企業間の取引においては、取引の開始時や更新時など、幅広いシーンで契約業務が発生します。
この、企業間で交わされた契約内容を管理する業務について、どのような業務があるのか、その重要性について把握していないという方も多いのではないでしょうか。
本記事では、契約管理業務について、内容やポイントを解説しますので参考にしてください。
契約管理業務とは?
契約管理業務とは、企業間取引における契約内容や、契約に関する書類などの管理を行うことを指します。
契約管理業務は、契約締結時に定めた契約期限や更新のタイミング、取引事項などを管理し、更新漏れを防いだり、契約内容を正しく遂行するために必要な業務です。
企業の情報漏洩や、セキュリティリスクが問題視されるようになった昨今、契約管理を適正に行うことは、企業としての社会的信用に関わるため、非常に重要な業務といえます。
契約管理業務は、代表的な手法として、紙媒体による管理や、Excel・スプレッドシートなどのソフトを用いた管理が行われています。
しかし、これらの管理方法は、内部・外部からの情報流出のリスクや管理効率の問題があることから、昨今では契約管理に特化した業務効率化ツールも登場しており、導入する企業も増えている状況です。
おすすめの類似契約管理ツール
類似サービス： LegalForce
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LegalForceは、株式会社LegalForceが提供する、AI契約審査プラットフォームです。 「契約審査の効率化と品質向上」を実現するサービスとして、AIによる最先端の技術で契約にまつわる業務を支援してくれます。
リスクの洗い出しを支援してくれる
レビューしたい契約書をアップロードすれば、AIが契約書に潜むリスクの洗い出しを支援をしてくれるため、リスクの見落とし・必要条項の抜け漏れ防止をサポートしてくれます。
ほしい「条文」がすぐに見つかる
LegalForceは、過去にアップロードした契約書から、キーワードや当事者名などで参考にしたい「あのときのあの条文」を探すことができます。
Wordとの連携で、スムーズな修正作業ができる
LegalForceは、Wordと連携しており、普段の作業環境を変えず、スムーズに修正作業を行うことができます。 全ての機能が使える「ブラウザ版」と、修正に便利な機能を使える「Wordアドイン版」の2種類が用意されており、普段の修正スタイルにあわせてどちらも使うことができます。
類似サービス： OPTiM Contract
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OPTiM Contractとは、株式会社オプティムが提供している契約書管理システムです。 初期費用が掛からず低額から利用でき、電子帳簿保存法に対応した形式での電子契約を保管することができます。
作業時間・コストを大幅に削減
OPTiM Contractはその高い導入効果が魅力的です。 契約書管理を効率化する豊富な機能で、紙やExcelで契約書を管理していた際に比べて、作業時間を90%削減、年間でおよそ350時間の削減効果が期待できます。
契約書管理にかかる手間を効率化
OPTiM Contractは、AIによる管理台帳の自動作成ができるため、これまで手作業で行なっていた台帳記入業務を大きく効率化することが可能となります。 契約書をアップロードするだけで、契約書名や取引先企業名、取引金額などをAIが抽出して自動で管理台帳を作成してくれるため、複雑な操作は必要ありません。
OCRによるテキスト化が可能
OPTiM ContractにはOCRが搭載されており、スキャンした契約書のテキストデータ化が可能です。 OCRは、手動でデータ化する手間を効率化することができる反面、文字の読み取り精度や対応している形式に制限があり、契約書によってはテキストデータ化が難しい場合があります。
類似サービス： Hubble
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Hubbleとは、迅速でミスのない業務を実現することができる契約書管理クラウドサービスです。 社内の全ての契約書を一元管理して、進捗の確認や契約書の内容レビュー、バージョン管理、部門をまたいだやり取りといった作業の全てをHubble上で行うことができます。
契約書管理はドキュメントをアップロードするだけ
