エクセルを活用したワークフローシステムは、コストを抑えつつ業務を効率化する手軽な方法です。
進捗共有のしやすさや意思決定の迅速化、保管や検索の効率化といった多くのメリットがある一方で、属人化や改ざんリスクなど注意点もあります。
以下、エクセルを使ったワークフローのメリットや作成手順、注意点を詳しく解説します。
ワークフローシステムはエクセルでOK？メリットと注意点
メリット
進捗共有が容易
クラウドストレージやメールを利用することで申請書を効率的に共有できるようになります。
また、適切な運用や編集権限の制御を行うことでリアルタイムでのアクセス・編集が可能になり、業務がスムーズに進行します。
意思決定の迅速化
メールやクラウドを活用することで、物理的な移動を省略でき、多拠点間での承認プロセスがスピードアップします。
保管・検索の効率化
電子ファイルとして保管することで、管理が簡単になります。
オンラインストレージを利用すれば、全文検索により過去の申請書も迅速に見つけられます。
コスト削減
エクセルは多くの企業が導入しているため、新たな費用が発生しません。
ペーパーレス化も進み、印刷コストや保管スペースを削減できます。
注意点
修正や改ざんリスク
エクセルファイルは簡単に編集できるため、意図しない修正や改ざんのリスクがあります。
編集履歴の追跡・バックアップなどにより、リスクを軽減する取り組みを行わねばなりません。
属人化のリスク
管理を特定の担当者に依存すると、退職や異動時に業務が滞る可能性があります。
運用方法の文書化と共有が重要です。
最新フォーマットの管理
フォーマットの更新が頻繁に行われる場合、関係者への周知が徹底されないと古い書式での申請が発生し、業務効率が低下するリスクがあります。
ワークフロー(決裁･承認フロー)のおすすめ製品
継続利用率は99.55%の使いやすさ！【コラボフロー】
(4.5)
| 月額料金 | 500円〜/人 | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
コラボフローは、ワークフローシステムです。 専門的な知識不要でExcelなどで作成したフォームを活用でき、導入・操作を直感的に行えるので属人化の心配がありません。継続利用率99.55%と使いやすさ・確かな業務改善、どちらも両立したサービスと言えます。シンプルでありながら様々なサービスと連携でき、本格的なワークフローシステムを構築したい方には特におすすめです。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
大規模利用にも対応【kickflow】
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 1ヶ月 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入社数 | 要問い合わせ |
kickflowとは、株式会社kickflowが運営しているワークフローシステムです。PC・スマホ問わず使いやすいモダンなユーザーインターフェースながら、数百〜数千ユーザーといった大規模利用にも対応できる、拡張性を備えた珍しいSaaS型ワークフローシステムです。
なめらかな承認を実現するチャットツール連携
kickflowは、SlackやTeamsといったチャットツール連携によって稟議・承認スピードを向上させることができます。日常メインで使っているツールに通知ができることで、承認率向上や決裁までのリードタイムの短縮に繋がります。
中堅〜大企業ならではの複雑な承認経路や組織図のメンテナンスも楽々対応
kickflowでは、人事異動の事前予約や、組織図のバージョン管理といった機能が搭載されているため、手間のかかる人事異動時の設定変更などの必要が最小化されます。細やかな閲覧権限のコントロールも柔軟にできるため、組織が今後拡大したり、監査の必要が出てきたときにもスムーズに対応することができます。
APIを活用し、外部連携で幅広い業務を効率化
kickflowは、REST APIによるデータ連携を可能としています。、基幹システムや会計システム、人事管理システム、顧客管理（CRM）といった幅広いサービスと連携実績があります。各種転記作業を省力化し、業務の自動化を推進することが可能です。
エクセルでワークフローを自作する方法は？
エクセルでワークフローを作成する手順
ステップ1: 目的と範囲の定義
ワークフローの目的（業務効率化やミス削減）や範囲（対象業務や関与者、期待する成果）を明確に設定します。
これにより、設計の指針が整い、効率的な作成が可能になります。
ステップ2: 基本構造の設計
承認者や担当者の役割を整理し、手順を明確にします。
例えば、契約書作成の場合、上長確認→法務確認→部門長承認→押印というようにステップを具体化し、詳細に設計することでスムーズな作成につながります。
ステップ3: エクセルで申請書式を作成
エクセルを活用し、入力箇所を視覚的に分かりやすく設計します。
セルの結合や色分け、条件付き書式、入力規則を使い、ミスを防止します。
また、承認者名や日付を記載する欄を設けることで進捗を管理しやすくします。
ステップ4: テストと修正
作成した申請書をテスト運用し、担当者からフィードバックを収集します。
指摘された課題を改善することで、より効果的で実用的なワークフローが完成します。
まとめ
エクセルを活用したワークフローシステムは、既存のツールを活用することで初期費用を抑え、進捗共有や意思決定の迅速化、保管・検索の効率化といったメリットを提供します。
しかし、修正リスクや属人化、フォーマット管理の課題を解決するためには、しっかりとした対策が必要です。
また、手順を明確にし、テストを通じて改善を繰り返すことにより、実用的で効果的なシステムを構築できます。
