目次
- 契約書管理システムとは?
- 契約書管理の正しい方法は？
- 契約書管理システムのタイプ
- おすすめの類似契約管理ツール
- 契約管理システムでできること・機能とは？
- 契約管理システムを導入するメリット
- 契約管理システムはどう選べば良い？
- 契約書の保管期間とは
- 契約書の効果的なファイリング方法は?
- 契約書管理システムの料金相場
- おすすめ契約書管理システム15選
- 契約書管理システム導入のデメリット
- 契約書管理システムに関して動画で詳しく解説
- 契約書管理システムに関してのよくある質問
- 契約書管理システムはエクセルで作成できる？
- 特徴を理解して契約書管理システムを導入しよう
- 30～50代経営者の14%が、専用ツールを利用して契約書を保管・管理していると回答【契約書の管理に関するアンケート】
企業としてビジネスを続けていくことで増えていくのが契約書です。
管理台帳を使っているが入力が面倒になって煩雑化している、必用な契約書を探すのに時間がかかるという方には契約書管理システムの導入がおすすめです。
本記事では契約書管理システムとは何か、おすすめの契約書管理システム、導入メリットなどを解説しますので参考にしてください。
契約書管理システムとは?
契約書管理システムとは、
契約書の管理を効率化させるためのシステムで、検索機能や入力機能などを搭載しているものが一般的です。
契約書管理システムは契約書の自動アップロードが可能であったり、優れた検索機能を搭載しているものが多いためこれらの課題を解消することができます。
より詳しい内容はこちらの記事でご覧ください
契約書管理の正しい方法は？
コンプライアンス体制を強固にする
まず、契約書管理のコンプライアンス体制を強固にすることが何よりも重要です。
契約書には、自社のあらゆる資産が記載されており、いわゆる「重要書類」として法律上でも扱われます。
契約相手の重要な情報も多く記載されているため、情報の流出・書類の紛失・消失などは絶対に避けなくてはいけません。
紙の契約書の場合、持ち出しによる紛失・災害に消失などのリスクを要するため、契約書は電子化しておくのがベターと言えます。
例え電子契約書でも、要件を満たせば法律上でも原本として認められるので、可能な範囲で電子化を推進することをおすすめします。
必要な契約情報を必要な時に確認できる
必要な契約情報はすぐに確認できるようにしておくことも、契約書管理には求められます。
一つの契約を進めていくうえで、過去の契約情報の参照が必要になることも少なくありません。
必要な情報をすぐ把握できれば、ビジネス機会の損失や、損害になりかねないトラブルの防止にも役立つはずです。
契約の締結から保管までがわかりやすい
契約書を適切に管理する上で重要なのは、契約書の締結から保管まで、明確なルールが設定されていることです。
契約書管理を失敗するケースとして、管理部門と現場の契約書に対する認識の齟齬が挙げられます。
したがって、管理部門と現場で統一したルールに基づいて契約書を管理することにより、スムーズな業務遂行が可能となるのです。
すなわり、契約書管理システムを導入し、
- 誰が
- どんな内容で
- どのような進捗で
契約を進めているかを一元管理し、部署問わず、社員が同じデータを閲覧できるようにしておくべきです。
契約書管理システムのタイプ
契約書管理システムには以下の4つのタイプがあります。
- タイプ①：法務専用タイプ
- タイプ②：紙の契約書の電子化が得意なシステム
- タイプ③：文書管理が得意なシステム
- タイプ④：電子契約サービス
法務専用タイプ
法務専用の契約書管理システムは、管理台帳への入力、契約書の検索が柔軟にできる点が特徴的です。
契約書をスキャンしてデジタル化することで、自動で文章を読み取ってくれるシステムであれば業務効率化につながります。
紙の契約書の電子化が得意なシステム
紙の原本が大量にあり、これらを電子化して管理したい場合、スキャン作業は大きな手間となります。
紙の契約書を効率的にスキャンできるサービスであれば、電子契約への切り替えもスムーズに実現できます。
サービスによってはスキャン業務の代行を提供しているものもあります。
文書管理が得意なシステム
契約書だけではなく、様々な文書を電子化して管理することができるシステムもあります。
