラン、成功した導入事例などを詳しくご紹介いたします。
文書管理における新しい可能性が広がり、ますますスマートな業務運営が期待されるでしょう。
DocGear3とは?
DocGear3は、電子ファイルを使った承認・回覧と決裁後のファイル管理が可能なワークフローシステムです。
従来の承認手続きと同じ感覚で電子ファイルでの作業ができ、ユーザーに負担をかけずに効率的な承認ワークフローが実現できます。
おすすめの類似ワークフローシステム
類似サービス: コラボフロー
(4.5)
月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
---|---|---|---|
初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス: MA-EYESnc
(4.5)
月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス: Shachihata Cloud
(4.5)
月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
---|---|---|---|
初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
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DocGear3の特徴
既存の帳票ファイルをそのまま使える
既存のWord、Excel、PDFファイルをそのままワークフローに利用可能です。
お馴染みのアプリケーションで手続きができ、新たな操作を覚える必要がありません。
ブラウザで電子印鑑を捺印できる
電子印鑑は、パソコンだけでなく、iOSやAndroidなどのスマートデバイスでも利用可能です。
異なるデバイスから簡単にPDFに捺印できます。
文書管理が楽になる
DocGear 3では、文書をデジタルデータとして保存・統一管理します。
承認後の文書は保管フォルダに整理され、簡単な検索で必要な書類を見つけられます。
WordやExcel、PDF、DocuWorks文書など、キーワードを活用した全文検索が可能です。
また、件名や差出人、状態、送信日などからもスムーズに検索できます。
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DocGear3の料金・価格
DocGear3の料金体系は、以下の通りです
基本システム | 385,000円(税込) 最大ユーザー数:100 |
有償テクニカルサポート | 99,000円(税込) |
無料トライアルでは、有料オプションも含め、全ての機能をお試しいただけます。
トライアル期間中のデータは契約後もそのままご利用可能です。
DocGear3の導入事例・評判
岡山大学病院
岡山大学病院がDocGear3を導入すると、回覧作業にかかる時間が1〜2週間から1、2日に短縮できました。
改訂漏れや文書の紛失がなくなり、省力化とペーパーレス化に大きく貢献しました。
チューリッヒ保険会社
チューリッヒ保険会社はDocGear3を導入したことにより、4営業日かかっていた承認作業を数時間に短縮することができました。
申請承認プロセスの工数をほぼ半分に削減し、業務の効率化に成功しました。
まとめ
DocGear3は、電子ファイルを用いた承認・回覧と決裁後のファイル管理が可能なワークフローシステムです。
無料トライアルで全機能が利用できます。
実際に体験してみてから導入を検討してみませんか。