中小企業にワークフローシステムがおすすめの理由とは？
稟議の申請・承認業務の効率化
紙やExcelを使用した従来の稟議は、ハンコのための出社や決裁者の不在による遅延、不備による差戻しが課題とされていました。
ワークフローシステムを導入すれば、承認依頼の通知がメールやチャットで届き、テレワークや外出中でもスマホやタブレットから承認できるようになります。
不備がある場合にはアラートが出るため、差戻しの手間も減り、効率的な運用が実現します。
コスト削減と省スペース化
申請・承認・決裁がすべてシステム上で完結するため、ペーパーレス化が進みます。
印刷代や郵送費を削減できるほか、書類保管スペースも不要となり、コスト削減と省スペース化を同時に達成できます。
IT導入補助金の活用
中小企業向けのIT導入補助金を活用することで、ワークフローシステム導入時の費用を大幅に抑えることが可能です。
導入費用のおよそ半分を補助金でカバーでき、コスト負担を軽減しながら業務効率化を図ることができます。
ワークフロー(決裁･承認フロー)のおすすめ製品
継続利用率は99.55%の使いやすさ！【コラボフロー】
(4.5)
| 月額料金 | 500円〜/人 | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
コラボフローは、ワークフローシステムです。 専門的な知識不要でExcelなどで作成したフォームを活用でき、導入・操作を直感的に行えるので属人化の心配がありません。継続利用率99.55%と使いやすさ・確かな業務改善、どちらも両立したサービスと言えます。シンプルでありながら様々なサービスと連携でき、本格的なワークフローシステムを構築したい方には特におすすめです。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
大規模利用にも対応【kickflow】
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 1ヶ月 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入社数 | 要問い合わせ |
kickflowとは、株式会社kickflowが運営しているワークフローシステムです。PC・スマホ問わず使いやすいモダンなユーザーインターフェースながら、数百〜数千ユーザーといった大規模利用にも対応できる、拡張性を備えた珍しいSaaS型ワークフローシステムです。
なめらかな承認を実現するチャットツール連携
kickflowは、SlackやTeamsといったチャットツール連携によって稟議・承認スピードを向上させることができます。日常メインで使っているツールに通知ができることで、承認率向上や決裁までのリードタイムの短縮に繋がります。
中堅〜大企業ならではの複雑な承認経路や組織図のメンテナンスも楽々対応
kickflowでは、人事異動の事前予約や、組織図のバージョン管理といった機能が搭載されているため、手間のかかる人事異動時の設定変更などの必要が最小化されます。細やかな閲覧権限のコントロールも柔軟にできるため、組織が今後拡大したり、監査の必要が出てきたときにもスムーズに対応することができます。
APIを活用し、外部連携で幅広い業務を効率化
kickflowは、REST APIによるデータ連携を可能としています。、基幹システムや会計システム、人事管理システム、顧客管理（CRM）といった幅広いサービスと連携実績があります。各種転記作業を省力化し、業務の自動化を推進することが可能です。
中小企業におすすめのワークフローシステム5選
kickflow
kickflowは、マルチデバイス対応のワークフローシステムです。
中小はもちろん、大企業もカバーできる高い拡張性を持っており、数百～数千ユーザーの利用にも対応可能で、オンプレミスやスクラッチシステムからの移行事例も多く、幅広い課題解決に貢献してくれます。
また、SlackやTeamsなどのチャットツールとの連携により、承認率を向上、決裁までの時間を大幅に短縮することも可能です。
並列承認や条件分岐といった機能を活用すれば、複雑な社内ルールに対応した柔軟なワークフロー設計も実現できます。
ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフローは、株式会社DONUTSが提供する使いやすさに特化したワークフローシステムです。
直感的な画面設計により、初心者でも簡単に操作できる点が魅力で、承認業務の時間を約1/3に短縮した事例も報告されています。
ジョブカンシリーズの経費精算システムや会計ソフトとの連携も可能で、シームレスな操作で業務負担を軽減したい中小企業には特におすすめのシステムです。
X-point Cloud
X-point Cloudは、稟議書だけでなく経費精算書や各種報告書など、幅広い申請書類を電子化できる汎用性の高いクラウド型ワークフローシステムです。
書類をクラウド上で一元管理することで、管理が容易になり、詳細な検索も可能です。
また、既存の紙やExcel、Wordのフォーマットをそのまま電子化できるため、従来の紙書類と同様の操作性を体感でき、システムに不慣れなユーザーが多い中小企業でも、スムーズな導入と早期定着を実現できるのが特徴です。
Gluegent Flow
Gluegent Flowは、外部システムとの連携に優れたワークフローシステムです。
Google Workspaceと連携すれば、稟議書データをGoogleスプレッドシートへ自動出力できるようになり、台帳作成の工数を削減することができます。
さらに、申請書類の添付ファイルをGoogle Driveに自動保存したり、Gmailでの自動送信を行なったりする機能も搭載されており、業務効率を大きく向上することができます。
バクラク申請
バクラク申請は、Slackと連携して申請・承認が簡単に行えるワークフローシステムです。
申請されるとSlackに通知が届き、承認者はSlack上でそのまま手続きを完了することができます。
バクラクビジネスカードと連携させることで、カード決済情報がSlackに届き、領収書の写真を送るだけで経費申請が完了する仕組みも構築されており、経理業務も含めて効率化したい中小企業には特におすすめです。