業務において必要な文書を電子化して効率的な管理ができるため、法務部以外の部署でも文書管理を効率化したいという場合にはこのようなタイプのシステムがおすすめです。
電子契約サービス
1つのシステムで契約書の作成から締結までが可能な電子契約サービスは、電子契約をメインとしている企業にはとてもおすすめです。
おすすめの類似契約管理ツール
類似サービス： LegalForce
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要お問合せ | 最短利用開始期間 | 要問い合わせ |
LegalForceは、株式会社LegalForceが提供する、AI契約審査プラットフォームです。 「契約審査の効率化と品質向上」を実現するサービスとして、AIによる最先端の技術で契約にまつわる業務を支援してくれます。
リスクの洗い出しを支援してくれる
レビューしたい契約書をアップロードすれば、AIが契約書に潜むリスクの洗い出しを支援をしてくれるため、リスクの見落とし・必要条項の抜け漏れ防止をサポートしてくれます。
ほしい「条文」がすぐに見つかる
LegalForceは、過去にアップロードした契約書から、キーワードや当事者名などで参考にしたい「あのときのあの条文」を探すことができます。
Wordとの連携で、スムーズな修正作業ができる
LegalForceは、Wordと連携しており、普段の作業環境を変えず、スムーズに修正作業を行うことができます。 全ての機能が使える「ブラウザ版」と、修正に便利な機能を使える「Wordアドイン版」の2種類が用意されており、普段の修正スタイルにあわせてどちらも使うことができます。
類似サービス： OPTiM Contract
(4.5)
| 月額費用 | 0円〜 | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円〜 | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
OPTiM Contractとは、株式会社オプティムが提供している契約書管理システムです。 初期費用が掛からず低額から利用でき、電子帳簿保存法に対応した形式での電子契約を保管することができます。
作業時間・コストを大幅に削減
OPTiM Contractはその高い導入効果が魅力的です。 契約書管理を効率化する豊富な機能で、紙やExcelで契約書を管理していた際に比べて、作業時間を90%削減、年間でおよそ350時間の削減効果が期待できます。
契約書管理にかかる手間を効率化
OPTiM Contractは、AIによる管理台帳の自動作成ができるため、これまで手作業で行なっていた台帳記入業務を大きく効率化することが可能となります。 契約書をアップロードするだけで、契約書名や取引先企業名、取引金額などをAIが抽出して自動で管理台帳を作成してくれるため、複雑な操作は必要ありません。
OCRによるテキスト化が可能
OPTiM ContractにはOCRが搭載されており、スキャンした契約書のテキストデータ化が可能です。 OCRは、手動でデータ化する手間を効率化することができる反面、文字の読み取り精度や対応している形式に制限があり、契約書によってはテキストデータ化が難しい場合があります。
類似サービス： Hubble
(4.5)
| 月額費用 | 60,000円〜 | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要お問合せ | 最短利用開始期間 | 要問い合わせ |
Hubbleとは、迅速でミスのない業務を実現することができる契約書管理クラウドサービスです。 社内の全ての契約書を一元管理して、進捗の確認や契約書の内容レビュー、バージョン管理、部門をまたいだやり取りといった作業の全てをHubble上で行うことができます。
契約書管理はドキュメントをアップロードするだけ
Hubbleで契約書管理を開始するために必要な作業は、Wordの契約書ドキュメントをアップロードすることだけであり、非常に簡単です。 アップロード作業を行うだけで、ドキュメントリストと呼ばれる台帳が自動で作成され、契約書の進捗状況といったステータスや、契約種別などの様々な情報をもとに、全ての契約書を把握・検索できるようになります。
契約書関連のコミュニケーションを可視化
