セミナーや商談会などのイベント管理にはエクセルが便利です。
表を作成することで、タスクや進捗の管理ができます。
この記事では、イベント管理をエクセルで行う方法を紹介しましょう。
イベント管理をエクセルで行うメリットや、注意点とあわせてまとめました。
おすすめの類似イベント・セミナー管理ツール
イベント開催に関する機能がオールインワン： eventos
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| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | ライブ配信 | 可能 |
ウェビナーやオンライン商談・展示会などを簡単に開催することができるイベントプラットフォーム。多くの機能を１ツールで一元管理。自社専用のイベントプラットフォームが持て、カスタマイズも自由にできます。
デザイン性の高いイベントサイトの構築ができる
eventosは、カスタマイズ性の高さで自社の特色を反映したイベントサイトをデザインすることが可能です。 ウェビナーやカンファレンス、アンケートなど、企業のニーズを実現するための機能を自由に選択して公開できるため、ブランディングに強いサービスと言えるでしょう。
簡単な操作性
イベントサイトの構築には、専用の知識が必要で、操作も難しいイメージがあります。 しかし、eventosは使いたい機能をドラッグ&ドロップするだけで、イベントの構築から公開までが可能なため、PCの操作が苦手という方でも無理なく運用することができます。 Google AnalyticsやGoogle Tag Managerのタグを挿入すれば、アクセス分析も可能です。
リード獲得に特化している
eventosでは、BIツールやMAツールと連携することで、イベントへの参加申し込み情報やアンケートの回答内容、ウェビナーの視聴時間までを分析してCSVに出力することが可能です。 1つのツールで複数の機能を一元管理できるため、管理の煩雑化も起きにくく、いつでもリアルタイムなリード分析で、ホットリードの獲得が実現できます。
類似サービス： ネクプロ
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| 利用料金 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低導入期間 | 最短1営業日から |
ネクプロとは、株式会社ネクプロが運営しているウェビナー／動画配信ツールです。 ライブ・録画・オンデマンドといった多彩な配信方式でのウェビナー／動画配信の実施が可能で、単に配信を行うだけでなく、顧客管理や集客、アンケート、分析改善といったマーケティング機能も搭載されています。
ウェビナーの再利用で顧客エンゲージメントを最大化
ネクプロでは、全てのコンテンツを全ての顧客に公開するのではなく、顧客ごとにパーソナライズ化されたコンテンツ配信を実施することで、エンゲージメントの最大化を実現しています。 録画したウェビナーを視聴したいという顧客からのニーズは高いため、録画したウェビナー動画を活用することで、集客効果の向上が期待できるでしょう。
視聴ログの分析・レポートが可能
ネクプロでは、視聴ログを把握することができるため、ウェビナー参加履歴に応じたお礼メールの送信や、未参加者への開催情報送信など、効果的な情報発信が可能となります。 また、視聴時間を把握して、興味関心度合いを可視化、必要な顧客に対して営業がフォローする、といったフローの構築も可能です。
疑似ライブ（録画配信）でウェビナーを効率化
ネクプロは、疑似ライブ（録画配信）を活用したウェビナーが可能な点も特徴的です。録画をベースとしている疑似ライブは何度でも再利用できるため、ウェビナーの開催数を増やせる点もメリットです。 また、チャットはリアルタイムに受け付けて、登壇者とは別の担当者が質問に回答することで、スムーズなウェビナー進行が実現できます。
類似サービス： Eventory
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| 利用料金 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低導入期間 | 即日〜 |
Eventoryとは、株式会社Collective Pathが運営しているイベントツールです。 世界750社から導入されている実績があり、オンラインイベントの運営に必要な機能がオールインワンされています。もちろん、オフライン（リアル）イベント、両方を同時に行うハイブリッドイベントにも最適な機能を実装しています。
