契約管理業務は、契約書の内容や期限、書類の管理など行う重要な業務の一つです。
適切な契約管理が行われていないと、契約書の紛失や機密情報の漏えい、重要な契約の期限切れなどが起こるリスクがあります。
この記事では、契約管理業務の概要や必要性、効率化する方法について解説します。
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LegalForceは、株式会社LegalForceが提供する、AI契約審査プラットフォームです。 「契約審査の効率化と品質向上」を実現するサービスとして、AIによる最先端の技術で契約にまつわる業務を支援してくれます。
リスクの洗い出しを支援してくれる
レビューしたい契約書をアップロードすれば、AIが契約書に潜むリスクの洗い出しを支援をしてくれるため、リスクの見落とし・必要条項の抜け漏れ防止をサポートしてくれます。
ほしい「条文」がすぐに見つかる
LegalForceは、過去にアップロードした契約書から、キーワードや当事者名などで参考にしたい「あのときのあの条文」を探すことができます。
Wordとの連携で、スムーズな修正作業ができる
LegalForceは、Wordと連携しており、普段の作業環境を変えず、スムーズに修正作業を行うことができます。 全ての機能が使える「ブラウザ版」と、修正に便利な機能を使える「Wordアドイン版」の2種類が用意されており、普段の修正スタイルにあわせてどちらも使うことができます。
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OPTiM Contractとは、株式会社オプティムが提供している契約書管理システムです。 初期費用が掛からず低額から利用でき、電子帳簿保存法に対応した形式での電子契約を保管することができます。
作業時間・コストを大幅に削減
OPTiM Contractはその高い導入効果が魅力的です。 契約書管理を効率化する豊富な機能で、紙やExcelで契約書を管理していた際に比べて、作業時間を90%削減、年間でおよそ350時間の削減効果が期待できます。
契約書管理にかかる手間を効率化
OPTiM Contractは、AIによる管理台帳の自動作成ができるため、これまで手作業で行なっていた台帳記入業務を大きく効率化することが可能となります。 契約書をアップロードするだけで、契約書名や取引先企業名、取引金額などをAIが抽出して自動で管理台帳を作成してくれるため、複雑な操作は必要ありません。
OCRによるテキスト化が可能
OPTiM ContractにはOCRが搭載されており、スキャンした契約書のテキストデータ化が可能です。 OCRは、手動でデータ化する手間を効率化することができる反面、文字の読み取り精度や対応している形式に制限があり、契約書によってはテキストデータ化が難しい場合があります。
類似サービス： Hubble
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Hubbleとは、迅速でミスのない業務を実現することができる契約書管理クラウドサービスです。 社内の全ての契約書を一元管理して、進捗の確認や契約書の内容レビュー、バージョン管理、部門をまたいだやり取りといった作業の全てをHubble上で行うことができます。
契約書管理はドキュメントをアップロードするだけ
Hubbleで契約書管理を開始するために必要な作業は、Wordの契約書ドキュメントをアップロードすることだけであり、非常に簡単です。 アップロード作業を行うだけで、ドキュメントリストと呼ばれる台帳が自動で作成され、契約書の進捗状況といったステータスや、契約種別などの様々な情報をもとに、全ての契約書を把握・検索できるようになります。
契約書関連のコミュニケーションを可視化
Hubbleでは、契約書の受付を普段お使いのメールやSlack、Teamsといった各種ビジネスチャットで行うことができます。 Hubble上で、契約書に依頼者やレビュー者のコメントを付与することができるので、契約書の受付時点から現在までの状況が可視化され、後から誰が見ても交渉経緯をはじめとした契約書レビュー時の状況が分かるような契約書管理を実現します。
契約書の差分を把握
