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ペーパーレス化の時代になり、契約書などの締結もクラウド上で完結するようになりました。
そこで、電子契約締結の基本的な機能だけでなく契約書の作成から更新までを管理するシステムが注目されています。
この記事では、契約書管理システム「ContractS CLM (コントラクツ CLM)」をご紹介します。
ContractS CLM (コントラクツ CLM)とは？
「ContractS CLM (コントラクツ CLM)」は、電子契約締結の基本的な機能プラス、契約書の作成から、相談、承認、締結、さらには更新管理をワンプラットフォームで行える機能を備えるシステムです。
この豊富な機能を活用することで、契約書の作成から契約管理までの作業を効率的に管理できるようになります。
結果、今までの業務が軽減し、契約業務が円滑に進むようになるでしょう。
また、電子契約だけでなく、紙での契約にも対応しているのですべての媒体の契約をクラウド上で管理、保管することができます。
電子契約だけに一本化することが難しく、紙媒体の契約書との両方を管理したい企業にとくにおすすめのシステムです。
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LegalForceは、株式会社LegalForceが提供する、AI契約審査プラットフォームです。 「契約審査の効率化と品質向上」を実現するサービスとして、AIによる最先端の技術で契約にまつわる業務を支援してくれます。
リスクの洗い出しを支援してくれる
レビューしたい契約書をアップロードすれば、AIが契約書に潜むリスクの洗い出しを支援をしてくれるため、リスクの見落とし・必要条項の抜け漏れ防止をサポートしてくれます。
ほしい「条文」がすぐに見つかる
LegalForceは、過去にアップロードした契約書から、キーワードや当事者名などで参考にしたい「あのときのあの条文」を探すことができます。
Wordとの連携で、スムーズな修正作業ができる
LegalForceは、Wordと連携しており、普段の作業環境を変えず、スムーズに修正作業を行うことができます。 全ての機能が使える「ブラウザ版」と、修正に便利な機能を使える「Wordアドイン版」の2種類が用意されており、普段の修正スタイルにあわせてどちらも使うことができます。
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OPTiM Contractとは、株式会社オプティムが提供している契約書管理システムです。 初期費用が掛からず低額から利用でき、電子帳簿保存法に対応した形式での電子契約を保管することができます。
作業時間・コストを大幅に削減
OPTiM Contractはその高い導入効果が魅力的です。 契約書管理を効率化する豊富な機能で、紙やExcelで契約書を管理していた際に比べて、作業時間を90%削減、年間でおよそ350時間の削減効果が期待できます。
契約書管理にかかる手間を効率化
OPTiM Contractは、AIによる管理台帳の自動作成ができるため、これまで手作業で行なっていた台帳記入業務を大きく効率化することが可能となります。 契約書をアップロードするだけで、契約書名や取引先企業名、取引金額などをAIが抽出して自動で管理台帳を作成してくれるため、複雑な操作は必要ありません。
OCRによるテキスト化が可能
OPTiM ContractにはOCRが搭載されており、スキャンした契約書のテキストデータ化が可能です。 OCRは、手動でデータ化する手間を効率化することができる反面、文字の読み取り精度や対応している形式に制限があり、契約書によってはテキストデータ化が難しい場合があります。
類似サービス： Hubble
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| 月額費用 | 60,000円〜 | 無料お試し | あり |
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Hubbleとは、迅速でミスのない業務を実現することができる契約書管理クラウドサービスです。 社内の全ての契約書を一元管理して、進捗の確認や契約書の内容レビュー、バージョン管理、部門をまたいだやり取りといった作業の全てをHubble上で行うことができます。
契約書管理はドキュメントをアップロードするだけ
