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みなさんは、文書などの重要な資料を共有する際にどのようなシステムを使いますか？重要な資料が紙ですと、情報処理に時間がかかってしまいます。そこで、契約管理システム「楽々Document Plus」を使うことで、書類のペーパーレス化ができコストと時間の削減が期待できます。
楽々Document Plusの特徴・機能
幅広い管理業務・ドキュメントに対応できる
楽々Document Plusは、バックオフィス部門・営業部門など、あらゆる部門・管理業務に対応できます。
紙の契約書、PDFの図版など、さまざまなドキュメントにも対応できます。下記で紹介する現場のペーパーレス化を実現します。
ペーパーレスにつながる
楽々Document Plusは資料をペーパーレスにできるので、場所や端末を選ばずに資料を閲覧できます。また紙を用意する必要もないので、費用削減にもつながります。紙は１ヶ月に数千枚という枚数が必要になり、金額にすると安いものではありません。楽々Document Plusを導入すれば、紙の費用を削減でき破棄も楽になります。
文書を登録できる
さまざまな契約書やオフィス文書を登録できれば、業務効率化へとつながるでしょう。楽々Document Plusには文書を登録できるというメリットがあります。また文書を登録できるだけではなく、作成者の自動入力なども行われます。登録する際に必須項目の記入が必要となり、記入しないと登録できません。
メール通知が送られる
契約書を記入する際に、期限日などが設けられていてもそれに気付かないことがあります。楽々Document Plusならば複数の期限を設けることができ、その度にメール通知が行われます。重要な契約でもしっかりと通知がされるので、うっかりしていて忘れてしまったという心配もないでしょう。
以下、主な機能です。
全文検索とビューワ
高速かつ高精度な検索ができます。
簡単登録・登録自動化
文書登録時に使える便利な機能が盛りだくさんです。
セキュリティ
権限設定・作業履歴・アクセスログなどによって文書を安全化します。
文書のライフサイクル管理
期限管理や版管理、文書の活用から廃棄まで一貫して行えます。
タイムスタンプと一括検証
電帳法に準拠したタイムスタンプ・改ざんの一括検証が行えます。
Box連携
コンテンツクラウド「Box」と連携し、社外へ簡単にファイル送付が可能です。
ファイルサーバ共有
社内のファイルサーバと連携可能です。
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楽々Document Plusのメリット
楽々Document Plusの導入メリットは主に以下の2つです。
文書作成の業務効率化へとつながる
文章検索が可能
楽々Document Plusは契約書やオフィス文書を作成することに特化したシステムとなっています。そのため、頻繁に文書作成をするという企業は導入することで、大幅な業務効率化が見込めるでしょう。文章検索が可能となっているので、文章の数が多く見つからないという心配もありません。
楽々Document Plusの価格・料金プラン
公式サイトからお問い合わせをしてください
2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認
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LegalForceは、株式会社LegalForceが提供する、AI契約審査プラットフォームです。 「契約審査の効率化と品質向上」を実現するサービスとして、AIによる最先端の技術で契約にまつわる業務を支援してくれます。
リスクの洗い出しを支援してくれる
レビューしたい契約書をアップロードすれば、AIが契約書に潜むリスクの洗い出しを支援をしてくれるため、リスクの見落とし・必要条項の抜け漏れ防止をサポートしてくれます。
ほしい「条文」がすぐに見つかる
LegalForceは、過去にアップロードした契約書から、キーワードや当事者名などで参考にしたい「あのときのあの条文」を探すことができます。
Wordとの連携で、スムーズな修正作業ができる
LegalForceは、Wordと連携しており、普段の作業環境を変えず、スムーズに修正作業を行うことができます。 全ての機能が使える「ブラウザ版」と、修正に便利な機能を使える「Wordアドイン版」の2種類が用意されており、普段の修正スタイルにあわせてどちらも使うことができます。
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OPTiM Contractとは、株式会社オプティムが提供している契約書管理システムです。 初期費用が掛からず低額から利用でき、電子帳簿保存法に対応した形式での電子契約を保管することができます。
作業時間・コストを大幅に削減
OPTiM Contractはその高い導入効果が魅力的です。 契約書管理を効率化する豊富な機能で、紙やExcelで契約書を管理していた際に比べて、作業時間を90%削減、年間でおよそ350時間の削減効果が期待できます。
契約書管理にかかる手間を効率化
OPTiM Contractは、AIによる管理台帳の自動作成ができるため、これまで手作業で行なっていた台帳記入業務を大きく効率化することが可能となります。 契約書をアップロードするだけで、契約書名や取引先企業名、取引金額などをAIが抽出して自動で管理台帳を作成してくれるため、複雑な操作は必要ありません。
