契約管理規程は、契約業務の具体的な手順やルールを明確にしたものであり、契約書の適切な管理や品質向上、契約業務の効率化などに役立ちます。
しかし、どうやって作れば良いのか悩む人も多いかもしれません。
この記事では、契約管理規程の作り方や作成時のポイントについて解説します。
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LegalForceは、株式会社LegalForceが提供する、AI契約審査プラットフォームです。 「契約審査の効率化と品質向上」を実現するサービスとして、AIによる最先端の技術で契約にまつわる業務を支援してくれます。
リスクの洗い出しを支援してくれる
レビューしたい契約書をアップロードすれば、AIが契約書に潜むリスクの洗い出しを支援をしてくれるため、リスクの見落とし・必要条項の抜け漏れ防止をサポートしてくれます。
ほしい「条文」がすぐに見つかる
LegalForceは、過去にアップロードした契約書から、キーワードや当事者名などで参考にしたい「あのときのあの条文」を探すことができます。
Wordとの連携で、スムーズな修正作業ができる
LegalForceは、Wordと連携しており、普段の作業環境を変えず、スムーズに修正作業を行うことができます。 全ての機能が使える「ブラウザ版」と、修正に便利な機能を使える「Wordアドイン版」の2種類が用意されており、普段の修正スタイルにあわせてどちらも使うことができます。
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OPTiM Contractとは、株式会社オプティムが提供している契約書管理システムです。 初期費用が掛からず低額から利用でき、電子帳簿保存法に対応した形式での電子契約を保管することができます。
作業時間・コストを大幅に削減
OPTiM Contractはその高い導入効果が魅力的です。 契約書管理を効率化する豊富な機能で、紙やExcelで契約書を管理していた際に比べて、作業時間を90%削減、年間でおよそ350時間の削減効果が期待できます。
契約書管理にかかる手間を効率化
OPTiM Contractは、AIによる管理台帳の自動作成ができるため、これまで手作業で行なっていた台帳記入業務を大きく効率化することが可能となります。 契約書をアップロードするだけで、契約書名や取引先企業名、取引金額などをAIが抽出して自動で管理台帳を作成してくれるため、複雑な操作は必要ありません。
OCRによるテキスト化が可能
OPTiM ContractにはOCRが搭載されており、スキャンした契約書のテキストデータ化が可能です。 OCRは、手動でデータ化する手間を効率化することができる反面、文字の読み取り精度や対応している形式に制限があり、契約書によってはテキストデータ化が難しい場合があります。
類似サービス： Hubble
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Hubbleとは、迅速でミスのない業務を実現することができる契約書管理クラウドサービスです。 社内の全ての契約書を一元管理して、進捗の確認や契約書の内容レビュー、バージョン管理、部門をまたいだやり取りといった作業の全てをHubble上で行うことができます。
契約書管理はドキュメントをアップロードするだけ
Hubbleで契約書管理を開始するために必要な作業は、Wordの契約書ドキュメントをアップロードすることだけであり、非常に簡単です。 アップロード作業を行うだけで、ドキュメントリストと呼ばれる台帳が自動で作成され、契約書の進捗状況といったステータスや、契約種別などの様々な情報をもとに、全ての契約書を把握・検索できるようになります。
契約書関連のコミュニケーションを可視化
Hubbleでは、契約書の受付を普段お使いのメールやSlack、Teamsといった各種ビジネスチャットで行うことができます。 Hubble上で、契約書に依頼者やレビュー者のコメントを付与することができるので、契約書の受付時点から現在までの状況が可視化され、後から誰が見ても交渉経緯をはじめとした契約書レビュー時の状況が分かるような契約書管理を実現します。
契約書の差分を把握
Hubbleでは、管理している契約書をHubble上で編集するだけで、自動的に変更された内容が差分として検知されます。 Wordの変更履歴がオフのまま編集されても差分を検知できるので、いわゆるサイレント修正があっても簡単に見つけることができます。
契約管理規定を決める際に必要な要素
契約管理規定を決める際は以下の3つが必要です。
契約管理を担当する部門・担当者・責任者
どの部門で誰が担当するのか、誰が責任を持つかを決めます。一般的には法務部や総務部、管理部などが担当することが多いです。
企業の契約業務を総合的に管理することになるため、会社の規模が大きかったり契約数が多かったりする場合は、担当者を複数人決めておくと良いでしょう。
業務フローの整理・課題発見
契約に関する業務フローを整理し、課題を洗い出します。これは契約管理規程に必要な項目を把握するためです。
業務フローに沿って段階的に確認していくことで、業務における課題を網羅した規程作りが可能となります。
契約書管理台帳の作成・入力
契約書管理台帳を作成し、集約した契約書の内容を入力しておきます。
管理項目は多すぎると時間がかかりすぎることがあるため、
・契約書名
・取引相手
・契約締結日
・契約開始日・終了日
・自動更新の有無
などの必要最低限の項目に絞ると良いでしょう。
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契約管理規定の作り方
契約管理規程で決めておくべき規定を5つご紹介します。
契約書の作成や締結手続きの規定
契約の起案や交渉を担当する部門や、契約締結を承認する人物、契約書の作成が必須なケースなどについて決めます。
契約書の作成が必須なケースについては、不要なケースを厳密に決めることはできないため、担当部門の判断に一定の裁量を持たせることが重要です。
契約書の内容や記載方法の規定
件名のつけ方や書式、文体、記載事項、保管場所や名義人の決め方などを決めます。また、契約書の収受に関する手順やファイル名のつけ方、開封権限の規定なども必要です。
契約書の審査の規定
審査を担当する部署や担当者、審査の範囲や手順、審査完了後の承認プロセスなどを決めます。
契約書の閲覧や共有の規定
関係者以外に契約書を開示されることがないよう、必要最小限の関係者に限定し、閲覧者や共有者の範囲や条件などを明確に決めます。
契約書の保存・保管の規定
契約書の保管方法や期限の管理方法、保管期間や廃棄方法などのルールを決めます。
契約管理規定を作成する際のポイントや注意点
契約管理規程を作成する際のポイント・注意点は以下の2つです。
ルールの社内周知を徹底する
契約管理規程を作成したら、社員に徹底的に周知することが重要です。
社員がルールを守らなかったり手順を知らなかったりすると、契約書の管理が適切に行われず、リスクが高まる可能性があります。
教育・研修や個別指導などを通じて、ルールを徹底して守らせることが業務効率化やリスク管理につながります。
また、ルールは全社員が常に閲覧できる状態にしておきましょう。
現場のフィードバックを反映させる
契約管理規程は、現場で実際に契約を扱う社員が理解しやすく、実用的なものであることが重要です。
そのために、現場のフィードバックを取り入れることで、改善やアップデートを行い、より実用的な規程にしていく必要があります。
また、規程が実用的であることで社員全員が理解しやすくなり、浸透率も高くなるでしょう。
【まとめ】規程・ガイドラインは適切な契約管理に重要
契約管理規程とは、契約業務を適切に行うための具体的な手順やルールを明確にしたものです。
契約書の作成から廃棄に至るまで業務フローに沿って確認することで、業務の課題も網羅した規程作りができます。
規程を策定した後も、ルールの周知徹底をしたり、現場のフィードバックをもとに改善したりすることがポイントです。
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