契約書を総合的に管理する契約書管理には、さまざまな課題があります。
契約書がバラバラに保管されていてすぐに見つからない、保管スペースがないなど、お困りの方もいるのではないでしょうか。
本記事では、契約書管理の課題や改善策などについて紹介しています。
契約書管理の課題を解決し効率よく業務をしたい方は、最後まで記事をご覧ください。
契約書管理業務とは？
契約書管理業務とは、契約書を総合的に管理することを指します。
たとえば、契約書の内容や契約日、契約期間などを把握し、更新手続きや保管期間の過ぎた契約書は速やかに処分するなど、適切な管理によって業務がスムーズに遂行できるのです。
そのため、契約書管理が不十分な場合は、業務が滞ったり会社の信頼が下がったりすることも考えられます。
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LegalForceは、株式会社LegalForceが提供する、AI契約審査プラットフォームです。 「契約審査の効率化と品質向上」を実現するサービスとして、AIによる最先端の技術で契約にまつわる業務を支援してくれます。
リスクの洗い出しを支援してくれる
レビューしたい契約書をアップロードすれば、AIが契約書に潜むリスクの洗い出しを支援をしてくれるため、リスクの見落とし・必要条項の抜け漏れ防止をサポートしてくれます。
ほしい「条文」がすぐに見つかる
LegalForceは、過去にアップロードした契約書から、キーワードや当事者名などで参考にしたい「あのときのあの条文」を探すことができます。
Wordとの連携で、スムーズな修正作業ができる
LegalForceは、Wordと連携しており、普段の作業環境を変えず、スムーズに修正作業を行うことができます。 全ての機能が使える「ブラウザ版」と、修正に便利な機能を使える「Wordアドイン版」の2種類が用意されており、普段の修正スタイルにあわせてどちらも使うことができます。
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OPTiM Contractとは、株式会社オプティムが提供している契約書管理システムです。 初期費用が掛からず低額から利用でき、電子帳簿保存法に対応した形式での電子契約を保管することができます。
作業時間・コストを大幅に削減
OPTiM Contractはその高い導入効果が魅力的です。 契約書管理を効率化する豊富な機能で、紙やExcelで契約書を管理していた際に比べて、作業時間を90%削減、年間でおよそ350時間の削減効果が期待できます。
契約書管理にかかる手間を効率化
OPTiM Contractは、AIによる管理台帳の自動作成ができるため、これまで手作業で行なっていた台帳記入業務を大きく効率化することが可能となります。 契約書をアップロードするだけで、契約書名や取引先企業名、取引金額などをAIが抽出して自動で管理台帳を作成してくれるため、複雑な操作は必要ありません。
OCRによるテキスト化が可能
OPTiM ContractにはOCRが搭載されており、スキャンした契約書のテキストデータ化が可能です。 OCRは、手動でデータ化する手間を効率化することができる反面、文字の読み取り精度や対応している形式に制限があり、契約書によってはテキストデータ化が難しい場合があります。
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Hubbleとは、迅速でミスのない業務を実現することができる契約書管理クラウドサービスです。 社内の全ての契約書を一元管理して、進捗の確認や契約書の内容レビュー、バージョン管理、部門をまたいだやり取りといった作業の全てをHubble上で行うことができます。
契約書管理はドキュメントをアップロードするだけ
Hubbleで契約書管理を開始するために必要な作業は、Wordの契約書ドキュメントをアップロードすることだけであり、非常に簡単です。 アップロード作業を行うだけで、ドキュメントリストと呼ばれる台帳が自動で作成され、契約書の進捗状況といったステータスや、契約種別などの様々な情報をもとに、全ての契約書を把握・検索できるようになります。
契約書関連のコミュニケーションを可視化
Hubbleでは、契約書の受付を普段お使いのメールやSlack、Teamsといった各種ビジネスチャットで行うことができます。 Hubble上で、契約書に依頼者やレビュー者のコメントを付与することができるので、契約書の受付時点から現在までの状況が可視化され、後から誰が見ても交渉経緯をはじめとした契約書レビュー時の状況が分かるような契約書管理を実現します。
