ワークフローシステムを比較するポイントは?
今回の記事では、おすすめのワークフローシステムをランキング形式でご紹介いたします。
まず、自社の業務に最適なワークフローシステムを導入する際に、気をつけるべきことは以下の通りです。
企業の規模に最適であること
ワークフローは企業の規模によって異なります。
承認フローを例にあげると、規模が大きい企業の場合、複雑化する傾向にあるので、多くの承認ルートとアクションが用意されているものを選ぶのがベストです。
申請書の形式に適応できること
現状で、Word・Excelで作成した申請書を利用している場合、そのままその形式を取り込めるようなワークフローシステムを導入すると良いでしょう。
フォーマットを変更せずに利用できれば、改めてワークフローシステムの研修を行う手間を省くことができます。
一方で、色々な申請書の形式を取り入れたい、と考えている企業では、多くのテンプレートが用意されているワークフローシステムを使うと便利です。
業務内容を広範囲でカバーできること
一つのワークフローシステムで、業務内容のどこからどこまでをカバーできるかをしっかりと確認しておくことが重要です。
経費精算システム・勤怠管理システ・CRMツールなどのような業務システムにも、ワークフローシステムが搭載されているケースも少なくないため、業務内容によってはそれらを検討してみるのも良いでしょう。
おすすめの類似ワークフローシステム
類似サービス: コラボフロー
(4.5)
月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
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初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス: MA-EYESnc
(4.5)
月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス: Shachihata Cloud
(4.5)
月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
その他のおすすめのワークフローシステム
おすすめなワークフローランキング
1.monday.com
monday.comは、イスラエル発のクラウド型のワークフローシステムです。
世界190カ国、150,000社以上に利用されている人気のあるサービスで、タスクの可視化を実現し、プロジェクト管理の効率化に最適です。
直感的な作業ができるインターフェースなので、ワークフローシステムの導入が初めての企業にもおすすめです。
2.HUEワークフロー
HUEワークフローとは、直感的に利用できることが売りのワークフローシステムです。
申請フォームがスプレッドシート形式なので、これまでの書式を引き継いで使いたい場合におすすめです。
ワークフローの設定が簡単であるため、導入に際して不安がなく、1ユーザー単位で購入可能なシステムなので、小さい企業にも適しています。
3.rakumo ワークフロー
akumo ワークフローは、申請業務における起案から決済までをスムーズに自動化でき、ペーパーレス化を行う際に適しています。
rakumoシリーズでは、業務効率化できるツールがさまざまリリースされているため、それらと併せて利用すれば、より幅広く業務の効率化を実現できます。
まとめ
以上、おすすめなワークフローシステムをランキング形式でご紹介いたしました。
今後ワークフローシステムの利用を検討している企業の方はぜひ、参考になさってみてください。