契約業務の効率化やペーパーレスによるコスト削減を目的として、契約書の管理サービスを導入するケースが増えています。
しかし、様々なベンダーから契約書の管理サービスが登場していることもあり、どのようなサービスが自社にマッチするのかわからないという方も多いのではないでしょうか。
Contract Oneは、紙と電子の契約書を正確にデータベース化し、全社で活用することでビジネスを強くする契約DXサービスです。アナログな業務をデジタル化し、多様な働き方を実現できます。
本記事では、Contract Oneの特徴や料金、おすすめのポイントなどを紹介しますのでサービス選定の参考にしてください
Contract Oneとは
Contract Oneとは、Sansan株式会社が提供している契約DXサービスです。
Sansanのテクノロジーとオペレーションを用いて全ての契約書を正確にデータ化し、契約データベースを構築します。
契約内容の横断的な検索や契約期限の管理、契約書の関連付けが可能になることで契約情報をタイムリーに参照でき、類似の契約を確認して契約内容を最適化したり、スピーディーな契約締結を実現します。
また、紙の契約書の締結に必要な印刷・製本、発送、受け取りなどの作業は、すべてContract Oneが代行します。
契約締結から管理・活用までContract One上で行うことで、契約書の紛失や破損を回避できるだけでなく、契約業務の効率化、契約情報の活用を実現できるとして、業種や企業規模を問わず様々な企業から導入されている実績があります。
既に電子契約サービスを導入している場合も、混在する紙の契約書と電子契約書を一元管理できることから、おすすめのサービスとなっています。
Contract Oneのおすすめポイント
全ての契約書をデータ化し、契約データベースを構築
Contract Oneは、クラウド上に契約データベースを構築して、あらゆる契約書を一元管理することが可能です。
Sansanが培ってきたAIと人力を組み合わせた独自のテクノロジーにより、これから取り交わす契約書と過去に交わした契約書の両方を正確にデータ化し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式で電子保存します。
拠点や部門を問わず契約情報を共有できるようになり、社内のあらゆる取引を可視化します。
横断的な契約情報の管理により、リスクマネジメント体制を強化
契約書を横断的に管理できることにより、リスクマネジメント体制を強化します。
契約期間満了が近づくと通知が送られるため、再契約忘れを防止することができ、また世の中の変化を踏まえて契約内容を見直す機会をつくります。
今後は、営業DXサービス「Sansan」との連携により、契約締結前に必要なリスクチェックも行えるようになります。
全社で契約情報を活用できる環境を構築、組織全体の生産性を向上
法務部門の負担を軽くするだけでなく、全社の業務効率を向上させます。
全社員が契約書の検索を行えるようにすることで、さまざまな部門が契約情報を活用できるようになります。
また、紙の契約書に触れることなく、印刷・製本や押印といったアナログな作業をオンラインで完結できます。
Contract Oneの主要な機能
Contract Oneに搭載されている主な機能を紹介します。
- 印刷・製本代行
- 押印・印紙の貼付を代行
- 契約書の送付と受領
- ステータス管理
- 外部サービス連携
- スキャン代行
- 契約書のデータ化
- 契約内容の検索
- 契約期限の管理
- 契約書の関連付け
- 契約書原本の保管
機能の詳細については、資料をダウンロードの上、ご確認ください。
Contract Oneの料金·価格
Contract Oneは、初期費用と月額料金が発生する料金構成となっています。
詳細な料金については、導入企業の状況をヒアリングした上で最適な見積もりを提案してもらうことができるため、まずはSansanへお問い合わせください。
よくある質問
どのような企業に向けたサービスですか？
大規模から中小規模の企業まで、企業規模を問わず利用できるサービスです。電子契約を締結する電子契約サービスを利用している場合は、サービスを連携させることができます。
申し込みから利用開始まで、どのくらいかかりますか？
最短1営業日で利用を開始できます。また、専任のコンサルタントが導入支援を行います。
どのような契約書類を管理できますか？
基本契約書から秘密保持契約書、覚書など、さまざまな種類の契約書をデータ化して一元管理することができます。そのほか、付属書類や注文書などについても対応しています。詳しくはお問い合わせください。
過去に取り交わした契約書もデータ化できますか？
はい、データ化できます。保管されている紙の契約書は、サービスの導入時に原本を預かり、スキャンを代行します。電子契約書については、お客様が保管されているデータをContract Oneにアップロードすることで、データ化が行われます。なお、データ化された契約書は、電子帳簿保存法で定められた要件を満たした形式で電子保存されます。
他のサービスと連携できますか？
Contract Oneは、電子契約を締結する電子契約サービスと連携できるほか、今後は営業DXサービス「Sansan」との連携も予定しています。
電子帳簿保存法には対応していますか？
はい、対応しています。電子帳簿保存法で定められた要件を満たすためには、「真実性」と「可視性」を確保することが必要となります。Contract Oneは、契約書類の内容を「訂正削除できないシステム」であり、取引年月日・取引金額・取引先を正確にデータ化するため、「真実性」と「可視性」を確保する点で要件を満たしています。その他の電子帳簿保存法で定められた要件についても同様に満たしており、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）に電帳法の法的要件を満たしたソフトウエアとして認証されています。詳しくはお問い合わせください。
セキュリティーについて教えてください。
Sansan株式会社が提供する営業DXサービス「Sansan」と同等の高度なセキュリティー対策（暗号化やPMSの構築など）を行っています。
Contract Oneの詳細について
Contract Oneについて、おすすめのポイントや機能などを紹介させていただきました。
紙や電子の契約書が混在していることで、契約書管理が煩雑化し、アナログ作業にも対応しなければいけない状況が担当者の負担を大きなものとしています。
Contract Oneは、アナログだった契約業務のDXを通じて、さまざまな経営課題を解決し、ビジネスを強くします。
Contract Oneのサービス詳細については、ぜひ資料ダウンロードをお願いします。