Hubbleでは、契約書の受付を普段お使いのメールやSlack、Teamsといった各種ビジネスチャットで行うことができます。 Hubble上で、契約書に依頼者やレビュー者のコメントを付与することができるので、契約書の受付時点から現在までの状況が可視化され、後から誰が見ても交渉経緯をはじめとした契約書レビュー時の状況が分かるような契約書管理を実現します。
契約書の差分を把握
Hubbleでは、管理している契約書をHubble上で編集するだけで、自動的に変更された内容が差分として検知されます。 Wordの変更履歴がオフのまま編集されても差分を検知できるので、いわゆるサイレント修正があっても簡単に見つけることができます。
契約管理システムでできること・機能とは？
契約管理システムを利用することで主にできること、機能は以下の通りです。
- 機能①：契約書の検索機能
- 機能②：契約書の更新期限の通知機能
- 機能③：紙の契約書をデータ化できる
以下で、詳しく解説します。
契約書の検索機能
契約書管理システムはシステムの中に登録した契約書は様々な検索機能で、該当の契約書を絞り込んで検索することができます。
大量の契約書を扱う企業では、契約書を探す手間が多かったのが、契約書管理システムを利用することで、その手前を省くことができます。
契約書の更新期限の通知機能
契約書には契約期間が付きものです。契約書管理システムに契約期間を登録しておくことで、契約期間の管理を効率化できます。
また、終了間近の契約があった場合、事前に通知してくれる機能も有します。
その機能を上手く利用することで、契約の更新漏れ等のヒューマンエラーを防ぐことができます。
紙の契約書をデータ化できる
紙の契約書をデータ化できるのも、主な機能の1つです。
OCR機能のついたシステムもあり、データ化に有する時間を削減することができます。
契約管理システムを導入するメリット
契約書管理システムを導入することで主に以下のメリットが得られます。
- メリット①：契約書管理が効率化される
- メリット②：コストカットが期待できる
- メリット③：セキュリティ強化につながる
契約書管理が効率化される
従来の紙の契約書を管理する場合は、契約書を管理する台帳を作成したり、ファイリングしたりと手間がかかりました。
また、ファイリングした契約書を保管しておく場所も必用になります。
いざ契約書が必用になった際もなかなか目当ての契約書が見つからなかったり、更新期限の確認が難しかったりとデメリットが多いものでした。
契約書管理システムは、従来の管理業務で煩雑になっていた部分を自動化して、電子契約サービスとの連携で契約書の作成から締結、管理までを一気通貫して行うことができるようになるため、大きな業務効率化が期待できます。
コストカットが期待できる
従来の紙の契約書管理からデータで管理できるようになることで、用紙代やインク代、契約書の発送に必用な郵送費などのコストカットが実現できます。
電子契約サービスと連携して管理することで、契約そのものが電子化されるため収入印紙が不要になる点もコストカットにつながるでしょう。
このように、契約書管理システムの導入によってコストカットが実現できる場面は多岐にわたります。
セキュリティ強化につながる
紙の契約書を管理する場合、万が一紛失や盗難が起きてしまうと原因を究明するのは困難です。
契約書管理システムは、アクセス権限を付与できる機能や誰がいつどこで契約書にアクセスしたか確認できるログ確認機能などが搭載されているためセキュリティ強化をすることができます。
また、通信の暗号化やセキュリティ基準の取得で外部からの不正なアクセスに対する強化を行なっているシステムも多いため、従来の契約書管理より高いセキュリティ性で管理することが可能となります。
より詳しい内容はこちらの記事でご覧ください
契約管理システムはどう選べば良い？
| 製品名 | 参考価格 | 無料トライアル |
|---|---|---|
| LeagalForce | – 要問い合わせ | – 要問い合わせ |
| 楽々Document Plus | – 要問い合わせ | – 要問い合わせ |
| Ofigo契約書管理Fácil | 月3万円～ | – 要問い合わせ |
| ContractS CLM | 月10万円～ | – 要問い合わせ |
| OPTiM Contract | 月4,980円〜 | ○ あり |
| WAN-Sign | 月1万円～ | ○ あり |