Hubbleで契約書管理を開始するために必要な作業は、Wordの契約書ドキュメントをアップロードすることだけであり、非常に簡単です。 アップロード作業を行うだけで、ドキュメントリストと呼ばれる台帳が自動で作成され、契約書の進捗状況といったステータスや、契約種別などの様々な情報をもとに、全ての契約書を把握・検索できるようになります。
契約書関連のコミュニケーションを可視化
Hubbleでは、契約書の受付を普段お使いのメールやSlack、Teamsといった各種ビジネスチャットで行うことができます。 Hubble上で、契約書に依頼者やレビュー者のコメントを付与することができるので、契約書の受付時点から現在までの状況が可視化され、後から誰が見ても交渉経緯をはじめとした契約書レビュー時の状況が分かるような契約書管理を実現します。
契約書の差分を把握
Hubbleでは、管理している契約書をHubble上で編集するだけで、自動的に変更された内容が差分として検知されます。 Wordの変更履歴がオフのまま編集されても差分を検知できるので、いわゆるサイレント修正があっても簡単に見つけることができます。
ContractS CLM (コントラクツ CLM)の機能
関連契約書・添付ファイル
原契約・変更契約など、契約書同士の紐付や、契約に関わる添付ファイル・提案資料などを契約情報に紐付けて管理できるようになります。
契約審査
法務への審査依頼タスクの作成も簡単に行えます。
事前に設定した入力フォームを表示、入力によって、情報不足による工数を削減します。
コメント・メール通知
契約書に関するやりとりをコメント形式で残したり、 自分が関係する契約書をフォローしたりすることにより、契約書に関するアクティビティ通知を受信できます。
編集ルーム
URLを利用して契約書ファイルを外部共有することができます。
社外とのやりとりを契約書に紐づけて管理することも可能です。
AI OCR
GPTによる項目の自動読取り機能も搭載されています（オプション）。
アップロードした契約書によって、内容を読み取って契約項目に反映させることができます。
ContractS CLM (コントラクツ CLM)の特徴
ContractS CLM (コントラクツ CLM)の特徴を4つご紹介します。
その企業にあった最適なプロセスを構築して業務効率を向上させます。
契約書のワークフローは、その企業に合わて設定が可能です。
契約詳細や、関連する書類や過去のやり取り、担当者などの情報やステータスを見える化することで、契約業務を効率的に運ぶことができます。
過去の契約書をすぐに見つけることができます。
契約書はPDFでクラウドに保存する社内にルールにしておいても、保存方法に問題がある場合、すぐに確認できないことも少なくありません。
そういった悩みもContractS CLMを使えば、簡単に解決することができます。
リードタイムを短縮することで無駄を無くします。
契約業務の工程で無駄なものは削減し、締結までの時間を短縮します。
作成から内部のレビュー、承認、締結までを一元管理し契約までの一番の近道を実現します。
契約に関わる情報を蓄積します。
契約に関わった情報は全て集約します。
必要なときに必要な情報を確認でき、ビジネス機会を逃しません。
コンプライアンスリスクを回避します。
すべての契約書を一元管理しながら、アクセス権限を設計します。
こうすることで、秘匿情報も適切に管理ができます。
おすすめの契約管理システム
ContractS CLM (コントラクツ CLM)の料金
ContractS CLM (コントラクツ CLM)の利用料金は、利用人数や利用シーンに合わせて個別の見積もりとなります。
基本の料金体系は、「初期費用」＋「月額基本料金」
「月額基本料金」は使用量に応じて変動します。
ContractS CLM (コントラクツ CLM)の評判･口コミ
実際に、ContractS CLM (コントラクツ CLM)を利用している企業の声をご紹介します。
・紙の契約書も集約できるので、過去の契約書の検索もできて便利。
・リモートワークでも、契約業務を遂行できるのが便利でした。
ContractS CLMの導入社数は？
具体的な導入企業数は公開されていませんが、導入企業一覧を見ると80社以上の企業に導入されており、大企業からベンチャー企業まで広く活用しているようです。主に契約ライフサイクル管理が必要となるような企業への導入が多数となっています。
導入事例１：パーソルホールディングス株式会社