あらゆるイベントに対応
Eventoryは、BtoB・BtoCどちらのイベントにも対応できるイベントツールです。 また、大規模展示会から少人数のウェビナーまで、イベントの規模に関わらず対応できます。
イベントに必要な機能をオールインワン
Eventoryには、イベント運営に必要な機能がオールインワンされています。 「イベントページ作成」「CRM機能」「協賛企業展示ブース」「有料・無料チケット発券」「参加者同士のオンライン商談」といった豊富な機能が搭載されており、全ての機能を追加費用なしで利用することができます。
営業リードが獲得できる
Eventoryは、イベントの開催だけではなく、リードジェネレーション、リードナーチャリングに活用できる機能も搭載しています。 イベント当日の管理はもちろんのこと、イベントに参加してくれた人の行動をデータとして可視化、分析することができるため、その後のアプローチに活用することができます。
イベント管理をエクセルで行うメリット
イベント管理の進捗管理をエクセルで行う、3つのメリットを解説しましょう。
表でわかりやすく管理できる
エクセルでガントチャートなどの表を作成すれば、イベント管理の進捗を見える化できます。
担当者やステータスで色分けするなど、工夫次第で使いやすい表になるでしょう。
「イベントプランナー」や「プロジェクトタイムライン」といった、Microsoftが提供するテンプレートを活用すれば、表を一から作成する必要もありません。
関数の追加やフォーマットの変更をすることで、テンプレートを使いやすくカスタマイズできます。
メンバーに簡単に共有できる
共有フォルダを作成して、エクセルのファイルを入れれば共有が可能です。
複数のメンバーで情報を共有すれば、スムーズにイベント管理ができるでしょう。
また、クラウドを活用すると、さまざまな端末でエクセルファイルを共有できます。
スマホで簡単に、イベント管理の進捗などがチェックできるのがメリットです。
専用のシステム不要で管理できる
イベント管理システムの導入には費用がかかります。
エクセルは広く普及しており、PCにインストールされていれば無料で使用することが可能です。
月額利用料が不要なので、コストを抑えてイベント管理ができます。
ただし、エクセルの使用には知識が必要なので、使用できるメンバーがいない場合は注意が必要です。
おすすめのイベント管理システム
イベント管理をエクセルで行う方法
エクセルでイベント管理の進捗管理を行える、ガントチャートの作成方法をまとめました。
必要な項目を洗い出す
ガントチャートでは、縦軸にタスク、横軸に日付などの項目を入力します。
イベント管理に必要なタスクを洗い出してください。
ガントチャートを作成する
洗い出したタスクを縦軸に入力しましょう。
横軸の項目には日付・曜日を入力して、必要に応じて「開始日」「終了日」「ステータス」「担当者」などを追加します。
見出しごとに色分けするとわかりやすいです。
Microsoftが提供する、ガントチャートのテンプレートを活用してもよいでしょう。
必要な関数や書式を予め入れておく
定型の計算を行う関数や、入力したデータを任意に表示できる書式を入力してください。
関数や書式の使用には専門的な知識が必要です。
エクセルでイベント管理を行う際の注意点
エクセルでイベント管理をする場合の、注意点をまとめました。
メンバーに入力方法や編集方法を共有しておく
イベント管理を共有する場合、メンバーが間違えた変更を加える可能性があります。
正しい入力方法や編集方法を、メンバーで共有することが大事です。
間違った編集をしたときの対応なども、あわせて決めておくとよいでしょう。
セキュリティ対策をしておく
エクセルでは、アクセスログを残したりアクセスした人を識別したりといったことができません。
さらにファイルはコピーして持ち出せるため、セキュリティ対策がしにくいといったデメリットがあります。
パスワードを設定する、コピー禁止などのルールを決めるなどの、セキュリティ対策が必要です。
エクセルならイベント管理が簡単
エクセルなら、コストをかけずに表でわかりやすくイベント管理の進捗管理ができます。
イベント管理用のガントチャートを作成する方法を紹介したので、ぜひ試してみてください。
入力方法や編集方法を共有する、セキュリティ対策をするなど、エクセルでイベント管理をする際の注意点も、あわせて確認しておくと安心です。