契約書管理システムを導入する際は、以下のポイントに注意しながらサービスの比較検討を行いましょう。
- ポイント①：機能の確認
- ポイント②：文書管理機能が搭載されているか
- ポイント③：電子契約サービスと連携できるか
機能の確認
契約書管理システムの基本的な機能は概ねどのシステムにも共通して搭載されている可能性が高いです。
ですので、その上で自社にはどんな機能が必用かを明確にして比較検討しましょう。
管理台帳での管理に課題を感じているのであれば、自動入力や全文検索などが可能なシステムを選ぶと良いですし、法務部全体の業務効率化を図りたい場合は契約書の作成やレビュー機能が搭載されているシステムを選ぶことをおすすめします。
文書管理機能が搭載されているか
契約書だけでなく、広く社内文書全般を管理することができる機能を搭載しているシステムであれば、業務効率化やテレワーク推進につながるため導入のメリットは大きいでしょう。
社内規定や社内マニュアルなどの電子化したい文書が多いようであれば、このようなシステムの導入がおすすめです。
電子契約サービスと連携できるか
契約書管理システムは、電子契約サービスと連携することでより利便性が高まります。
または、電子契約サービス自体に文書管理機能を備えているものがあるので、そのようなサービスを選ぶことも有効です。
電子契約サービスと連携することで、契約書の作成から電子での契約、契約書の管理までを一気通貫して行うことができるため検討してみると良いでしょう。
契約書の保管期間とは
契約書の保管期間は会社法では10年
契約書には法律で決められた保管期間の義務があります。
契約の効力が続いている間は言うまでもありませんが、契約の期限が過ぎたとしても、保存期間が法律によって定められているのです。
会社法では契約期間が終わった契約書の保管は10年と定められており、契約期間が終了して10年以降は契約書を保管しておく義務はありません。
税務上の契約書・文書の保管期間は7年
法人税法では、契約書の保管期間は7年と決まっています。
この場合の契約書・文書とは、取引先との契約書はもちろん、領収書の証憑類、帳簿なども含まれます。
また、発行されてから7年ではなく法人税の申告期限から7年と定められていますので注意しましょう。
契約書の効果的なファイリング方法は?
名前別整理
ファイリングはその組織のメンバーが合意し、わかりやすいルールを設定し行うべきです。
契約相手先の名前・担当地区・商品名などでまとめておくとわかりやすいはずです。
主題別整理
文書の内容のテーマ毎にまとめる方法もわかりやすいでしょう。
契約書の内容の種類、例えば、施設・情報システム・通信・人事などでまとめておくと業務も捗ります。
契約書管理システムの料金相場
主要な契約書管理システムを比較した場合の初期費用と月額料金の相場を紹介します。
契約書管理システムの初期費用の料金相場は、20万円程度となります。
ただし、初期費用無料というサービスも多く、クラウドで利用できるため初期費用を安価に抑えることができるサービスもあります。
月額料金の相場は5,000円〜30,000円程度となっています。
利用人数や容量、扱う契約書の数、さらに電子契約などの有料オプションを利用することで料金が変動するサービスもあるため、詳細はベンダー側に問い合わせてみると良いでしょう。
おすすめ契約書管理システム15選
Hubble
特徴
Hubbleとは契約書管理のクラウドサービスで、社内の全ての契約書を一元管理することができ、進捗の確認や契約書の内容レビュー、バージョン管理、部門をまたいだやり取りといった作業が可能となります。
Wordの契約書ドキュメントをアップロードすることだけで契約書管理を開始できる手軽さが魅力的で、アップロード作業を行うだけで、ドキュメントリストと呼ばれる台帳が自動で作成され、様々な情報をもとに全ての契約書を把握・検索することが可能です。
また、Hubbleでは、契約書の受付を普段お使いのメールやSlack、Teamsといったツール上で行うことができます。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:40,000円〜（税抜き）
- 無料トライアル:1週間無料
※2022年11月現在/詳細は公式サイトを確認
R.A様
業界：通信業/会社規模：11人～30人
誰でも操作しやすい契約書管理サービス
以前は過去の契約書を探すのも一苦労で、かなりの時間を要していましたが、hubbleを導入して解決することができました。