Hubbleでは、管理している契約書をHubble上で編集するだけで、自動的に変更された内容が差分として検知されます。 Wordの変更履歴がオフのまま編集されても差分を検知できるので、いわゆるサイレント修正があっても簡単に見つけることができます。
契約管理業務とは？
契約管理業務とは、企業が締結した契約を管理する業務を指します。例えば、契約内容や期限の把握、契約書の整理・保管などです。
契約管理を適切に行われていないと、契約内容に沿った業務ができなかったり、企業の信用を失ったりするおそれもあります。
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契約管理業務の必要性
契約管理を適切に行うことで、契約内容や期限を正確に把握し、紛失や漏えいのリスクを減らすことができます。
適切な契約管理ができていないと、
・契約内容を正確に把握できず、条件を守れない
・契約の期限切れに気づかず、重要な契約が終了してしまう
・契約書の紛失や漏えいが起こる
などのトラブルが起こるおそれがあります。
取引先や顧客からの信用を失ったり、大きな損失を被ったりすることも考えられるため、契約管理は重要です。
契約管理業務を行う部署
管理体制は企業によって異なり、業務を担当する部署も異なります。大きく分けて4つのケースがあります。
・1つの部署で集中管理する
・複数の部署で分散管理する
・管理を外部委託する
・システムを利用して1つの部署で集中管理する
1つの部署で集中管理する場合
特定の部署で集中管理する場合は、一般的には法務部や総務部が業務を担当します。
メリットは、管理方法が統一しやすく内部監査に対応しやすいことです。
一方、部署ごとの特別な事情に対応できなかったり、契約書の確認に手間や時間がかかったりするデメリットもあります。
複数の部署で分散管理する場合
複数の部署で分散管理する場合は、それぞれの契約に直接かかわる部署や担当者が業務を担当します。
メリットは、部署の新設が不要なことや、部署ごとの特別な事情や都合に合わせやすいことです。
しかし、管理方法が統一されなかったり、内部監査に対応しづらかったりすることがデメリットとして挙げられます。
管理を外部委託する場合
契約管理を外部委託する場合は、契約管理代行サービスの業者が業務を担当します。
メリットは、保管スペースを準備する必要がなく、契約管理業務そのものがなくなる点です。
デメリットには、原本の確認に取り寄せる手間や時間がかかることや、外注費がかかることなどが挙げられます。
システムを利用して1つの部署で集中管理する場合
契約管理をシステムを利用して集中的に管理する場合は、一般的には法務部や総務部が業務を担当します。
メリットは契約の検索や更新管理が簡単にできることですが、デメリットには導入費や利用料がかかり、業務フローの調整や見直しに手間がかかることなどが挙げられます。
契約管理業務を効率よく行う方法
契約管理業務を効率よく行うには3つの方法があります。
更新期限を可視化する
契約の更新期限が把握できていない状態だと、終了期限に気づかなかったために、重要な契約が打ち切られたり、契約内容の変更・見直しの機会を失ったりする可能性があります。
契約の更新期限をいつでも確認できるようにしておくことで、こういったミスや損失を防止できます。
契約管理を一元化する
異なる媒体や様式の契約書を分散管理していると、契約内容の把握・管理がしづらく、担当者への確認に時間がかかります。
また、関係者間での認識のズレが生じたことにより、誤解や誤った判断が行われたりするおそれもあるため、1つの部署での一元管理がおすすめです。
契約管理システムを利用する
契約管理システムを利用することで、契約書の一元管理や更新期限の可視化、承認フローの自動化、更新期限の通知などが可能となり、契約管理業務を効率よく行うことができます。
【まとめ】契約管理業務はリスク回避や業務効率化において重要
契約管理業務は、契約の内容や期限、書類などを管理する業務で、リスクマネジメントや効率的に業務を遂行するために重要な業務といえます。
契約管理業務を担当する部署は企業によって異なりますが、複数の部署で管理したり特定の部署で管理したりなど、いくつかのパターンがあります。
契約管理業務を効率よく行うには、更新期限の可視化や契約管理の一元化、システムの導入などが有効です。