Hubbleで契約書管理を開始するために必要な作業は、Wordの契約書ドキュメントをアップロードすることだけであり、非常に簡単です。 アップロード作業を行うだけで、ドキュメントリストと呼ばれる台帳が自動で作成され、契約書の進捗状況といったステータスや、契約種別などの様々な情報をもとに、全ての契約書を把握・検索できるようになります。
契約書関連のコミュニケーションを可視化
Hubbleでは、契約書の受付を普段お使いのメールやSlack、Teamsといった各種ビジネスチャットで行うことができます。 Hubble上で、契約書に依頼者やレビュー者のコメントを付与することができるので、契約書の受付時点から現在までの状況が可視化され、後から誰が見ても交渉経緯をはじめとした契約書レビュー時の状況が分かるような契約書管理を実現します。
契約書の差分を把握
Hubbleでは、管理している契約書をHubble上で編集するだけで、自動的に変更された内容が差分として検知されます。 Wordの変更履歴がオフのまま編集されても差分を検知できるので、いわゆるサイレント修正があっても簡単に見つけることができます。
契約管理業務を行う重要性
契約管理業務を行う重要性は、主にリスクマネジメントと業務効率化にあります。
契約管理業務が適切に行われていない場合、非効率な業務を続けるだけでなく、最悪の場合、企業としての社会的信用を失ってしまうことになります。
リスクマネジメント
契約管理における最大の重要性は、リスクマネジメントといえます。
契約内容や規定、契約期限などについて、社内でしっかりと情報共有ができておらず、一部の人物しか契約内容が把握できていない状態や、契約書の管理が不十分なことによる破損や盗難などのリスク、第三者への情報漏洩が契約管理にはつきものです。
契約管理業務を適切に行うことで、契約書管理に関する様々なリスクを未然に防いで、健全な取引を実現、社会的な信用性も高めることができます。
契約管理システムなどを導入すれば、契約期間の管理も効率化でき、期限超過による契約更新忘れを防いで機会損失を避けることも可能となります。
業務効率化
契約管理は、業務効率化という意味でも重要です。
契約方式や契約書のフォーマットなどは企業ごとに異なります。さらに、部署によって紙で契約していたり、PDFで契約していたりと、管理が煩雑化するケースもあるため、契約管理業務を行い、社内の契約状況を管理、視覚化して業務効率化する必要があるのです。
それぞれの契約状況をまとめ、契約日や契約期限、更新日などをわかりやすくすることで、契約管理業務を適正化することができます。
契約管理業務を行う際のポイント
担当者を決める
契約管理業務を行う際は、まず管理担当者を決めます。
契約管理業務を行う専任チームを発足し、複数人で契約書を管理します。
社内での契約書の取り扱いや目的を定め、契約管理を行うゴールを設定、社内からのフィードバックも受けつつ、管理業務を定期的に見直し改善することも重要です。
管理台帳を作成する
契約書管理のためのチームを編成した後は、管理台帳を作成します。
管理台帳には、契約内容や契約書の保管場所などのデータをまとめておき、誰が見ても管理状況がわかるようにしておきましょう。
多くの企業では、Excelやスプレッドシートを活用して管理台帳を作成していますが、より効率的かつセキュリティを意識するのであれば、契約管理システムを利用するのもおすすめです。
台帳へ契約書情報を登録
管理台帳の作成後、社内に現存する契約書を棚卸しして、台帳に登録していきます。
契約書の量が多い場合は、最低限の管理がしやすいように、契約書の種類や番号などの情報から優先して登録していくと良いでしょう。
また、管理台帳に登録した後は、必要な時に契約書をすぐ検索できるように、分類指定を決めておきます。
この分類指定を適切に行なっていないと、いざ契約書が必要になった際に、見つけるまで時間がかかってしまい、業務効率化にはつながりません。
分類指定の方法は企業ごとに異なるため、自社で管理しやすいように保管すると良いでしょう。
契約書を電子化する
契約書の管理基盤が完成した後は、紙の契約書を電子化します。
契約書のスキャンを行う際は、取り込むサイズやカラー、解像度など社内で統一されたルールの上電子化することが重要です。
契約書を電子化しておけば、手軽に検索ができるだけでなく、電子帳簿保存法の要件を満たした形式で保管しておけば、法的根拠も証明されます。
契約管理業務の意義を理解して業務効率化に取り組もう
契約管理業務について、内容や重要性、取り組む際のポイントなどを解説しました。
契約管理業務は、企業としての信用性にも関わることなので、自社で正しく管理ができているか、一度見直してみてはいかがでしょうか。