操作が分かりやすく、FAQも整っているので新規作業者にも説明がしやすいです。
詳しくはこちら
OPTiM Contract
特徴
OPTiM Contractは、低価格から利用できる契約書管理システムです。
マウスのドラッグ&ドロップという直感的な操作で契約書をアップロードすることができ、AIによって契約書情報のチェック作業を効率化することができます。管理台帳への登録も自動化されます。
契約書のアップロード後にOCR処理を行なってくれるため、スキャン時にズレてしまった契約書データや文書内に手書き文字やゴム印などの箇所が混ざっている場合でも対応可能です。
電子帳簿保存法にも対応しているため、電子契約がメインという企業にもおすすめで、自動通知で契約の更新漏れを防ぐこともできます。
料金
- 初期費用:0円
- 月額料金:9,980円〜
- 無料トライアル:あり
※価格情報は2023年1月時点のもの
Pro-Sign賃貸借契約書
特徴
Pro-Sign賃貸借契約書は株式会社プロレド・パートナーズが運営している店舗情報の一元管理システムです。
多店舗展開企業において起こりがちな、店舗情報管理における業務のムダを解消することができるサービスで、店舗に纏わる全ての情報の一元管理を実現します。
面倒なデータの入力作業は運営会社側が代行してくれるオプションサービスも有り、手間をかけずに理想の形を実現することも可能です。
料金
初期費用:100,000円〜
月額利用料:0円〜
※2022年12月現在/詳細は公式サイトを確認
データ出典:Pro-Sign賃貸借契約書公式サイト
LeagalForce(リーガルフォース)
特徴
契約書チェックの強い味方となってくれるのがLeagalForceです。
AIが搭載されており、1クリックで契約書のチェックができます。また、自社基準でのリスクチェックもシステムで行なってくれるため柔軟性が高い運用を実現します。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:要問い合わせ
- 無料トライアル:要問い合わせ
※2021年11月現在/詳細は公式サイトを確認
K.I様
業界：不動産業/会社規模：31人～50人
契約書のひな型が充実
無料で使える契約書のひな型が600以上もあって助かります。
誰がチェックしても品質を維持でき、レビューの時間短縮になるので効率的に他の業務も進められます。
詳しくはこちら
LegalForceキャビネ
特徴
LegalForceキャビネは契約書の管理に悩んでいる会社から人気を博しているAI契約書管理システムです。
契約書管理は、自動で画像データから文字起こしをしてくれる上、契約書の期限・更新日順での並び替えや、リマインドに対応できるなどの便利なサービスが満載されています。
契約書を探すのに時間がかかったり、管理台帳への入力・契約更新期限の管理などの問題を一気に解消でき、強固なセキュリティも魅力的。機密情報の流出防止も叶えます。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額利用料:要問い合わせ
※2022年12月現在/詳細は公式サイトを確認
データ出典:LegalForceキャビネ公式サイト
鈴与の契約書管理システム
特徴
鈴与の契約書管理システムは、クラウドで利用できる契約書管理システムです。
Web上で契約情報の確認やPDFなどでのデータ登録、システム上からの契約書情報の検索などができるようになります。
電子契約書はもちろん、紙の契約書の原本を含めた全ての情報を一元管理することができます。
電子と紙の契約書を併用していることによる管理の手間や、失効した契約書が社内に散在しているといった課題を感じている方におすすめです。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額利用料:28,000円〜
※2023年3月現在/詳細は公式サイトを確認
データ出典:鈴与公式サイト
PICKFORM
特徴
PICKFORMは、不動産業向けの電子契約サービスです。
国内で唯一、国土交通大臣認定を受けているサービスで、宅建業法にも遵守しているため、安心して利用することができます。
賃貸から請負まで全てに対応しており、作業効率化、快適でスムーズな取引を実現します。
