社員の氏名や住所といった人事情報を漏洩してしまった場合、人事労務の業務として、どのような対策を練るべきなのでしょうか。
人事情報が漏洩すると、個人のプライバシーが侵害されるだけでなく、会社としてのイメージダウンにつながる可能性もあるため、適切な対応が求められます。
本記事では、人事情報漏洩時の罰則について解説していますので、参考にしてください。
人事情報とは
人事情報とは、企業が保有している社員一人ひとりに関する個人情報のことを指します。
人材情報と呼ばれる主な情報は、以下の通りです。
- 氏名
- 生年月日
- 性別
- 住所
- 社員コード
- 所属部署
- 役職
- 入社年月日
- 学歴
- 保有資格
- マイナンバー
人事情報は、企業に入社する前の情報も取り扱うため、取り扱いには細心の注意が必要です。
社員一人ひとりの人材情報を管理することで、企業は人材採用や人材配置にデータを活用することができるようになります。
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人事情報の漏洩が抱えるリスク
損害賠償のリスク
人事情報が漏洩してしまった場合、それによって被害を被った第三者から損害賠償を請求されてしまうリスクがあります。
情報漏洩をしてしまった社員が賠償金の支払いを命じられてしまうと、企業としても大きな損害を被る可能性があるため、人事情報の取り扱いについては周知しておかなければいけません。
離職率が高まる
人事情報の漏洩が発覚すると、会社に対する不信感を抱く社員が増える可能性があります。
その結果として、離職につながってしまうリスクがあり、優秀な人材が離れてしまう可能性もあるため注意が必要です。
企業としてのイメージダウンにつながる
情報漏洩があったことが発覚すると、世間から情報管理に対する甘さがあると認識され、イメージダウンにつながる可能性があります。
会社のイメージダウンは、顧客離れや売上減少につながる可能性も懸念されます。
人事情報漏洩時の罰則
人事情報の漏洩が発覚した際の罰則としては、故意の漏洩か過失の漏洩かによって異なります。
故意、つまりわざと漏洩を行った場合は、処分が重くなる可能性は高いでしょう。
故意の情報漏洩では、実際にどの程度の損害が発生したのか、企業の経営にどの程度影響を与えるのかが判断材料となります。
故意の情報漏洩に対しては、退職金の不支給が裁判で認められたケースもあります。
個人情報の漏洩は、個人情報保護法の違反に抵触する可能性がり、1年以下の懲役、または50万円以下の罰金が科されることも懸念されます。
過失、つまり意図せずに情報漏洩を行なってしまった場合は、不注意の度合いによって異なりますが、減給や出勤停止、降格などの処分が下されるケースが多いようです。
故意・過失を問わず、情報漏洩があったことを理由に懲戒解雇まで行うのは難しく、裁判で懲戒解雇は不当と判断された事例もあります。
人事情報の漏洩への対策
セキュリティ対策を強化する
情報漏洩への対策としては、IDやパスワードによるセキュリティ強化や、添付ファイルの暗号化、物理的な資料は第三者が閲覧できないように保管しておく、といったセキュリティ強化が一例として挙げられます。
また、社員一人ひとりが情報漏洩に対する意識を強め、セキュリティが確認できないツールやネットへの接続を控えるなど、情報リテラシーを高めることも必要です。
社内ルールを整備
システム的なセキュリティを強化しても、社員の情報リテラシーが低いと、思わぬところから情報漏洩が起きるかもしれません。
そのため、社内ルールを作成し、就業規則にも定め、一人ひとりに周知するようにしましょう。
人事情報の漏洩には社内規則の作成が必要
人事情報の漏洩に関して解説しました。
人事情報の漏洩が発覚すると、関わった人に損害賠償の請求が起きる可能性があるだけでなく、企業としてもイメージダウンにつながってしまうため、普段から人事情報の取り扱いについては、社内で周知を行うようにしましょう。