契約書の差分を把握
Hubbleでは、管理している契約書をHubble上で編集するだけで、自動的に変更された内容が差分として検知されます。 Wordの変更履歴がオフのまま編集されても差分を検知できるので、いわゆるサイレント修正があっても簡単に見つけることができます。
契約書管理における課題
契約書管理における主な課題は次のとおりです。
1.契約書の保管方法
2.セキュリティは万全か
3.契約期間および更新の管理ができるか
1つずつ、詳しく見ていきましょう。
（1）契約書の保管方法
契約書にはそれぞれ保管期間が定められており、どのように保管するかが課題になります。
紙の契約書の場合には、ファイリングや検索しやすいように契約書を整理するなど、手間や時間がかかります。
また、十分な広さの保管スペースや、保管するための書棚などを用意しなければなりません。
電子化された契約書の場合は、クラウドやサーバー上で保管されるため保管スペースはほぼ必要ありません。
しかし、紙の契約書と同様にわかりやすく整理しておかないと、書類を検索するのに手間がかかってしまいます。
いずれの場合も、業務に影響が出ないような管理をしなければなりません。
（２）セキュリティは万全か
契約書は機密情報のため、セキュリティ面においては細心の注意を払う必要があります。
紛失や情報漏えいのリスクを下げるには、全社員に契約書の取り扱いについて徹底した教育をするべきでしょう。
また、データで契約書を管理している場合は、サイバー攻撃から情報を守るために対策を施すことも重要です。
セキュリティソフトの導入やアクセス制御や端末制限などを実施して、閲覧できる社員を制限し情報を守るようにしましょう。
（３）契約期間および更新の管理ができるか
契約期間や更新の管理も、契約書管理の課題となります。
契約書にはそれぞれ更新期間があり、継続時には忘れずに更新する必要があります。
万が一更新を失念した場合、会社に多大な損失を与え、さらに信頼を失墜させてしまう可能性もあるのです。
しかし、企業の規模にかかわらず契約書の数は膨大なもののため、人の手で管理するのは限界があり、すぐに解決するのは難しいでしょう。
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契約書管理の課題を解決する方法
契約書管理の課題を解決する方法を２つ紹介します。
（１）管理台帳を作成し契約書の概要を登録する
１つ目は、Excelなどの表計算ソフトを用いて管理台帳を作成し、契約書の概要を登録する方法です。
契約書の表題や日付、契約期間など必要事項を登録し定期的にチェックすることで、契約書がそれだけあるか、更新時期の近づいている契約書はどれかなど把握できます。
契約書の作成や登録をするときは、契約書の管理ルールを策定し、それに従って行うようにしましょう。
（２）契約書管理システムを利用する
契約書管理は自社でもできますが、Excelで表を作成したり1つずつ契約書を登録したりなど手間がかかります。
その時に、契約書管理システムを利用すると便利です。
契約書管理に必要な機能が揃っているため、契約書の更新時期を失念してしまうなどのミスを防止できます。
システムには費用がかかりますが、その分人の手を他の業務に回せるため、契約書管理システムの導入はメリットが多いと言えるのではないでしょうか。
契約書管理の課題解決に役立つシステムの選び方
契約書管理の課題可決に役立つシステムには、次のような機能があるといいでしょう。
・契約書と台帳の一元管理機能
・データの連携機能
・契約更新や期限が迫っているときの通知機能
・アクセス制限などの充実したセキュリティ機能
契約書管理システムはさまざまなものがあるので、比較して自社に適したものを検討してみてはいかがでしょうか。
契約書管理の課題解決には契約書管理システムが便利
社内のさまざまな契約書を総合的に管理する業務が契約書管理業務です。
契約書管理業務には、管理方法や更新手続きや契約期間が過ぎた書類の処分など、さまざまな課題があります。
Excelなどを用いて台帳を作成し管理することで課題を解決する方法もありますが、手間も時間もかかります。
そのため、契約書管理システムの利用がおすすめです。
さまざまな契約書管理システムが提供されているため、各社を比較して自社に適したものを導入すると、業務がスムーズに遂行できるでしょう。
契約書管理にお困りの方は、ぜひ、導入を検討してみてください。
