企業の認知度向上や、サービス·製品のプロモーションにはイベントやセミナーの開催が効果的です。
しかし、イベントの運営にはノウハウが必要で、いきなり開催しても受付や告知などどうしたらいいのかわからないという方も多いと思います。
そんな方におすすめなのがイベント管理システムです。
イベントの集客から運営、開催後のフォローまでを効率化するイベント管理システムについて、基本的意味や機能、おすすめのイベント管理システムなどを紹介しますので参考にしてください。
イベント管理システムとは?
イベント管理システムとは、イベントの告知ページ作成や参加者の受付業務、イベント当日の参加者チェック、アンケート機能などのイベント後フォローなどイベントに関する情報管理を効率化することができるシステムです。
イベント開催において発生する様々なデータ処理などの情報を一元管理し、その後のマーケティングに活用することができるためイベント開催において取得したデータをマーケティングにも活用したいという方には特におすすめのサービスとなります。
イベント管理システムの主な機能
顧客管理機能
多くのイベント管理システムに標準搭載されているのが顧客管理機能です。
イベント応募ページで入力した参加者の氏名や住所、メールアドレスなどの基本的な情報が自動的に登録されるため、手入力をする手間が効率化されます。
CSVへの抽出などが可能なイベント管理機能システムもあります。
集客機能
フォーム作成などの専門的な知識がなくても、直感的操作でイベントページの作成やフォームの作成が可能です。
決済機能
クレジットカードやATM払いなど現金以外の決済方法を追加できる機能で、より幅広いの集客につながります。
また、入金状況の管理が視覚的に可能で、未入金の方への催促メールを送ることができるサービスもあります。
アンケート機能
イベント前後にアンケートを行い、より詳細な顧客情報を収集することができます。
顧客ごとに属性などセグメント化してマーケティングを行うことも可能です。
おすすめイベント管理システム5選
E-VE!(イーベ)
特徴
E-VE!とは株式会社フラッグシステムが提供しているイベント·セミナー管理システムです。
自社でのイベント開催はもちろん、開催されているイベントを探す際にも効果的なサービスです。
PayPalによる事前入金が可能なため、キャンセル率の減少を実現することができイベント後の二次会の案内も可能と利便性の高いサービスとなっています。
料金
- 月額料金:5,500円〜
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
Doorkeeper(ドアキーパー)
特徴
Doorkeeperは、Doorkeeper株式会社が提供しているイベント管理ツールです。
イベント開催のノウハウがないという方でも開催準備から開催後のフォローまでを効率化させることできるとして多くの企業から導入されている実績があります。
クレジットカードなどの前払い決済ができ、事前キャンセルを減らし集客効果を高めることが可能で、自社にあったコミュニティの作成も機能も搭載しています。
料金
- 月額料金:1,500円〜(初回無料)
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
EventRegist(イベントレジスト)
特徴
イベントレジストは、イベントレジスト株式会社が提供しているイベント管理システムです。
特徴として、イベント開催に関わる全ての機能を無料で利用できるため、コストをかけずにイベント運営の効率化が可能となります。
さらにイベント管理を効率化させるためのプレミアム機能も提供されています。
料金
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
Peatix(ピーティックス)
特徴
Peatixは、アメリカ発のイベント管理システムです。
最短5分でチケットを販売することができ、イベント運営のノウハウがない企業でも簡単にイベントを開催することができます。
460万人以上の会員の中からイベントに興味がある人を対象に告知することができるため、効率的な集客が可能となっています。
料金
- 初期費用:0円〜
- 月額料金:0円〜
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
EventHub(イベントハブ)
特徴
EventHubとは株式会社EventHubが運営するイベント管理ツールです。
チケット販売機能や決済機能、登録案内機能など豊富な機能を搭載しており、自動レコメンド機能によって自社と相性のいい見込み顧客を集客することができます。
また、MAツールやSFAなどの外部サービスとの連携も可能です。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:要問い合わせ
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
イベント管理システムの選定ポイント
どんな機能を搭載しているか
イベント管理システムによって搭載している機能は様々なため、自社でイベント管理におけるどんな部分を効率化したいか、必ず必要となるであろう機能を明確にしておく必要があります。
イベントの事前キャンセルを少しでも減らしたいのであれば前払い機能が搭載されているものを、より詳細な顧客情報を収集したいのであればアンケート機能が搭載されているものなど、利用目的を明確にしてシステムを選びましょう。
操作性を確認
利便性の高い機能が豊富に搭載されていても操作性が優れていなければ使いこなすことは難しいでしょう。
少ない操作で利用することができるか、管理画面は見やすいかなどに注目して比較検討し、無料のお試し期間が設定されているサービスであればぜひ利用することをおすすめします。
もちろん、イベント参加者にとっても情報入力がしやすいシステムであることも重要です。
料金を確認
イベント管理システムはサービスによってかかるコストは様々です。
無料プランを提供しているサービスもあり、トライアル的に利用したい、小規模のイベントを開催したいという場合には無料プランでも十分に対応できる場合があります。
ですが、中規模〜大規模のイベントを開催する場合には有料プランを利用した方が効率的なイベント管理が実現できる可能性が高いです。ただ、多機能なほど料金も高額になるケースがあるため自社に最低限必要な機能を選びましょう。
イベント管理システムの導入メリット
イベント管理に関する業務の効率化が可能になる
例えば今までのアナログなイベント開催では、受付で参加者に氏名や住所などを記入してもらわなければいけないなど手間が多く、顧客情報の管理も難しいという難点があります。
イベント管理システムを導入することで、参加者情報がシステム上で一元管理できるようになり業務効率化が可能になります。
クラウドで利用できるシステムも多く、リアルタイムに最新の情報を共有できる点も導入メリットと言えます。
集客効果の向上が期待できる
イベント管理システムでは、サービスに登録しているユーザーの中から自社イベントへの興味が高いユーザーへ告知をすることができるため、高い集客効果が期待できます。
また、チケットの支払いに前払いを導入することでイベント開催直前のキャンセル防止も実現することが可能です。
イベント後のフォローもできる
イベント管理システムには、イベントで取得した顧客情報に対してメール配信が可能なサービスも多く、イベント参加のお礼やお得なクーポン情報の配信などのアフターフォローが可能となります。
また、サービスによってはイベント開催と同時に二次会や懇親会の案内も配信することができ、詳細な場所や費用などの情報を添付することができます。
効率的なイベント開催にはイベント管理システムの導入がおすすめ
イベント管理システムについて、概要やおすすめのイベント管理システム、導入のメリットなどを紹介しました。
ノウハウがない方でも効率的なイベント管理ができ、集客力アップも見込めるイベント管理システムは、無料で利用できるものもあるため、まずはトライアル的に利用を開始し、より大きな規模のイベントを開催する際には有料プランへ変更するのも有効でしょう。
本記事で紹介したサービスや選定のポイントを参考にして、自社にマッチしたシステムを探してみてください。