イベント管理を行うなら、まずフロー（工程）を作成する必要があります。
正しい方法ややるべき作業を明確にすることが、イベントの成功につながるでしょう。
この記事では、イベント管理でのフロー作成の方法をまとめました。
準備や管理、開催中&開催後に分けて詳しく解説します。
おすすめの類似イベント・セミナー管理ツール
イベント開催に関する機能がオールインワン： eventos
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | ライブ配信 | 可能 |
ウェビナーやオンライン商談・展示会などを簡単に開催することができるイベントプラットフォーム。多くの機能を１ツールで一元管理。自社専用のイベントプラットフォームが持て、カスタマイズも自由にできます。
デザイン性の高いイベントサイトの構築ができる
eventosは、カスタマイズ性の高さで自社の特色を反映したイベントサイトをデザインすることが可能です。 ウェビナーやカンファレンス、アンケートなど、企業のニーズを実現するための機能を自由に選択して公開できるため、ブランディングに強いサービスと言えるでしょう。
簡単な操作性
イベントサイトの構築には、専用の知識が必要で、操作も難しいイメージがあります。 しかし、eventosは使いたい機能をドラッグ&ドロップするだけで、イベントの構築から公開までが可能なため、PCの操作が苦手という方でも無理なく運用することができます。 Google AnalyticsやGoogle Tag Managerのタグを挿入すれば、アクセス分析も可能です。
リード獲得に特化している
eventosでは、BIツールやMAツールと連携することで、イベントへの参加申し込み情報やアンケートの回答内容、ウェビナーの視聴時間までを分析してCSVに出力することが可能です。 1つのツールで複数の機能を一元管理できるため、管理の煩雑化も起きにくく、いつでもリアルタイムなリード分析で、ホットリードの獲得が実現できます。
類似サービス： ネクプロ
(0)
| 利用料金 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低導入期間 | 最短1営業日から |
ネクプロとは、株式会社ネクプロが運営しているウェビナー／動画配信ツールです。 ライブ・録画・オンデマンドといった多彩な配信方式でのウェビナー／動画配信の実施が可能で、単に配信を行うだけでなく、顧客管理や集客、アンケート、分析改善といったマーケティング機能も搭載されています。
ウェビナーの再利用で顧客エンゲージメントを最大化
ネクプロでは、全てのコンテンツを全ての顧客に公開するのではなく、顧客ごとにパーソナライズ化されたコンテンツ配信を実施することで、エンゲージメントの最大化を実現しています。 録画したウェビナーを視聴したいという顧客からのニーズは高いため、録画したウェビナー動画を活用することで、集客効果の向上が期待できるでしょう。
視聴ログの分析・レポートが可能
ネクプロでは、視聴ログを把握することができるため、ウェビナー参加履歴に応じたお礼メールの送信や、未参加者への開催情報送信など、効果的な情報発信が可能となります。 また、視聴時間を把握して、興味関心度合いを可視化、必要な顧客に対して営業がフォローする、といったフローの構築も可能です。
疑似ライブ（録画配信）でウェビナーを効率化
ネクプロは、疑似ライブ（録画配信）を活用したウェビナーが可能な点も特徴的です。録画をベースとしている疑似ライブは何度でも再利用できるため、ウェビナーの開催数を増やせる点もメリットです。 また、チャットはリアルタイムに受け付けて、登壇者とは別の担当者が質問に回答することで、スムーズなウェビナー進行が実現できます。
類似サービス： Eventory
(0)
| 利用料金 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低導入期間 | 即日〜 |
Eventoryとは、株式会社Collective Pathが運営しているイベントツールです。 世界750社から導入されている実績があり、オンラインイベントの運営に必要な機能がオールインワンされています。もちろん、オフライン（リアル）イベント、両方を同時に行うハイブリッドイベントにも最適な機能を実装しています。
あらゆるイベントに対応
