ワークフローシステムの導入には、初期費用だけでなく、毎月発生するランニングコストも重要な要素です。
特にクラウド型とオンプレミス型では、費用構造や運用の特徴が大きく異なるため、導入前にしっかりと比較し、自社に適した選択をすることが求められます。
以下、それぞれの特徴やコストを抑える方法について詳しく解説します。
ワークフローシステムのランニングコストは？
ランニングコストとは、システム利用に伴い毎月発生する費用で、ライセンス費用・サポート費用・バージョンアップ費用などが含まれます。
料金はユーザー数や支払い方法（一括払い・月額払い）によって異なり、一括払いの方が割安になることが一般的です。
これらの費用を事前に確認し、導入準備を進めることが重要です。
クラウド型の場合
クラウド型のワークフローシステムの場合、初期費用が無料のものも少なくありません。
月額使用料は1ユーザーあたり300～500円程度が相場ですが、オプションを追加したり他システムと連携を行ったりするには、追加で料金がかかる場合があります。
オンプレミス型の場合
一方、オンプレミス型の場合、サーバーなどを設置するために初期費用が高額になるケースもあります。
毎月のランニングコストも自社によるメンテナンスが加わるために、50,000円～500,000円程度と考えておきましょう。
ワークフロー(決裁･承認フロー)のおすすめ製品
継続利用率は99.55%の使いやすさ！【コラボフロー】
(4.5)
| 月額料金 | 500円〜/人 | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
コラボフローは、ワークフローシステムです。 専門的な知識不要でExcelなどで作成したフォームを活用でき、導入・操作を直感的に行えるので属人化の心配がありません。継続利用率99.55%と使いやすさ・確かな業務改善、どちらも両立したサービスと言えます。シンプルでありながら様々なサービスと連携でき、本格的なワークフローシステムを構築したい方には特におすすめです。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
大規模利用にも対応【kickflow】
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 1ヶ月 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入社数 | 要問い合わせ |
kickflowとは、株式会社kickflowが運営しているワークフローシステムです。PC・スマホ問わず使いやすいモダンなユーザーインターフェースながら、数百〜数千ユーザーといった大規模利用にも対応できる、拡張性を備えた珍しいSaaS型ワークフローシステムです。
なめらかな承認を実現するチャットツール連携
kickflowは、SlackやTeamsといったチャットツール連携によって稟議・承認スピードを向上させることができます。日常メインで使っているツールに通知ができることで、承認率向上や決裁までのリードタイムの短縮に繋がります。
中堅〜大企業ならではの複雑な承認経路や組織図のメンテナンスも楽々対応
kickflowでは、人事異動の事前予約や、組織図のバージョン管理といった機能が搭載されているため、手間のかかる人事異動時の設定変更などの必要が最小化されます。細やかな閲覧権限のコントロールも柔軟にできるため、組織が今後拡大したり、監査の必要が出てきたときにもスムーズに対応することができます。
APIを活用し、外部連携で幅広い業務を効率化
kickflowは、REST APIによるデータ連携を可能としています。、基幹システムや会計システム、人事管理システム、顧客管理（CRM）といった幅広いサービスと連携実績があります。各種転記作業を省力化し、業務の自動化を推進することが可能です。
ワークフローシステムの費用を節約する方法は？
クラウド型で初期費用を抑える
ワークフローシステムを導入する際、クラウド型を選ぶことにより、初期費用を大幅に抑えることができます。
多くのクラウド型サービスでは、初期費用が低コスト、または無料で提供されており、導入のハードルが低いのも特徴です。また、無料トライアル期間を利用すれば、自社への向き不向きを確認できるため、違和感があれば別のサービスに切り替えるのも容易です。
必要な機能に絞ったシステムを選ぶ
ワークフローシステムを選ぶ際には、必要な機能を精査し、プランを選ぶことが重要です。
多機能型はコストが高くなりやすく、使いこなせないリスクもあるため十分注意しましょう。
また、今後の拡張を見越して、カスタマイズ可能なサービスを検討するのも賢明です。
年単位契約でコストを抑える
長期利用が見込まれる場合、年単位の契約を選ぶことで月額費用を抑えられることがあります。
自社の予算や状況に合わせて柔軟に検討しましょう。
まとめ
ワークフローシステムのランニングコストは、システムの種類や契約内容によって大きく変わります。
クラウド型は安く導入できますが、オンプレミス型は高額な初期費用とランニングコストがかかる場合があります。
コストを抑えるには、必要な機能を明確にし、不要なオプションを避けることが重要です。
また、長期利用を見込む場合には年単位の契約を選び、割安なプランを利用するのも賢明な手段です。
自社のニーズや予算に合ったシステムを選び、効率的に導入を進めましょう。
