電子帳簿保存法の改正によって義務化された請求書の電子保存と合わせて聞かれるようになったのが「デジタル請求書」です。
デジタル請求書とは、従来の紙の請求書と何が違うのか、どのような特徴があるのかわからないという方も多いと思います。
本記事では、デジタル請求書について解説しますので参考にしてください。
デジタル請求書とは？
デジタル請求書とは、紙の請求と違い、電子データ化された請求書のことを指します。
デジタル請求書は、メールに添付して一瞬で相手に送付することができ、専用のシステムを導入する必要もないため、請求関連業務の効率化につながることから注目されています。
また、クラウド技術が発展し、広く浸透してきたことで、デジタル請求書をクラウドサービス上にアップロードして、相手にダウンロードしてもらうという方法も一般的になりつつあります。
請求書の電子保存にはいくつか要件が決まっているため、それらを満たした形式でのデジタル請求書発行が必要です。
「税務署長への事前申請と承認（改正電子帳簿保存法で緩和）」「真実性」「可視性」といった要件を満たす必要があるため、見やすい形式で請求書を発行することや、検索が可能であること、修正履歴が残るようにすることなどが求められます。
新型コロナウイルスの蔓延により、テレワークを取り入れる企業が増えたこともあり、オフィスにいない場合でも従来と変わらないパフォーマンスで仕事ができるように、書面や押印のデジタル化が進んでいることや、電子帳簿保存法が改正され、請求書の電子保存における受領者側の負担が大きく減ったことからデジタル請求書は普及するようになりました。
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デジタル請求書に関連する法律
デジタル請求書に関連する法律としては、「電子帳簿保存法」が挙げられます。
電子帳簿保存法は、1998年の施行から何度か改正が行われ、2022年1月の改正によって請求書の保存要件が大きく緩和されています。
主な改正内容は以下の通りです。
- 事前手続きの廃止：令和4年1月1日以後に保存する国税関係の帳簿やスキャナ保存については、税務署長の事前承認を廃止
- タイムスタンプの要件緩和：スキャナ保存時に行う電子データへのタイムスタンプの期間を最長2ヶ月に統一
- 検索項目の要件緩和：日付、取引相手、取引金額の3項目に緩和
- 適正事務処理要件の廃止：スキャナ保存に関する一部要件の廃止
- 電子取引における電子データ保存の義務化：電子データを用いたやりとりにおける国税関係書類の紙での保存禁止
- 罰則強化：隠ぺいやデータ改ざんがあった際に、重加算税が10％加重
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デジタル請求書の押印はどうする？
厳密に言えば、紙の請求書であろうとデジタル請求書であろうと印鑑を押印する必要はありません。
ですが、信頼性の向上や発行元を明確にしてトラブルを回避するためにも、印鑑を押印する方法が一般的となっています。
では、データとして存在するデジタル請求書への押印はどのようにすれば良いのでしょうか。
デジタル請求書への押印には、「電子印鑑」を使用します。
電子印鑑とは
電子印鑑とは、パソコンやタブレットから使用できる印鑑のことで、紙に押印するのと同様に、WordやPDFなどの電子文書に押印することができます。
2005年に施行されたe-文書法によって、電子印鑑は法的効力を認められており、デジタル請求書に電子印鑑で押印することで、紙の請求書と同等の効果があることになります。
電子印鑑には、印影を画像に変換しただけのものと、印影に使用者などの識別情報を含んでいるものがあり、前者は誰でも作成できるため完全性には乏しいため、セキュリティ性を高めたい場合は後者のものを利用する必要があります。
印影に識別情報を含んだ電子印鑑を作るには、専用のサービスを利用するのが効率的です。
デジタル請求書の作り方
デジタル請求書の作り方としては、WordやExcelなどのオフィスツールを活用して従来通りの請求書を作成し、PDF形式で保存する方法が手軽です。
デジタル請求書を作る際は、以下の点に注意しましょう。
相手先に押印の有無を確認
電子印鑑は、すでにデジタル請求書のやりとりをしている企業であれば、持っている可能性が高いですが、これから電子化を進めていく企業にとっては新規に用意する必要があります。
また、電子印鑑は種類によっては法的な効力が弱いため、取引先に「電子印鑑は必要か」「印影を画像に変換したものでも大丈夫か」を確認しておきましょう。
請求書の原本を郵送する必要があるか
取引先によっては請求書の原本送付が必須という場合もあります。
請求書の原本がない場合は、メールやファイルアップロードでデジタル請求書を送り、その後原本を郵送しましょう。
初回取引時に印鑑の有無と合わせて原本送付についても確認しておくことをおすすめします。
デジタル請求書を作成して業務を効率化
デジタル請求書について解説しました。
デジタル請求書は、郵送や封入などの作業を効率化して取引をスピーディに行うことができるため、積極的に取り入れたいものです。
電子帳簿保存法の改正によって、ますますデジタル請求書の扱いが増えると予想されますので、今から慣れておくと良いでしょう。
