企業で交わされる契約書の内容や期限を管理し、内部統制の強化やリスクマネジメントを行うためにも契約管理業務は欠かせません。
しかし、契約管理はどこの部署で行うべきなのか、企業によって契約書を管理している部署は異なります。
本記事では、契約書の管理を行うのに適した部署について、管理パターンなども含めて解説しますので参考にしてください。
なぜ契約管理を行うのか
そもそも、なぜ契約管理を行う必要があるのでしょうか。
契約管理を行う目的は、企業としての信用を守り、リスクマネジメントを行うためと言えます。
契約内容や契約期限、自動更新の有無などについて管理し、社内で情報を共有できるようにしておくことで、情報漏洩や更新漏れなどのリスクを減らすことができます。
また、社内の契約書を一元管理することで、契約状況が把握しやすくなり、業務効率化につなげるという目的も契約管理にはあるため、契約管理業務は非常に重要性の高い業務と言えるでしょう。
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リスクの洗い出しを支援してくれる
レビューしたい契約書をアップロードすれば、AIが契約書に潜むリスクの洗い出しを支援をしてくれるため、リスクの見落とし・必要条項の抜け漏れ防止をサポートしてくれます。
ほしい「条文」がすぐに見つかる
LegalForceは、過去にアップロードした契約書から、キーワードや当事者名などで参考にしたい「あのときのあの条文」を探すことができます。
Wordとの連携で、スムーズな修正作業ができる
LegalForceは、Wordと連携しており、普段の作業環境を変えず、スムーズに修正作業を行うことができます。 全ての機能が使える「ブラウザ版」と、修正に便利な機能を使える「Wordアドイン版」の2種類が用意されており、普段の修正スタイルにあわせてどちらも使うことができます。
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OPTiM Contractとは、株式会社オプティムが提供している契約書管理システムです。 初期費用が掛からず低額から利用でき、電子帳簿保存法に対応した形式での電子契約を保管することができます。
作業時間・コストを大幅に削減
OPTiM Contractはその高い導入効果が魅力的です。 契約書管理を効率化する豊富な機能で、紙やExcelで契約書を管理していた際に比べて、作業時間を90%削減、年間でおよそ350時間の削減効果が期待できます。
契約書管理にかかる手間を効率化
OPTiM Contractは、AIによる管理台帳の自動作成ができるため、これまで手作業で行なっていた台帳記入業務を大きく効率化することが可能となります。 契約書をアップロードするだけで、契約書名や取引先企業名、取引金額などをAIが抽出して自動で管理台帳を作成してくれるため、複雑な操作は必要ありません。
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OPTiM ContractにはOCRが搭載されており、スキャンした契約書のテキストデータ化が可能です。 OCRは、手動でデータ化する手間を効率化することができる反面、文字の読み取り精度や対応している形式に制限があり、契約書によってはテキストデータ化が難しい場合があります。
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Hubbleとは、迅速でミスのない業務を実現することができる契約書管理クラウドサービスです。 社内の全ての契約書を一元管理して、進捗の確認や契約書の内容レビュー、バージョン管理、部門をまたいだやり取りといった作業の全てをHubble上で行うことができます。
契約書管理はドキュメントをアップロードするだけ
Hubbleで契約書管理を開始するために必要な作業は、Wordの契約書ドキュメントをアップロードすることだけであり、非常に簡単です。 アップロード作業を行うだけで、ドキュメントリストと呼ばれる台帳が自動で作成され、契約書の進捗状況といったステータスや、契約種別などの様々な情報をもとに、全ての契約書を把握・検索できるようになります。
契約書関連のコミュニケーションを可視化
Hubbleでは、契約書の受付を普段お使いのメールやSlack、Teamsといった各種ビジネスチャットで行うことができます。 Hubble上で、契約書に依頼者やレビュー者のコメントを付与することができるので、契約書の受付時点から現在までの状況が可視化され、後から誰が見ても交渉経緯をはじめとした契約書レビュー時の状況が分かるような契約書管理を実現します。
契約書の差分を把握
Hubbleでは、管理している契約書をHubble上で編集するだけで、自動的に変更された内容が差分として検知されます。 Wordの変更履歴がオフのまま編集されても差分を検知できるので、いわゆるサイレント修正があっても簡単に見つけることができます。
契約書の管理はどの部署が行うべき?
