アルファオフィスの料金·評判·機能について

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    かつては一部の好事家だけのものであったインターネットも現在では一般に広まり、ことビジネスの場ではなくてはならないものになりました。
    あらゆるデータを瞬時に共有できるようになりましたが、だからこそ必要となるのが各種データの管理です。
    社内·社外とデータを共有するためのサービスは今日さまざまな企業からリリースされていますが、今回はその中でもアルファオフィスに注目して解説します。

    アルファオフィスとは

    アルファオフィスとはASP型グループウェアサービスで、設定したユーザーたちとサービスを介して情報を共有したり、また指定したドキュメントを管理したりすることが可能です。
    費用が非常に安く、初期費用を除けば一人あたり月額100円で使用できます。
    なお、大塚製薬や大塚化学などをグループ会社として保有し、複合機の販売やカタログ通販「たのめーる」で知られている大塚商会がアルファオフィスの提供元です。

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    あらゆる業務を一元管理: monday.com

    (4.5)

    月額費用900円〜無料お試し14日間無料
    初期費用要問い合わせ導入会社140,000社

    チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード/ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。

    タスク管理の煩雑さを解消

    monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。

    リモートワークの管理にも最適

    リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。

    リアルタイムでのタスク管理が可能

    チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。

    操作性に優れたグループウェア: aipo

    (5.0)

    月額費用350円~/ユーザー無料お試し14日間無料
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    ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、ワークフロー、Webメール、ファイル共有、ブログ、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。

    テレワークにおけるスケジュール管理が可能

    テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 aipoは、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。

    ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現

    紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 aipoでは、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。

    Excelでのスケジュール管理から脱却できる

    Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。


    アルファオフィスの特徴·機能

    ここからはアルファオフィスの特徴や機能について説明いたします。

    使いやすいASP型サービス

    アルファオフィスはASP、つまりインターネット上でアプリケーションを開いて利用するタイプのサービスです。
    そのため端末にソフトウェアをインストールする必要がなく、ネットワーク環境さえ整っていればどの端末からでも使えます。
    またASP型であるため、社内への専用サーバーの設置も不要です。

    アルファオフィスを介してデータ共有

    容量が大きいデータはメール添付では送受信が行えないことがあり、また仮に可能だったとしても送信や受信に時間がかかったりエラーが頻出したりすることが珍しくありません。
    しかしアルファオフィスを介せば大容量のデータでもストレスなく共有することができます。
    また、アルファオフィスにアップしたデータのダウンロード権限を設定できるので、図面や企画書などのデータは社外の方もダウンロードできるようにし、社内資料や決算手続きは社内のみに限定、といった使い方も可能です。

    グループウェア機能も搭載

    アルファオフィスではデータ共有だけでなくグループウェア、組織内での情報共有機能も用意されています。
    たとえば会議のスケジュールや会議室の予約、また外出中の社員への伝言などを、アルファオフィスを介して共有することが可能です。

    アルファオフィス導入のメリット

    アルファオフィス導入のメリットはまずデータ共有が挙げられます。
    新着順に確認できるためアップロードされているデータを端から探す必要はなく、またその管理画面も非常にシンプルな作りなのでわかりやすいです。
    加えて、キャビネット(ファイルフォルダ)は最大で5階層まで登録できるので、それぞれのファイルを整理して登録しておくことができます。
    ビジネスのIT化が進み扱うデータの容量や数も増えつつある昨今、使い勝手が良いアルファオフィスは多くの職場にて活用できるでしょう。

    アルファオフィスの価格·料金プラン

     

    アルファオフィスには月額1,000円のメガタイプ、月額10,000円のギガタイプ、そして月額1,000円のキャビネット版と3種類のプランが用意されています。
    それぞれ機能は同じですが、ディスクの容量が異なり、メガタイプは100MBでギガタイプは100GBです。
    なお、キャビネット版は大塚商会が提供しているサービス「アルファメール」「アルファメールプレミア50G·100G 」を契約中の方のみが選択できます。
    2021年2月現在/詳細は公式サイトを確認

    アルファオフィスの注意点

    各種プランのうちメガタイプとギガタイプは月額料金のほかに初期費用が10,000円かかります。
    また、初期のユーザー数は10までであり、それ以上の人数を追加したい場合は有料オプションを別途使わなくてはなりません。
    しかし、機能面に関して注意すべき点は基本的になく、どなたでも安心して使用できます。

    アルファオフィスの導入事例·評判

    顧客応対業務を迅速かつ正確に行えるようになりました

    “これまでFAQは商品ごとに管理していたのですが、商品点数が増えるにつれデータ数も増加し、相談センターへお客様からのお問い合わせが届いても必要なデータを取り出すまでに時間がかかっていました。それを是正すべくアルファオフィスを導入したところ、結果としてあらゆる情報を素早く参照できるようになり、顧客応対業務の効率が向上しました。大塚商会では訪問開発サービスを行っているため導入までの時間がかからず、さらに低コストで運用できるので非常に助かっています。”(株式会社セガトイズ様)

    類似サービスとの比較

    アルファオフィスと同様に情報の共有ができるサービスとしてはサイボウズ Office が挙げられます。
    サイボウズOfficeではファイルやスケジュールの管理、そして施設の予約やタイムカードなどの機能を使うことが可能です。
    また、サイボウズ Officeはクラウドサービスなのでスマートフォンとの相性も良く、屋外にいながらでも快適に使用できます。
    加えて、データは国内4地点にあるサーバーで管理され、それらは定期的にバックアップを取っているので、情報の漏洩や焼失の心配もありません。
    なお、1ユーザーあたり500円が月額費用としてかかりますが、サイボウズ Officeは5ユーザーより利用が可能です。

    アルファオフィスを含むおすすめのグループウェアツール比較

    グループウェアツールについてはこちらの記事も参考にしてみてください。

    アルファオフィスで業務の効率化を

    ITの進歩はビジネスシーンに大きな恩恵を与えましたが、その一方で昔にはなかった手間を発生させたのも事実です。
    しかし、アルファオフィスを使用すれば組織内での情報共有や大容量データのやり取りなど、通常のインターネット環境では煩雑になりがちな業務を簡潔化させることができます。
    月額料金も非常に安いので、気になった方はまずメガタイプから試してみることをおすすめします。

    画像·データ出典:アルファオフィス公式サイト

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    業界:メーカー 会社規模:11人~30人

    満足度

    必要な機能が揃った便利なツール

    良い点

    掲示板やスケジュール調整など必要な機能が一通り揃っていて丁度良いところです。

    改善点

    データ保管の費用が少々割高な印象です。

    導入して解決できた課題や得られた成果等

    これまでは部門ごとにエクセルで管理していましたが、一覧で管理ができるようになったので助かっています。
    また、会議室の予約なども使いやすいので便利です。
    容量が大きいファイルもファイル転送システムで送ることができてよいです。

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