OCRによるテキスト化が可能
OPTiM ContractにはOCRが搭載されており、スキャンした契約書のテキストデータ化が可能です。 OCRは、手動でデータ化する手間を効率化することができる反面、文字の読み取り精度や対応している形式に制限があり、契約書によってはテキストデータ化が難しい場合があります。
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Hubbleとは、迅速でミスのない業務を実現することができる契約書管理クラウドサービスです。 社内の全ての契約書を一元管理して、進捗の確認や契約書の内容レビュー、バージョン管理、部門をまたいだやり取りといった作業の全てをHubble上で行うことができます。
契約書管理はドキュメントをアップロードするだけ
Hubbleで契約書管理を開始するために必要な作業は、Wordの契約書ドキュメントをアップロードすることだけであり、非常に簡単です。 アップロード作業を行うだけで、ドキュメントリストと呼ばれる台帳が自動で作成され、契約書の進捗状況といったステータスや、契約種別などの様々な情報をもとに、全ての契約書を把握・検索できるようになります。
契約書関連のコミュニケーションを可視化
Hubbleでは、契約書の受付を普段お使いのメールやSlack、Teamsといった各種ビジネスチャットで行うことができます。 Hubble上で、契約書に依頼者やレビュー者のコメントを付与することができるので、契約書の受付時点から現在までの状況が可視化され、後から誰が見ても交渉経緯をはじめとした契約書レビュー時の状況が分かるような契約書管理を実現します。
契約書の差分を把握
Hubbleでは、管理している契約書をHubble上で編集するだけで、自動的に変更された内容が差分として検知されます。 Wordの変更履歴がオフのまま編集されても差分を検知できるので、いわゆるサイレント修正があっても簡単に見つけることができます。
楽々Document Plusの注意点
楽々Document Plusは画像設定ができません。そのため、似たような名前のファイルがあったりするとぱっと見で判断するのが難しいでしょう。しかし、文章検索機能を使えばある程度はカバーできるはずです。
楽々Document Plusの導入事例・評判
契約書の審査から管理業務まで可能。大幅な業務効率化を実現できました。楽々Document Plusは説明を簡単に付け加えられ、全社の業務効率化につなげられるでしょう。
岡本株式会社
楽々Document Plusは必要なファイルをすぐに見つけ出すことができます。精度も高いので求めているファイルをすぐに探し出せます。作業の効率化から迅速化にもつながりました。
類似サービスとの比較
| サービス名 | 月額料金 | 特徴 |
| Fleekdrive | 500円〜 | 情報共有が可能 |
| box | 1200円〜 無料プランあり | ダウンロードせずにファイルを見られる |
| Confluence | 5ドルから | ドキュメント作成が簡単 |
Fleekdriveは月額500円と安い料金から利用できて、情報共有が可能です。多くの人と情報共有をしたいという方にお勧めです。boxはダウンロードせずにファイルを見られるので、都度ファイルをダウンロードする必要がありません。Confluenceはドキュメント作成が簡単にできるので、ドキュメントをよく作る方にお勧めです
それら以外のサービスとの比較は以下の通りです。
| 月額費用 | 初期費用 | 無料お試し | 特徴 | |
| 楽々Document Plus | 要問い合わせ | 要問い合わせ | 要問い合わせ | ・高速かつ高精度な検索が実現 ・コンテンツクラウド「Box」と連携 |
| LegalForceキャビネ | 要問い合わせ | 要問い合わせ | 要問い合わせ | ・契約書の基本情報を自動で抽出･登録可能 ・契約書を全文検索可能 |
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| hubble | 60,000円 | 要問い合わせ | あり | ・契約書関連のコミュニケーションを可視化 ・契約書の差分を把握できる |
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楽々Document Plusのよくある質問
全文検索は可能？
高性能の自社製エンタープライズサーチ”QuickSolution”の検索エンジンを搭載しており、ファイル名はもちろん、添付ファイルの内容も含めた文書内全体の検索が叶います。
ダウンロードをしないで、ファイルぼ参照はできる？
高速ビューワを搭載しており、PCにインストールしていないアプリケーションの表示もできます。
画面上から複数ファイルを一括で登録できる？
添付ファイルをマウス操作(ドラッグ&ドロップ)するだけで、簡単に登録可能です。
アクセス権の管理はできる？
組織・役職に応じてさまざまな権限を設定可能、また文書の種類に応じて閲覧・編集の権限も設定可能です。
楽々Document Plusによって重要な書類を見逃さない
契約書やオフィス文書を作れるソフトは数多くありますが、その中でも楽々Document Plusは文書を作れる上に、通知機能も備わっています。そのため、重要な書類を見逃してしまったという心配もないでしょう。作成から書類を見逃したくないという方は楽々Document Plusの導入を検討してみてください。
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