契約書には一定期間保存する必要があるため、管理ができていないと大量に溜まってしまうことがあります。
契約書をうまく管理できていないと、契約内容の確認に手間がかかったり、紛失や情報漏えいが起きたりするおそれもあります。
そこで役立つのが、大量の契約書を一元管理できる契約書管理台帳です。
この記事では、契約書管理台帳の必要性や作成方法、記載すべき項目などについて解説します。
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類似サービス： LegalForce
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LegalForceは、株式会社LegalForceが提供する、AI契約審査プラットフォームです。 「契約審査の効率化と品質向上」を実現するサービスとして、AIによる最先端の技術で契約にまつわる業務を支援してくれます。
リスクの洗い出しを支援してくれる
レビューしたい契約書をアップロードすれば、AIが契約書に潜むリスクの洗い出しを支援をしてくれるため、リスクの見落とし・必要条項の抜け漏れ防止をサポートしてくれます。
ほしい「条文」がすぐに見つかる
LegalForceは、過去にアップロードした契約書から、キーワードや当事者名などで参考にしたい「あのときのあの条文」を探すことができます。
Wordとの連携で、スムーズな修正作業ができる
LegalForceは、Wordと連携しており、普段の作業環境を変えず、スムーズに修正作業を行うことができます。 全ての機能が使える「ブラウザ版」と、修正に便利な機能を使える「Wordアドイン版」の2種類が用意されており、普段の修正スタイルにあわせてどちらも使うことができます。
類似サービス： OPTiM Contract
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OPTiM Contractとは、株式会社オプティムが提供している契約書管理システムです。 初期費用が掛からず低額から利用でき、電子帳簿保存法に対応した形式での電子契約を保管することができます。
作業時間・コストを大幅に削減
OPTiM Contractはその高い導入効果が魅力的です。 契約書管理を効率化する豊富な機能で、紙やExcelで契約書を管理していた際に比べて、作業時間を90%削減、年間でおよそ350時間の削減効果が期待できます。
契約書管理にかかる手間を効率化
OPTiM Contractは、AIによる管理台帳の自動作成ができるため、これまで手作業で行なっていた台帳記入業務を大きく効率化することが可能となります。 契約書をアップロードするだけで、契約書名や取引先企業名、取引金額などをAIが抽出して自動で管理台帳を作成してくれるため、複雑な操作は必要ありません。
OCRによるテキスト化が可能
OPTiM ContractにはOCRが搭載されており、スキャンした契約書のテキストデータ化が可能です。 OCRは、手動でデータ化する手間を効率化することができる反面、文字の読み取り精度や対応している形式に制限があり、契約書によってはテキストデータ化が難しい場合があります。
類似サービス： Hubble
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Hubbleとは、迅速でミスのない業務を実現することができる契約書管理クラウドサービスです。 社内の全ての契約書を一元管理して、進捗の確認や契約書の内容レビュー、バージョン管理、部門をまたいだやり取りといった作業の全てをHubble上で行うことができます。
契約書管理はドキュメントをアップロードするだけ
Hubbleで契約書管理を開始するために必要な作業は、Wordの契約書ドキュメントをアップロードすることだけであり、非常に簡単です。 アップロード作業を行うだけで、ドキュメントリストと呼ばれる台帳が自動で作成され、契約書の進捗状況といったステータスや、契約種別などの様々な情報をもとに、全ての契約書を把握・検索できるようになります。
契約書関連のコミュニケーションを可視化
Hubbleでは、契約書の受付を普段お使いのメールやSlack、Teamsといった各種ビジネスチャットで行うことができます。 Hubble上で、契約書に依頼者やレビュー者のコメントを付与することができるので、契約書の受付時点から現在までの状況が可視化され、後から誰が見ても交渉経緯をはじめとした契約書レビュー時の状況が分かるような契約書管理を実現します。
契約書の差分を把握
Hubbleでは、管理している契約書をHubble上で編集するだけで、自動的に変更された内容が差分として検知されます。 Wordの変更履歴がオフのまま編集されても差分を検知できるので、いわゆるサイレント修正があっても簡単に見つけることができます。
契約書管理台帳とは？
契約書管理台帳とは、社内の全ての契約書を一元管理する帳簿やデータベースのことを指します。
取引先や契約日、契約期間、原本の保管場所などを記録し、必要な時に検索して確認できるように管理するためのものです。
契約書管理台帳の作成方法は、契約書管理システムを利用する方法とExcelなどの表計算ソフトで作成する方法の2通りがあります。
契約書管理システムとは、契約書をデータ化し一元管理ができるツールで、契約期限のアラート機能や閲覧制限機能、検索機能などを搭載しています。
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契約書管理台帳の必要性
契約書管理台帳はおもにリスク管理と業務効率化に役立ちます。
リスク管理
契約書を適切に管理できていないと、紛失や情報漏えい、契約の更新忘れによる損失などのリスクが発生するおそれがあります。
契約書管理台帳によって複数の契約書を一元的に管理することで、原本を安全な場所に保管したまま契約状況を把握できるため、こういったリスクを回避することができます。
業務の効率化
契約書の一元管理ができていないと、探したり内容を確認したりするのに手間取ってしまいます。
例えば、電子契約か書面契約かどちらかわからない場合や、別の部署で管理されている場合などは探すのに時間がかかるでしょう。
契約書管理台帳を作成していれば、社内の契約書が集約されているため、日付や取引先などで検索して効率的に探すことが可能です。
契約書管理台帳に記載すべき項目
契約書管理台帳に記載すべき項目としては以下が挙げられます。企業によって必要な項目は異なるため、必要に応じて追加や変更を行いましょう。
・整理番号：整理のために契約書ごとに振り分ける番号
・契約書の種類：機密保持契約や業務委託契約といった種類
・契約書名：契約書のタイトル
・概要：契約の内容
・締結先：契約の相手
・契約締結日：契約を結んだ日
・契約開始日・契約終了日：契約を開始した日と終了する日
・自動更新の有無：自動更新をするかどうか
・契約書の媒体：紙やPDFファイルなど
・原本の保管場所：原本を収納している場所
・保管期限：保管しなければならない期間
・解約通知期限：解約予定をする場合の期限
・担当部署・担当者：管理を担当する部署や人物
・契約の有効 / 無効：契約の有効期限が切れているかどうか
契約書管理台帳をExcelで作成する方法
契約書管理台帳をExcelでの作成方法は簡単で、整理番号や種類、契約名などの管理項目を表頭に記載したら、項目に沿って契約書の内容を入力していくだけです。
管理項目が多すぎると手間がかかるため、まずは最低限必要な項目だけを設定するのが良いでしょう。
また、契約書の数が多い場合は、重要度の高い契約書の入力を優先し、徐々に他の契約書を入力していくことで、スムーズに台帳での管理に移行できます。
【まとめ】契約書管理台帳があると契約書管理を効率化できる
契約書管理台帳とは、社内の契約書を一元管理する帳簿やデータベースのことで、契約書の取引先や締結日、契約期間、原本の保管場所などを管理するためのものです。
契約書の紛失や更新忘れなどのリスクを未然に防ぎ、契約内容の確認を効率化します。
管理項目は企業によって異なりますが、あまりにも多いと管理が困難になるため、必要最低限の項目で始めると良いでしょう。
契約管理台帳はExcelでも簡単に作れますので、契約書管理でお悩みの方はぜひ作成してみてください。
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