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電子帳簿保存法が2024年1月から施行されます。
それまでに、今まで紙で保管していた契約書などの文書をデータ化し保管しなければなりません。
しかし、紙の文書をスキャンしたりスキャンした文書をデータ化したりする作業は、慣れていても膨大な時間を費やします。
そこでおすすめしたいのが、契約書管理サービスクラウド版です。
契約書管理サービスクラウド版は契約書をはじめとした文書管理サービスで、紙の文書も代わりにスキャンしてくれます。
この記事では、契約書管理サービスクラウド版の特徴や料金、評判や口コミについて調べました。
文書管理サービスの導入を検討している方は、ぜひ最後までご覧ください。
契約書管理サービスクラウド版とは？
契約書管理サービスクラウド版は、(株)リコーが提供する、契約書をはじめとした文書管理サービスです。
さまざまな文書管理サービスの中でも、契約書管理サービスクラウド版は紙の契約書をスキャンしてくれるなど、サービスが充実しています。
電子帳簿保存法により、2024年1月以降文書は電子データでの保管が義務づけられます。
契約書管理サービスクラウド版なら、今までの書類のスキャンなども代行してくれるため、電子データ化の手間が大幅に削減可能です。
おすすめの類似契約管理ツール
類似サービス： LegalForce
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LegalForceは、株式会社LegalForceが提供する、AI契約審査プラットフォームです。 「契約審査の効率化と品質向上」を実現するサービスとして、AIによる最先端の技術で契約にまつわる業務を支援してくれます。
リスクの洗い出しを支援してくれる
レビューしたい契約書をアップロードすれば、AIが契約書に潜むリスクの洗い出しを支援をしてくれるため、リスクの見落とし・必要条項の抜け漏れ防止をサポートしてくれます。
ほしい「条文」がすぐに見つかる
LegalForceは、過去にアップロードした契約書から、キーワードや当事者名などで参考にしたい「あのときのあの条文」を探すことができます。
Wordとの連携で、スムーズな修正作業ができる
LegalForceは、Wordと連携しており、普段の作業環境を変えず、スムーズに修正作業を行うことができます。 全ての機能が使える「ブラウザ版」と、修正に便利な機能を使える「Wordアドイン版」の2種類が用意されており、普段の修正スタイルにあわせてどちらも使うことができます。
類似サービス： OPTiM Contract
(4.5)
| 月額費用 | 0円〜 | 無料お試し | あり |
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| 初期費用 | 0円〜 | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
OPTiM Contractとは、株式会社オプティムが提供している契約書管理システムです。 初期費用が掛からず低額から利用でき、電子帳簿保存法に対応した形式での電子契約を保管することができます。
作業時間・コストを大幅に削減
OPTiM Contractはその高い導入効果が魅力的です。 契約書管理を効率化する豊富な機能で、紙やExcelで契約書を管理していた際に比べて、作業時間を90%削減、年間でおよそ350時間の削減効果が期待できます。
契約書管理にかかる手間を効率化
OPTiM Contractは、AIによる管理台帳の自動作成ができるため、これまで手作業で行なっていた台帳記入業務を大きく効率化することが可能となります。 契約書をアップロードするだけで、契約書名や取引先企業名、取引金額などをAIが抽出して自動で管理台帳を作成してくれるため、複雑な操作は必要ありません。
OCRによるテキスト化が可能
OPTiM ContractにはOCRが搭載されており、スキャンした契約書のテキストデータ化が可能です。 OCRは、手動でデータ化する手間を効率化することができる反面、文字の読み取り精度や対応している形式に制限があり、契約書によってはテキストデータ化が難しい場合があります。
類似サービス： Hubble
(4.5)
| 月額費用 | 60,000円〜 | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
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Hubbleとは、迅速でミスのない業務を実現することができる契約書管理クラウドサービスです。 社内の全ての契約書を一元管理して、進捗の確認や契約書の内容レビュー、バージョン管理、部門をまたいだやり取りといった作業の全てをHubble上で行うことができます。
契約書管理はドキュメントをアップロードするだけ
Hubbleで契約書管理を開始するために必要な作業は、Wordの契約書ドキュメントをアップロードすることだけであり、非常に簡単です。 アップロード作業を行うだけで、ドキュメントリストと呼ばれる台帳が自動で作成され、契約書の進捗状況といったステータスや、契約種別などの様々な情報をもとに、全ての契約書を把握・検索できるようになります。
契約書関連のコミュニケーションを可視化
Hubbleでは、契約書の受付を普段お使いのメールやSlack、Teamsといった各種ビジネスチャットで行うことができます。 Hubble上で、契約書に依頼者やレビュー者のコメントを付与することができるので、契約書の受付時点から現在までの状況が可視化され、後から誰が見ても交渉経緯をはじめとした契約書レビュー時の状況が分かるような契約書管理を実現します。
契約書の差分を把握
Hubbleでは、管理している契約書をHubble上で編集するだけで、自動的に変更された内容が差分として検知されます。 Wordの変更履歴がオフのまま編集されても差分を検知できるので、いわゆるサイレント修正があっても簡単に見つけることができます。
契約書管理サービスクラウド版の特徴
契約書管理サービスクラウド版の特徴について紹介します。
契約書管理サービスはさまざまなものがありますが、契約書管理サービスクラウド版ならではの特徴もあるので、ぜひ参考にしてください。
5つのデータベースを使い分けて文書管理
契約書管理サービスクラウド版は、標準で5個までデータベースを使い分け可能です。
そのため、データベースごとに契約書・議事録・伝票および帳簿類など文書を項目ごとに分けて保管できます。
面倒なメンテナンスも標準サポート
契約書管理サービスクラウド版の利用料金には、IDの追加や変更、フォルダ管理、権限設定などの面倒なメンテナンス作業のサポートが標準で含まれています。
メンテナンスのサポートがあるため、契約書管理サービスクラウド版を導入すると契約書などの文書管理や運用がスムーズに行えるのです。
紙の書類のスキャンなども一任できる
契約書管理サービスクラウド版を利用すると、運用会社のリコージャパンが紙の書類のスキャンや管理、期間の過ぎた文書の廃棄もしてくれます。
スキャンしたデータは、クラウドシステムの「My Quick」に保管され、セキュリティ面においても安心です。
契約書などの文書管理を契約書管理サービスクラウド版に任せることで、ユーザーは自社の経営に集中できます。
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契約書管理サービスクラウド版の料金
契約書管理サービスクラウド版の料金について調べましたが、公式サイトに記載がありませんでした。
料金の詳細を知りたい方は、お問い合わせフォームより問い合わせてみてください。
契約書管理サービスクラウド版の評判･口コミ
契約書管理サービスクラウド版の評判・口コミを調べましたが、2022年11月現在見当たりませんでした。
紙の文書が多い方におすすめ
契約書管理サービスクラウド版は紙の書類のスキャン代行もあるので、紙の文書が多くて文書のデータ化に時間がかかりそうな方におすすめです。
データベースも5つまで利用できるので、項目ごとに別々のデータベースで文書の保管ができます。
文書管理サービスの導入を検討している方は、ぜひ、契約書管理サービスクラウド版の公式サイトをご覧ください。
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