運営元のPICKは、不動産業を営んでいた経験があり、実際に不動産屋が使いやすいサービスを目指して設計されているため、ITツールの導入に不安があるという方でも安心です。
料金
- スタンダード：月額30,000円（税別）
- 初期費用：無料
※2023年3月現在/詳細は公式サイトを確認
Contract One
特徴
Contract Oneとは、Sansan株式会社が提供している契約DXサービスです。
契約内容の横断的な検索はもちろん、契約期限の管理・契約情報の参照などを簡単に行うことができ、過去にあった類似の契約を確認し、契約内容を最適化したり、迅速な契約締結のサポートを行ってくれます。
契約書の紛失や破損を回避したい場合でも、Contract Oneは活躍してくれるはずです。
料金
- 初期費用:0円
- 月額料金:0円
- 無料トライアル:要問い合わせ
※価格情報は2023年6月時点のもの
MyQuick
特徴
MyQuickは文書や契約書はもちろん、研究報告書・取引書類などに関しても電子データで保管・管理ができる、書類の一元管理ツールです。
幅広いシーンに対応できることを持ち味としており、ペーパーレス化を目指したい企業には特におすすめです。
セキュリティ対策にも優れており、人気を博しています。
料金
- 初期費用:0円
- 月額料金:0円
- 無料トライアル:あり
※価格情報は2023年6月時点のもの
| 製品名 | 月額費用 | 初期費用 | お試し利用 | 特徴 |
|---|---|---|---|---|
| 楽々Document Plus | 要問い合わせ | 要問い合わせ | 要問い合わせ | ・契約書やオフィス文書作成に特化 ・契約期限アラート機能あり |
| WAN-Sign(ワンサイン) | 10,000円〜 | 0円 | 要問い合わせ | ・書面も電子も一元管理できる ・堅牢性の高いセキュリティ |
| Ofigo契約書管理Fácil | 30,000円 | 300,000円 | 要問い合わせ | ・強力な検索機能を搭載 ・原稿添付機能あり |
| ContractS CLM | 100,000円〜 | 200,000円〜 | 要問い合わせ | ・契約業務のリードタイムを短縮 ・適切なアクセス権と一元管理 |
| freeeサイン | 980円〜 | 0円 | ○ フリープラン | ・低コストで導入可能 ・最先端の使いやすいUI |
| クラウドサインSCAN | 10,000円〜 | 要問い合わせ | ○ フリープラン | ・取り込んだ契約書をすぐ検索、参照可能 ・契約書の更新日、終了日の管理が可能 |
契約書管理システム導入のデメリット
システムに慣れるまでに時間が必要
どのシステムを導入する際でも同じですが、契約書管理システムを導入してから従業員がスムーズに扱えるようになるまでは、時間がかかる場合があります。
従業員が使いやすいシステムであることをしっかりと確認した上で、契約書管理システムを導入しましょう。
機能の期待値との乖離
一口に「契約書管理システム」といっても、作成・締結・保管のそれぞれフェーズで保有する機能の幅が異なります。
「検索」と一口に言っても、検索条件の設定など、それぞれの細かさ・深さもそれぞれです。
自社がどこまでの機能を必要としているのかなど、実際に体験・イメージしてから導入しないと、「この機能はこう使えるはずだったのに使えない」などと、想定していた効果が出なくなってしまうことも考えられます。
まずは仕様をしっかりと確認しましょう。
契約書管理システムに関して動画で詳しく解説
契約書管理システムに関してのよくある質問
Q1.契約書管理はどんな業務？
A.契約書管理は、契約書の内容や期限、更新の有無などを管理します。詳しくは下記記事を参照ください。
Q2.契約書をクラウドはクラウドで管理した方がいい？
A.契約書をクラウドで管理することで、様々なメリットが生まれます。詳しくは下記記事を参照ください。
Q3.契約書はエクセルで管理することができる？
A.契約書をエクセルで管理する方法もあり、クラウド管理とは別のメリットもあります。詳しくは下記記事を参照ください。
Q4.契約書の管理はどこの部署が行うべき？
A.契約書の管理は企業や扱う契約書によって管理部署が異なります。詳しくは下記記事を参照ください。
契約書管理システムはエクセルで作成できる？
契約書管理システムはエクセルでも作れる
