ワークフローシステムは、申請や承認プロセスをデジタル化し、業務効率を向上させる便利なツールです。
特に無料で利用できるタイプは、コストを抑えたい企業にとって魅力的なサービスと言えるでしょう。
以下、無料のワークフローシステムについて、タイプごとの特徴を詳しく解説します。
無料のワークフローシステムとは？
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムは、申請から承認・決裁までの業務プロセスをデジタル化し、進行状況を一元管理することで業務効率を向上させるツールです。
主に、申請フォームの作成、業務フローの設定、申請・承認機能、通知、外部システムとの連携などの機能を搭載しており、企業の業務をスムーズに進めるために役立ちます。
無料で使えるワークフローシステムはある？
無料利用が可能なシステムは、次の2つのタイプに分けられます。
- 従量課金型： 一定のユーザー数までは無料で、それを超えると課金されるタイプ
- トライアル期間型： 一定期間無料で試用できるが、その後は課金されるタイプ
さらに、ExcelやGoogleフォームなどのツールを活用して、費用をかけずに簡易的なワークフローシステムを構築する方法もあります。
ワークフロー(決裁･承認フロー)のおすすめ製品
継続利用率は99.55%の使いやすさ！【コラボフロー】
(4.5)
| 月額料金 | 500円〜/人 | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
コラボフローは、ワークフローシステムです。 専門的な知識不要でExcelなどで作成したフォームを活用でき、導入・操作を直感的に行えるので属人化の心配がありません。継続利用率99.55%と使いやすさ・確かな業務改善、どちらも両立したサービスと言えます。シンプルでありながら様々なサービスと連携でき、本格的なワークフローシステムを構築したい方には特におすすめです。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
大規模利用にも対応【kickflow】
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 1ヶ月 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入社数 | 要問い合わせ |
kickflowとは、株式会社kickflowが運営しているワークフローシステムです。PC・スマホ問わず使いやすいモダンなユーザーインターフェースながら、数百〜数千ユーザーといった大規模利用にも対応できる、拡張性を備えた珍しいSaaS型ワークフローシステムです。
なめらかな承認を実現するチャットツール連携
kickflowは、SlackやTeamsといったチャットツール連携によって稟議・承認スピードを向上させることができます。日常メインで使っているツールに通知ができることで、承認率向上や決裁までのリードタイムの短縮に繋がります。
中堅〜大企業ならではの複雑な承認経路や組織図のメンテナンスも楽々対応
kickflowでは、人事異動の事前予約や、組織図のバージョン管理といった機能が搭載されているため、手間のかかる人事異動時の設定変更などの必要が最小化されます。細やかな閲覧権限のコントロールも柔軟にできるため、組織が今後拡大したり、監査の必要が出てきたときにもスムーズに対応することができます。
APIを活用し、外部連携で幅広い業務を効率化
kickflowは、REST APIによるデータ連携を可能としています。、基幹システムや会計システム、人事管理システム、顧客管理（CRM）といった幅広いサービスと連携実績があります。各種転記作業を省力化し、業務の自動化を推進することが可能です。
無料のワークフローシステムのタイプについて
無料のワークフローシステムは、大きく以下の4タイプに分かれ、それぞれ異なる特徴とメリットを持っています。
独立特化タイプ
ワークフロー機能に特化したシステムで、複雑な承認ルートの設定や、多様な申請フォームの作成が可能です。
自社の業務フローを忠実に再現したい場合に最適で、細かなカスタマイズ性を備えており、機能面での自由度が高いのが特徴です。
グループウェアタイプ
グループウェア内の一機能として提供されるタイプで、スケジュール管理やチャット機能など、ワークフロー以外の機能とシームレスに連携できます。
操作が直感的で使いやすい一方、独立特化タイプほどのカスタマイズ性や機能の豊富さはありませんが、幅広い用途で使えるのが魅力です。
オープンソースタイプ
オープンソースを利用して自社でサーバー構築・開発を行うタイプです。
初期費用やランニングコストを抑えることができるため、コストを抑えたい企業に向いています。
ただし、運用にはシステム開発や管理のための高度なスキルが必要です。
長期的な運用や拡張性を見据えた導入を検討する場合にはおすすめの手段です。
汎用ツールタイプ
ExcelやGoogleフォームを活用して、自社でワークフローを簡易的に構築するタイプです。
専門的なスキルが不要で、比較的すぐに導入でき、コストもほとんどかかりません。
一方で、自由度や拡張性には限界があり、複雑なフローや高機能を求める場合には適していません。
まとめ
無料のワークフローシステムは、業務効率化を実現しながらコストを抑えたい企業にとって理想的なツールです。
独立特化タイプやグループウェアタイプなど、ニーズに応じた選択肢が用意されており、ExcelやGoogleフォームを活用する方法もあります。
それぞれの特性を理解し、自社の業務に合ったシステムを選ぶことで、円滑なワークフロー管理と効率的な運営を実現できるでしょう。