Eventoryは、BtoB・BtoCどちらのイベントにも対応できるイベントツールです。 また、大規模展示会から少人数のウェビナーまで、イベントの規模に関わらず対応できます。
イベントに必要な機能をオールインワン
Eventoryには、イベント運営に必要な機能がオールインワンされています。 「イベントページ作成」「CRM機能」「協賛企業展示ブース」「有料・無料チケット発券」「参加者同士のオンライン商談」といった豊富な機能が搭載されており、全ての機能を追加費用なしで利用することができます。
営業リードが獲得できる
Eventoryは、イベントの開催だけではなく、リードジェネレーション、リードナーチャリングに活用できる機能も搭載しています。 イベント当日の管理はもちろんのこと、イベントに参加してくれた人の行動をデータとして可視化、分析することができるため、その後のアプローチに活用することができます。
イベント管理のフロー〜事前準備〜
イベント管理を準備する際に必要な、フローを紹介しましょう。
イベントの趣旨や目的を決める
まずはイベントを開催する趣旨と目的を明確にします。
曖昧だとフローが作成しにくくなるため、なるべく具体的な内容にするのがポイント。
参加者にとってほしい行動をゴールに設定したうえで、フローを作成することが重要です。
参加人数や期間、開催形式、参加登録方法、ゲストの登壇の有無などもあわせて決めてください。
会場や必要な備品の確保
イベントの目的や規模にあった会場を確保しましょう。
それからイベントに必要な備品をリストアップします。
食べ物は当日など、いつまでに用意すべきかも決めておきましょう。
当日までに備品が確保できるように、日数を調整して準備をすることが重要です。
メンバーへの情報やタスクの共有
目標の達成に必要なタスクを洗い出します。
タスクを細分化したうえで、いつ何をすべきなのか明確にすることが重要です。
イベントの開催日から逆算して、スケジュールを立ててください。
それからイベント管理の情報やタスクをメンバーと共有します。
開催日や概要、スケジュール、タスクなどをまとめて周知しましょう。
おすすめのイベント管理システム
イベント管理のフロー〜管理編〜
イベント管理の管理方法とそのフローを解説します。
管理方法の決定
まずはイベント管理の方法を決定しましょう。
イベント管理のフローは膨大なので、わかりやすい管理表を作成することが重要です。
操作がしやすいか、共有はできるかなども確認したうえで、管理方法を決めてください。
管理に必要なソフトやシステムの準備
イベント管理に必要なソフトやシステムを用意します。
ExcelやGoogleスプレッドシートでもフローの進捗管理など一部の業務は可能ですが、専門的な知識が必要です。
担当者のスキルやイベントの規模によっては、専用のイベント管理システムやソフトの導入を検討しましょう。
機能やコスト、操作性を比較して、イベント内容や自社に適したものを選ぶことが大事です。
イベント管理のフロー〜開催中&開催後〜
イベント管理のフローを、開催中と開催後にわけてまとめました。
当日の進行
当日の進行を見える化してメンバーと共有します。
イベントのプログラムと別に、メンバー用の作業表を作成しておきましょう。
作業内容や担当者、作業時間、注意点などの必要事項を書き出します。
予定通りに進行するとは限らないため、時間に余裕を持たせておくことが大事です。
時間が押した場合の方針や、トラブルが発生した場合の対処も決めておきましょう。
イベント後の顧客フォロー
目的を達成するためには、イベント後の顧客フォローも重要です。
イベントが終わったあと、参加へのお礼メールを送りましょう。
イベントの振り返りや、次回のイベントの紹介をあわせてメールをします。
当日や翌日など、顧客フォローはなるべく早いタイミングで行ってください。
イベントで得たデータや顧客情報の分析、活用
イベントのあとはイベントで得たデータの分析をして、今後に活かします。
次回のイベントのために、評価や課題を明確にしておきましょう
参加者をリストアップして、年齢や性別などの傾向を分析することも大事です。
イベント管理のフローを明確にしよう
イベントの開催にはさまざまな業務が発生します。
成功させるためには、フローを正しく管理することが重要です。
事前準備や管理、開催中&開催後で、それぞれのフローを明確にしておきましょう。
