デジタル化が進む現代において、手書き請求書が注目を浴びる理由は何でしょうか？
電子化の潮流に対抗する手書きの魅力や課題に焦点を当て、この記事では手書き請求書の書き方やメリットとデメリットについて詳しく解説いたします。
手順を追いながら手書き請求書の真価を理解しましょう。
クラウド(Web)請求書発行のおすすめ製品
ワンクリックで申請〜送付までが完了【マネーフォワード クラウド請求書Plus】
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マネーフォワード クラウド請求書Plusとは、株式会社マネーフォワードが運営しているクラウド請求書発行システムです。CRMや販売管理システムなどと連携し、受注データを取り込み、分割・合算して請求書を作成することができるため、手間のかかる手入力が不要となります。
既存システムを変えずに法令対応
マネーフォワード クラウド請求書Plusは、インボイス制度、電子帳簿保存法に対応しており、複雑な税計算や既存のCRMや販売管理システムをカスタマイズする必要はありません。マネーフォワード クラウド請求書Plusを既存システムと併用することで、法令に対応することができます。
かんたんに請求書を作成
マネーフォワード クラウド請求書Plusは、CRMや販売管理システムと自動連携することで、かんたんに請求書を作成することができます。
サブスクリプションビジネスを管理
マネーフォワード クラウド請求書Plusは、新収益認識基準に対応しているため、契約期間に応じた売上を自動按分することができます。
請求書業務を効率化【BtoBプラットフォーム請求書】
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BtoBプラットフォーム 請求書とは、株式会社インフォマートが運営している電子請求クラウドサービスです。請求書の発行から受取、支払い金額の通知などがオールインワンに対応でき、請求書業務を最大90%削減できるとして多くの企業から導入されています。
無理なくデジタル化ができる
BtoBプラットフォーム 請求書は、請求書の発行は郵送代行、受取はAI-OCRを利用してデータ化することで、無理なくデジタル化することができます。
豊富なシステム連携が可能
BtoBプラットフォーム 請求書は、販売管理システムや会計システムなどとの柔軟なシステム連携が可能です。受け取った請求書は、学習機能によって明細単位で部門･勘定科目を自動仕訳して取り込むことができるため、ミスの削減にもつながります。
関連制度に対応
BtoBプラットフォーム 請求書は、2023年10月から施行されているインボイス制度に対応しています。請求データを取り込むだけで、インボイスの記載要件を気にすることはなく、請求書の発行・受取が可能になります。
あらゆる請求書をオンラインで受領【Bill One請求書受領】
(4.5)
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Bill One請求書受領とは、Sansan株式会社が提供している経理AXサービスで、あらゆる請求書をオンラインで受け取ることができます。法改正にも対応しており、導入企業側でアップデートする手間がありません。紙やPDFなど形式が異なる請求書でもデータ化して一元管理できるため、請求書業務を効率化して、月次決算業務を加速させることが可能です。データ化の精度が非常に高く、正確なデータ化を実現します。
どのような請求書も電子化可能
Bill One請求書受領は、紙の請求書もPDF形式の請求書もオンラインで受け取ることができるため、請求書の発行元に負担をかけずにオンライン上で受領することが可能です。 請求書を発行する企業は、Bill Oneスキャンセンターへの郵送、専用アドレスへのメール添付、PDF形式でのアップロード、いずれかの方法で送るだけで請求書を電子化することができます。
業務フローを変えずに法改正に対応
電子帳簿保存法やインボイス制度によって、企業は要件に対応した形式での請求書保管を求められています。 Bill One請求書受領では、適格請求書の発行や登録番号の照合といった機能で、法改正によって求められる要件などに都度対応。導入企業側で業務フローを変更する必要がありません。
外部サービスとの連携でさらに効率化
Bill One請求書受領では、会計ソフトウエアをはじめとした様々なサービスとの連携によって、請求書に関連する業務をさらに効率化することができます。連携可能なサービスは、今後さらに拡大する予定です。
請求書を手書きする理由
手書きで請求書を作成する理由や法的な観点、
メリットやデメリットについて詳しく解説いたします。
請求書を手書きすることの法的な背景
手書き請求書は法的には認められていますが、正確で明瞭な情報が不可欠です。