契約を管理するためには、契約の相手・期間・内容について一覧化しておくことが必要です。
したがって、これらの項目をまとめることができれば、契約管理システムをエクセルで作成することができるのです。
例えば、
- 契約書タイトル
- 締結相手先
- 契約締結日
- 契約終了日
- 更新日
- 担当部署
- 契約書管理番号
などを項目として一覧できるようにしておくと良いでしょう。
エクセルを契約書管理システムとして使うメリット・デメリット
エクセルを契約書管理システムとして使うメリットとしてあげられるのは、
- 操作が簡単
- 項目・計算処理が簡単
この2点が挙げられます。
エクセルは普段から使い慣れているケースが多く、フォーマットを自由に設定することが可能です。
一方、デメリットとしては、
- 契約更新作業が大変
- 権限の設定が難しい
この2点が挙げられるでしょう。
エクセルで契約管理を行う場合、定期的に台帳を確認し、自動更新の有無などを目視で確認する必要があります。
権限の設定などもエクセルで行うのはなかなか煩雑になりがちです。
効率的な契約管理を行いたい場合は、やはり専用の契約管理システムを導入する方が間違いはないと言えるでしょう。
特徴を理解して契約書管理システムを導入しよう
契約書管理システムについて、概要やおすすめのシステム、導入のメリットなどを紹介しました。
機能の比較はもちろん重要ですが、電子契約サービスとの連携によって得られる恩恵が大きいため、この点も比較検討のポイントと言えるでしょう。
契約書管理システムは、「契約書管理支援ツール」であり、
- 契約書のアップロードによるデータベースの自動生成機能・検索機能
- 更新期限のアラート機能
- 閲覧権限の付与機能
といった利便性を所有しています。
契約書関連業務の効率化・リスクマネジメントが大きな魅力です。
人力で管理するコストと比較すると、一部の作業を自動で行ってくれる契約書管理システムのほうが安価に導入・運用することができる可能性があるのです。
本記事で紹介したおすすめサービスや導入のポイントを参考にして自社にあったサービスを探してみてください。
30～50代経営者の14%が、専用ツールを利用して契約書を保管・管理していると回答【契約書の管理に関するアンケート】
調査概要
対象者:全国の30歳〜59歳の男女/経営者・役員
サンプル数:300人
居住地:宮城県,東京都,愛知県,大阪府,福岡県
調査方法:ネットリサーチ
アンケート実施日:2023年7月7日
調査メディア: STRATE[ストラテ]：https://strate.biz/
【質問：会社や事業等に関連する契約書をどのように保管・管理していますか？】
質問に対しての回答選択肢は以下
1.特に保管・管理していない
2.自社で紙に印刷して保管・管理している
3.専用ツールは使っていないが、自社でデータ化して保管・管理している
4.自社で紙、データ両方で保管・管理している
5.専用ツールを利用して保管・管理している
6.その他
30代〜50代の男女を対象とした「会社や事業等に関連する契約書をどのように保管・管理していますか？」というアンケートで最も多かった回答は「自社で紙に印刷して保管・管理している」で29%でした。
次いで多かったのが「自社で紙、データ両方で保管・管理している」と回答した方の27%。「特に保管・管理していない」「専用ツールを利用して保管・管理している」という回答が14%、「専用ツールは使っていないが、自社でデータ化して保管・管理している」という回答が13%、「その他」が3%で、専用ツールを利用して契約書を保管・管理していると回答した方は全体の14%に及びました。
【専用ツールを利用して契約書を保管・管理している割合は40代が最も高く、50代の約2倍】
専用ツールを利用して契約書を保管・管理していると回答した割合を年代別でみてみますと、40代が最も高く17.65%、次いで30代が14.71%、50代は9.38%という結果になりました。
40代経営者の2割近い方が、専用ツールを利用して契約書を保管・管理していることが分かりました。
■ ご取材、データ引用等可能です。
·STRATE[ストラテ]への取材、コメント
·本発表データの引用
その他事項に関しても調整可能です。下記、お問い合わせまでお願いいたします。
【本件に関するお問い合わせ先】
株式会社SheepDog メディア担当
メールアドレス：media@strate.biz
