【2021年版】おすすめ契約書管理システム5選|導入のメリットやポイントも解説

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企業としてビジネスを続けていくことで増えていくのが契約書です。

管理台帳を使っているが入力が面倒になって煩雑化している、必用な契約書を探すのに時間がかかるという方には契約書管理システムの導入がおすすめです。

本記事では契約書管理システムとは何か、おすすめの契約書管理システム、導入メリットなどを解説しますので参考にしてください。

契約書管理システムとは?

契約書管理システムとは、契約書の管理を効率化させるためのシステムで、検索機能や入力機能などを搭載しているものが一般的です。

契約書は契約が締結したら破棄していいというものではなく、他の契約をする際の参考にしたりするために見返すなどいつ必用になるかわかりません。そのため、台帳などを用いてしっかりと保管しておく必用がありました。

ですが管理台帳やエクセルを用いての契約書管理では「手入力でのデータ化に時間がかかる」「必用な契約書を探すのに時間がかかる」「更新期限の見落としが発生している」といった課題があり、業務に支障がでたりビジネスチャンスの機会損失につながってしまうこともあるため、効率化できるシステムの登場が望まれました。

契約書管理システムは契約書の自動アップロードが可能であったり、優れた検索機能を搭載しているものが多いためこれらの課題を解消することができます。

おすすめ契約書管理システム5選

楽々Document Plus

特徴

楽々Document Plusは場所や端末を選ばない契約管理を実現します。

紙の契約書がデータで管理できるため、ペーパーレス化によるコストカットにつながるという導入メリットがあります。

更新日の設定、リマインドができるため重要な契約でも期限前にアラートを設定しておけば忘れてしまうこともありません。

料金

  • 初期費用:要問い合わせ
  • 月額料金:要問い合わせ
  • 無料トライアル:要問い合わせ

※2021年11月現在/詳細は公式サイトを確認

LeagalForce(リーガルフォース)

特徴

契約書チェックの強い味方となってくれるのがLeagalForceです。

AIが搭載されており、1クリックで契約書のチェックができます。また、自社基準でのリスクチェックもシステムで行なってくれるため柔軟性が高い運用を実現します。

料金

  • 初期費用:要問い合わせ
  • 月額料金:要問い合わせ
  • 無料トライアル:要問い合わせ

※2021年11月現在/詳細は公式サイトを確認

WAN-Sign(ワンサイン)

特徴

WAN-Signとは株式会社ワンビシアーカイブズが運営している電子契約サービスです。

契約管理機能が搭載されており、電子書面以外に書面契約の場合でも管理することができます。

特徴的なのは、電子署名済みのPDFに関しては他社で契約締結したものであっても一元管理することができる点で、文書ごとにさまざまな情報を登録することが可能です。

また、セキュリティ面ではISO/IEC27001・ISO9001を取得しており、脆弱性に対する診断も定期的に行なっているため安心して利用することができます。

料金

  • 初期費用:0円
  • 月額料金:10,000円〜
  • 無料トライアル:無料プランあり

※2021年11月現在/詳細は公式サイトを確認

Ofigo契約書管理Fácil

特徴

契約書管理に必用な基本機能を搭載し、運用にも特化しているのがOfigo契約書管理Fácilです。

大量の契約書データでも一元管理することができ、必用なファイルをいつでも閲覧することができます。

また、更新漏れなどを防止するための機能もしっかりと搭載されており、セキュリティ面にも優れています。

電子契約システムとの連携もできるため、契約から管理までを一気通貫して行うことが可能です。

料金

  • 初期費用:300,000円
  • 月額料金:30,000円
  • 無料トライアル:要問い合わせ

※2021年11月現在/詳細は公式サイトを確認

ContractS CLM

特徴

ContractS CLMは、契約書にかかわる業務全般のプロセスを一元管理することができるクラウド型の契約管理システムです。

テンプレート機能や承認フローの設定機能などで契約書の作成から承認までを効率化したりと利便性の高い機能が豊富に搭載されています。

契約書の管理と合わせて法務部自体の業務効率化を図りたい場合には特におすすめのサービスです。

料金

  • 初期費用:200,000円〜
  • 月額料金:100,000円〜
  • 無料トライアル:要問い合わせ

※2021年11月現在/詳細は公式サイトを確認

契約書管理システム導入のメリット

契約書管理システムを導入することで主に以下のメリットが得られます。

 契約書管理が効率化される

従来の紙の契約書を管理する場合は、契約書を管理する台帳を作成したり、ファイリングしたりと手間がかかりました。

また、ファイリングした契約書を保管しておく場所も必用になります。

いざ契約書が必用になった際もなかなか目当ての契約書が見つからなかったり、更新期限の確認が難しかったりとデメリットが多いものでした。

契約書管理システムは、従来の管理業務で煩雑になっていた部分を自動化して、電子契約サービスとの連携で契約書の作成から締結、管理までを一気通貫して行うことができるようになるため、大きな業務効率化が期待できます。

コストカットが期待できる

従来の紙の契約書管理からデータで管理できるようになることで、用紙代やインク代、契約書の発送に必用な郵送費などのコストカットが実現できます。

電子契約サービスと連携して管理することで、契約そのものが電子化されるため収入印紙が不要になる点もコストカットにつながるでしょう。

このように、契約書管理システムの導入によってコストカットが実現できる場面は多岐にわたります。

セキュリティ強化につながる

紙の契約書を管理する場合、万が一紛失や盗難が起きてしまうと原因を究明するのは困難です。

契約書管理システムは、アクセス権限を付与できる機能や誰がいつどこで契約書にアクセスしたか確認できるログ確認機能などが搭載されているためセキュリティ強化をすることができます。

また、通信の暗号化やセキュリティ基準の取得で外部からの不正なアクセスに対する強化を行なっているシステムも多いため、従来の契約書管理より高いセキュリティ性で管理することが可能となります。

契約書管理システムを選ぶ際のポイント·注意点

契約書管理システムを導入する際は、以下のポイントに注意しながらサービスの比較検討を行いましょう。

機能の確認

契約書管理システムの基本的な機能は概ねどのシステムにも共通して搭載されている可能性が高いです。

ですので、その上で自社にはどんな機能が必用かを明確にして比較検討しましょう。

管理台帳での管理に課題を感じているのであれば、自動入力や全文検索などが可能なシステムを選ぶと良いですし、法務部全体の業務効率化を図りたい場合は契約書の作成やレビュー機能が搭載されているシステムを選ぶことをおすすめします。

文書管理機能が搭載されているか

契約書だけでなく、広く社内文書全般を管理することができる機能を搭載しているシステムであれば、業務効率化やテレワーク推進につながるため導入のメリットは大きいでしょう。

社内規定や社内マニュアルなどの電子化したい文書が多いようであれば、このようなシステムの導入がおすすめです。

電子契約サービスと連携できるか

契約書管理システムは、電子契約サービスと連携することでより利便性が高まります。

または、電子契約サービス自体に文書管理機能を備えているものがあるので、そのようなサービスを選ぶことも有効です。

電子契約サービスと連携することで、契約書の作成から電子での契約、契約書の管理までを一気通貫して行うことができるため検討してみると良いでしょう。

特徴を理解して契約書管理システムを導入しよう

契約書管理システムについて、概要やおすすめのシステム、導入のメリットなどを紹介しました。

機能の比較はもちろん重要ですが、電子契約サービスとの連携によって得られる恩恵が大きいため、この点も比較検討のポイントと言えるでしょう。

本記事で紹介したおすすめサービスや導入のポイントを参考にして自社にあったサービスを探してみてください。

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    執筆者  STRATE編集部

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