手書きならではの誤字脱字や読みにくさには気をつけ、取引先の要望や業界の慣習にも注意しましょう。
電子請求書が求められる場合や特定の業種では電子化が推奨されることもあります。
信頼性を保つためには、双方の同意や取引先とのコミュニケーションが重要です。
手書き請求書のメリット
手書きの請求書は、個々の筆跡の違いにより、データ改ざんのリスクが低くなるメリットがあります。
また、紙に書かれた請求書を物理的に保管することで、PC故障やデータ喪失のリスクを軽減でき、作成者は手計算により請求に関する事柄をより把握しやすくなります。
手書き請求書のデメリット
手書きの請求書は作成に時間がかかり、同じ情報を毎回手入力する必要があるデメリットがあります。
手書きでは記入漏れやミスのリスクが高まり、手計算による金額ミスも発生しやすいです。
また、修正や変更がある場合に手作業で請求書を作り直す手間がかかり、保存・整理も電子化に比べて煩雑です。
手書き請求書の作成手順
手書きで請求書を作成する際、正確な手順を追うことが重要です。
以下では、手書き請求書を作成するための手順をご説明いたします。
必須項目とその詳細
手書きの請求書を作成する際には、次の項目が必要です。
書類作成者情報
氏名または法人名を正確にご記入ください。
法人の場合は担当者名も追加します。
事業所の連絡先や社印（個人の場合は認印）もご提供いただくことで、信頼性が高まります。
登録番号はインボイスに必要です。
相手方の情報
相手方の氏名や法人名、連絡先、住所を丁寧にご記入ください。
窓付き封筒の使用を考慮し、適切な敬称での記載をいたします。
取引年月日
取引が行われた日を発効日として記入いたします。
都度方式と掛売方式によって異なる発行タイミングを確認しましょう。
取引内容
納品・提供した商品やサービスの詳細を数量、単価、金額とともに具体的にご説明ください。
インボイス制度に対応するため、税率と消費税額も詳細にお伺いします。
取引金額（税込み）
取引金額を税込みでお知らせください。
消費税額や値引きなどもご記載いただくことで、相手方の経理処理が円滑に進みます。
振込先
請求金額を振り込む口座情報を正確にご提供ください。
振込手数料の負担に関する情報も含め、分かりやすくお知らせいただけると幸いです。
支払期限
請求金額の支払期限を契約書や合意に基づいてお知らせください。
期限が明確でないと、相手方からの入金が遅れる可能性がございます。
請求書番号
管理のしやすさを考慮し、請求書番号を振っていただくと助かります。
番号の設定は必須ではありませんが、便利な機能です。
源泉微収税
取引内容により源泉徴収がある場合は、その金額を事前にご記載いただけますと、相手方の経費処理が円滑に進みます。
支払調書がない場合、証明書類としてご活用いただけます。
手書き請求書のフォーマットと例
手書き請求書のフォーマットは、市販のひな形を利用するか、自社で複写式のフォーマットを作成します。
以下が手書き請求書の例です。
1.書類作成者情報
氏名: 山田花子
事業所連絡先: 〒567-8901 東京都〇〇市△△町2-3-4
登録番号: 012-345-678
2. 相手方情報
相手方氏名: ABC株式会社
相手方連絡先: 〒678-9012 大阪府◯◯市△△町5-6-7
3. 取引年月日
取引日: 2023年4月20日（発行日）
4. 取引内容
商品名: サービス提供
数量: 15個
単価: ¥8,000
金額: ¥120,000
5. 取引金額（税込み）
取引金額: ¥120,000
消費税（10%）: ¥12,000
合計金額: ¥132,000
6. 振込先
銀行名: ◯◯銀行
支店名: △△支店
口座番号: 123-4567890
振込手数料: お客様負担
7. 支払期限
2023年5月5日（契約書に基づく）
8. 請求書番号
請求書番号: 20230420001
9.源泉徴収税
源泉徴収税: なし
手書き請求書の作成時の注意点
手書きで請求書を作成する際の注意点は以下の通りです。
1.必須事項以外にも、例えば請求番号や振込期限、源泉所得税の金額などの補足情報を含めると良いです。
2.文書は丁寧に書き、ボールペンを使用し、金額の表記も注意が必要です。
3.時間がかかるため余裕をもって作業し、計算ミスを防ぐよう心がけましょう。
4.デジタル化が進んでいるため、取引先の要望に応じて電子化も検討しましょう。
5.個人事業主の場合、源泉徴収の金額を正確に記載することが必要です。
これらのポイントを押さえれば、手書き請求書も効果的に作成できます。
請求書 書き方 手書きのベストプラクティス
法的要件に準拠し、最低情報を記載することが重要ですが、取引先に親切な対応が付加価値となります。
手書き請求書はお金の取引を反映する大切な書類です。
国税庁の要件だけでなく、請求番号や振込期限、源泉所得税の金額なども配慮し、信頼性と使いやすさを両立させましょう。
