ワークフローシステムは、業務プロセスをデジタル化し、効率化とコスト削減を実現するための優れたツールです。
紙ベースの手続きや非効率な業務フローをシステム化することで、手作業によるミスや時間的なコストを減らし、スピードアップにも貢献してくれます。
以下、企業が抱える業務効率の課題を解決した成功事例などを紹介します。
ワークフローシステムによって業務効率を向上
ワークフローシステムは業務効率化に最適
ワークフローシステムによって業務をデジタル化することにより、業務効率化が見込めます。
社内の業務手続きを電子化し、効率化を実現することは多くの企業の課題の一つと言えるでしょう。
工数を削減して業務効率をアップ
ワークフローシステムを導入することで、従来の紙ベースで発生していた手作業や非効率な要素を解消できます。
例えば、入力作業・印刷・回覧・承認待ちなどといった無駄を削減でき、申請や承認プロセスをシステム上で完結できるため、関係者が不在でも業務を進められます。
さらに、スマホ対応のシステムを活用すれば、場所や時間を問わず、隙間時間に作業ができるため、オフィスに縛られることなく効率的に業務を進められます。
その結果、作業時間が短縮され、効率化は大幅に向上するでしょう。
ワークフローシステムで業務時間を削減できた成功事例
とある医療機器のメーカーの例
従来利用していたワークフローシステムはマルチデバイスに非対応で、申請や承認が停滞しやすく、保守コストも高額でした。
これらの課題を解決するため、より柔軟性の高いシステムに移行、それに伴いスマートフォンを活用した申請・承認が可能になり、意思決定の迅速化を実現しました。
さらに経費精算業務にも活用され、143時間/月の工数削減という顕著な成果を上げています。
ワークフロー(決裁･承認フロー)のおすすめ製品
継続利用率は99.55%の使いやすさ！【コラボフロー】
(4.5)
| 月額料金 | 500円〜/人 | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
コラボフローは、ワークフローシステムです。 専門的な知識不要でExcelなどで作成したフォームを活用でき、導入・操作を直感的に行えるので属人化の心配がありません。継続利用率99.55%と使いやすさ・確かな業務改善、どちらも両立したサービスと言えます。シンプルでありながら様々なサービスと連携でき、本格的なワークフローシステムを構築したい方には特におすすめです。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
大規模利用にも対応【kickflow】
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 1ヶ月 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入社数 | 要問い合わせ |
kickflowとは、株式会社kickflowが運営しているワークフローシステムです。PC・スマホ問わず使いやすいモダンなユーザーインターフェースながら、数百〜数千ユーザーといった大規模利用にも対応できる、拡張性を備えた珍しいSaaS型ワークフローシステムです。
なめらかな承認を実現するチャットツール連携
kickflowは、SlackやTeamsといったチャットツール連携によって稟議・承認スピードを向上させることができます。日常メインで使っているツールに通知ができることで、承認率向上や決裁までのリードタイムの短縮に繋がります。
中堅〜大企業ならではの複雑な承認経路や組織図のメンテナンスも楽々対応
kickflowでは、人事異動の事前予約や、組織図のバージョン管理といった機能が搭載されているため、手間のかかる人事異動時の設定変更などの必要が最小化されます。細やかな閲覧権限のコントロールも柔軟にできるため、組織が今後拡大したり、監査の必要が出てきたときにもスムーズに対応することができます。
APIを活用し、外部連携で幅広い業務を効率化
kickflowは、REST APIによるデータ連携を可能としています。、基幹システムや会計システム、人事管理システム、顧客管理（CRM）といった幅広いサービスと連携実績があります。各種転記作業を省力化し、業務の自動化を推進することが可能です。
ワークフローシステムでコストを削減できた成功事例
とある建設業では、クラウド型ワークフローシステムの導入により、年間約800万円相当の業務時間削減に成功しました。
従来、同社の申請業務は紙の帳票、e-mail、SharePoint、Notesの4つに分散しており、業務効率の低下や開発工数の増加を招いていましたが、システム導入後、申請業務が一元化され、現在では750名のユーザーが活用し、年間3,000件以上の申請がスムーズに処理されています。
この取り組みにより、業務効率が大幅に向上し、分散していた手続きの統合や経費削減が実現されました。
クラウド型の柔軟性と効率性が最適に作用した好例と言えるでしょう。
まとめ文
ワークフローシステムの導入は、工数削減やコスト削減、業務効率の大幅な向上をもたらします。
スマートフォン対応のシステムにより、申請や承認プロセスが迅速化され、場所や時間に縛られず業務を進めることが実現します。
効率性と柔軟性を備えたワークフローシステムは、業務改善のカギとなるでしょう。