契約書の管理は、企業ごとに管理体制が異なるため、一体どこの部署が管理すべきかわからなくなってしまうという方も多いでしょう。
パターンごとの管理方法を紹介しますので、参考にしてください。
部署ごとに管理
契約書を管理する方法として、それぞれの部署で管理する方法があります。
契約が発生する部署ごとに契約書を管理するため、管理のために専門チームや部署を新設する必要がない点がメリットで、部署ごとに管理ルールを柔軟に決めることができます。
しかし、部署ごとに管理方法が異なるが故に、内部監査の際に担当者への負担が大きくなるというデメリットもあります。
さらに、どの部署でどんな契約書を管理しているのかが把握しにくく、部署ごとに契約書管理における紛失などのリスクが高まる可能性がある点もデメリットです。
外部へ委託する
契約書の管理を外部の専門業者へ委託する方法もあります。
契約書管理を外部へ委託するメリットとしては、管理業務にかかる時間や手間が削減できるという点が大きいでしょう。
また、紙の契約書の場合、ファイリングして保管しておくスペースが必要になりますが、外部業者に依頼すれば、このスペースも有効活用できるようになります。
デメリットとしては、外部に委託するわけですから費用がかかります。また、電子化されていれば、いざ契約書を確認したい場合でもすぐに閲覧することができますが、紙の契約書の場合、業者から取り寄せなければいけないため、時間がかかります。
また、委託先によって信頼性が異なるため、選定先は慎重に探す必要があります。
1つの部署で一元管理
社内の1部署で集中的に契約書を管理する方法です。
企業によって異なりますが、多くの企業では総務部や法務部、または文書管理部などで管理されています。
1部署で管理するメリットとしては、管理方法が統一しやすく、内部監査の際も対応がしやすいという点が挙げられます。
デメリットは、部署ごとに特殊な事情があり、契約書を頻繁に確認したい、といった要望に応えることが難しい点です。
契約書管理システムで管理
多くの企業で契約書を管理する方法として取り入れられるケースが増えているのが、契約書管理システムを使った契約管理です。
紙の契約書を電子化し、データとしてシステム上で管理する方法で、様々なメリットがあります。
システム上で社内の全ての契約書を一元管理することができ、タイトルや取引先名など柔軟な条件で契約書の検索ができるため、契約書の情報を確認したい際に、迅速に閲覧することが可能です。
ベンダー側でバックアップを作成してくれるサービスもあるため、各部署でコピーを作成して保管しておく手間もかかりません。
クラウド型のシステムを導入すれば、リモートワークなどのオフィス外からでも契約書の閲覧・管理が可能となるため働きやすさの向上にもつながります。
また、セキュリティ対策に力を入れているサービスを利用することで、自社だけで契約書管理を行うよりもセキュリティを強化することができる点もメリットと言えます。
さらに、電子化して保管する場合、保管スペースが不要となる点もメリットです。
デメリットとしては、契約書管理システムの導入にあたって初期費用や月額費用がかかる点、電子化に伴い、これまでの契約フローを変更しなくてはいけない場合がある点が挙げられます。
自社の管理ルールに合わせて契約書を管理しよう
契約書の管理を行うべき部署について、管理パターンをもとに解説しました。
多くの企業では、法務部や総務で管理しているケースが多いですが、契約書管理システムを使うことで、これらの部署がない、社員数が少ない企業でも契約書管理ができるようになるため、場合によってはシステムの導入を検討しても良いでしょう。