パーソルホールディングス株式会社では、ナレッジ蓄積がメールベースになっていることや、契約依頼等がチャットや、メールなど様々なツールで行われることから、業務が煩雑化していることが問題となっていました。ContractS CLMを導入したことで契約の一元管理が可能になり、契約審査業務をより効率化させることに成功しました。また、ContractS CLM上ではやりとりが自動で保存されるようになるため、ナレッジ蓄積が容易になったとのことです。
導入事例２：三菱地所株式会社
三菱地所株式会社では、多く契約書が紙で管理されていた点や、契約書の回覧や製本などの作業負荷が契約業務フローの随所に発生している点が課題となっていました。ntractS CLMを導入したことにより、リモートワーク時も滞ることなく、絶えず発生する契約業務の遂行を実現することが出kました。また、契約締結にかかる時間が最短1日まで短縮することもできたとのことです。
ContractS CLMの使い方
ContractS CLMは、契約ライフサイクル管理を可能にするツールとして、契約書作成・レビュー・承認・締結・更新・管理といった、契約にまつわる業務を集約し、契約業務の最適化を図ることができます。基本的な使い方について見ていきましょう。
ContractS CLMの基本的な機能
ContractS CLMの基本的機能は、
１：契約書の作成・交渉・レビュー
２：承認・締結
３：更新・変更・管理
４：法務相談
となります。
このように、契約書の作成から締結、管理に関わる全般の機能が搭載されており、CLMに関わることはほとんどContractS CLMで賄うことが出来ます。
独特な機能とその活用法
上記の基本的な機能にプラスして非機能要件もそろっています。
例えばWeb APIを呼び出すことができ、外部システムとデータ連携することができたり、IPアドレス制限でクライアント環境毎に、アプリケーションにアクセス可能なグローバルIPアドレスを指定し、許可されていないIPアドレスからの接続を制限する事が可能です。
ContractS CLMは電帳法に対応している？
ContractS CLMは電帳法に対応しています。詳しい状況について以下で解説していきます。
ContractS CLMの電子帳簿保存法対応状況
ContractS CLMは、注文書や発注書を電子化する方法を提供しているので、電子帳簿保存法の要件に沿って活用することが出来ます。また、2022年に施行された改正電子帳簿保存法により、電子取引によって発行された納品書は紙での保管ができなくなりましたが、ContractS CLMはこの改正にも対応しています。
効果と評価
ContractS CLMの電子帳簿保存法に対応しているため、ユーザーは法令遵守を確実に行うことができます。この機能は、法改正に対応しつつ、業務の効率化を図る企業にとって大きなメリットとなるので、多くの企業から高い評価を得ていると言えるでしょう。
類似サービスとの比較
| 月額費用 | 初期費用 | 無料お試し | 特徴 | |
| ContractS CLM | 要問い合わせ | 要問い合わせ | 要問い合わせ | ・リードタイムを短縮できる |
| LegalForceキャビネ | 要問い合わせ | 要問い合わせ | 要問い合わせ | ・契約書の基本情報を自動で抽出･登録可能 |
| OPTiM Contract | 無料 | 9,980円〜 | あり | ・OCRでテキスト化 |
| hubble | 60,000円 | 要問い合わせ | あり | ・契約書関連のコミュニケーションを可視化 |
ContractS CLMのセキュリティ体制は？
SCIMユーザプロビジョニング
AzureAD等のIdPで組織のユーザ情報を、一元管理してSCIM連携させることが可能であることから、ユーザを適切にコントロールすることができます。
アクティビティログ
ログイン・ログアウト・ドキュメントの作成・更新・移動・削除など、ユーザーの各種操作のアクティビティを検索することが可能です。
定期的なデータバックアップ・ディザスターリカバリに対応
定期的なシステムデータバックアップが実施され、大規模災害などにも備え、遠隔地複数データセンタ間の冗長化構成がとられているのも大きな強みです。
まとめ
契約書管理システム「ContractS CLM (コントラクツ CLM)」についてご紹介しました。
業務の効率化、を考えるときにはやはり専用の新しいシステムを導入することが一番の近道かもしれません。
契約書の業務に問題を感じる企業の方はぜひ検討してみてください。
