ワークフローシステム導入後に起こりがちな問題
ワークフローシステムがうまく活用されず、効果が出ない原因として以下の点が考えられます。
自社業務に適したシステムを選べていない
企業によって申請方法や承認ルートは異なり、社員のニーズもさまざまです。
営業職が多い職場では、外出先でスマートフォンから申請や承認ができる機能が重宝されるでしょう。
万が一、自社の業務フローや社員の利用環境に合わないシステムを選んでしまった場合、十分に活用されず、コストに見合わない結果となります。
導入準備不足
まずは現在の業務フローを洗い出し、課題を改善したうえでシステムに組み込む準備を整えましょう。
そのポイントが不足していると、導入後にトラブルが発生しがちです。
また、後からカスタマイズする場合は非常に手間がかかります。
事前に業務フローを整理し、システムとの適合性を高めておくことが不可欠です。
カスタマイズ性が低いシステムを選択
業務変更や人事異動に対応するには、システムの柔軟なカスタマイズが求められます。
カスタマイズが難しいシステムの場合、変更対応が遅れたり、特定の担当者に負担が集中する可能性があります。
その結果、従来の方法に戻ってしまうケースも考えられなくありません。
直感的な操作でカスタマイズが可能なシステムを選ぶことを忘れないようにしましょう。
外部システムとの連携不足
社内で既存利用しているグループウェアや経費管理、人事システムなどとの連携が不十分だと、データを各システム間で手動で入力・共有する必要が生じます。
このような手間は社員の負担を増やすだけでなく、入力ミスのリスクも高めます。
外部システムとのスムーズな連携が確保できないと、電子化による効率化の効果が半減してしまいます。
操作性の欠如
ワークフローシステムは全社員が利用するツールであるため、リテラシーの差に関係なく操作できる柔軟性が求められます。
操作が難しいシステムは現場に受け入れられず、利用が進まない原因となります。
わかりやすいインターフェースを持つシステムを選ぶことで、社内全体への浸透がスムーズに進み、活用も活性化するはずです。
ワークフロー(決裁･承認フロー)のおすすめ製品
継続利用率は99.55%の使いやすさ！【コラボフロー】
(4.5)
| 月額料金 | 500円〜/人 | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
コラボフローは、ワークフローシステムです。 専門的な知識不要でExcelなどで作成したフォームを活用でき、導入・操作を直感的に行えるので属人化の心配がありません。継続利用率99.55%と使いやすさ・確かな業務改善、どちらも両立したサービスと言えます。シンプルでありながら様々なサービスと連携でき、本格的なワークフローシステムを構築したい方には特におすすめです。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
大規模利用にも対応【kickflow】
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 1ヶ月 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入社数 | 要問い合わせ |
kickflowとは、株式会社kickflowが運営しているワークフローシステムです。PC・スマホ問わず使いやすいモダンなユーザーインターフェースながら、数百〜数千ユーザーといった大規模利用にも対応できる、拡張性を備えた珍しいSaaS型ワークフローシステムです。
なめらかな承認を実現するチャットツール連携
kickflowは、SlackやTeamsといったチャットツール連携によって稟議・承認スピードを向上させることができます。日常メインで使っているツールに通知ができることで、承認率向上や決裁までのリードタイムの短縮に繋がります。
中堅〜大企業ならではの複雑な承認経路や組織図のメンテナンスも楽々対応
kickflowでは、人事異動の事前予約や、組織図のバージョン管理といった機能が搭載されているため、手間のかかる人事異動時の設定変更などの必要が最小化されます。細やかな閲覧権限のコントロールも柔軟にできるため、組織が今後拡大したり、監査の必要が出てきたときにもスムーズに対応することができます。
APIを活用し、外部連携で幅広い業務を効率化
kickflowは、REST APIによるデータ連携を可能としています。、基幹システムや会計システム、人事管理システム、顧客管理（CRM）といった幅広いサービスと連携実績があります。各種転記作業を省力化し、業務の自動化を推進することが可能です。
ワークフローシステム導入を成功させるには？
準備を入念に行う
導入前には、現在の申請や承認ルールを洗い出し、問題点や改善の余地を明確にしておくことが重要です。
形式と実際の運用に差異がないかを確認し、申請者や承認者から困りごとや改善案をヒアリングしておくことを心がけましょう。
また、申請から承認までにかかる期間をしっかりと把握することで、スムーズな運用を妨げる要因を特定できます。
不要な業務やルールが見つかった場合は、システムに実装する前にしっかりと削減しておくことがポイントです。
手間のかかるプロセスですが、業務全体を見直して効率化を図る良い機会になります。
現場への浸透を促進する
新しいシステムを現場で受け入れてもらうには、社員への十分な説明と教育が欠かせません。
導入目的やメリットを分かりやすく伝えるとともに、使い方を丁寧に教える研修を実施しましょう。
特にシステムに不慣れな社員でも抵抗なく使えるよう、わかりやすいインターフェースを持つシステムを選ぶことも重要です。
また、導入後も定期的に不明点を解消するサポートを行うことで、システムの現場浸透をスムーズに進めることができます。
