- 月額費用
- 1,000円〜/ユーザー
- 初期費用
- 10,000円
- 無料お試し
- あり
- 導入社数
- 非公開
かつては一部の好事家だけのものであったインターネットも現在では一般に広まり、ことビジネスの場ではなくてはならないものになりました。
あらゆるデータを瞬時に共有できるようになりましたが、だからこそ必要となるのが各種データの管理です。
社内·社外とデータを共有するためのサービスは今日さまざまな企業からリリースされていますが、今回はその中でもアルファオフィスに注目して解説します。
アルファオフィスとは
アルファオフィスとはASP型グループウェアサービスで、設定したユーザーたちとサービスを介して情報を共有したり、また指定したドキュメントを管理したりすることが可能です。
費用が非常に安く、初期費用を除けば一人あたり月額100円で使用できます。
なお、大塚製薬や大塚化学などをグループ会社として保有し、複合機の販売やカタログ通販「たのめーる」で知られている大塚商会がアルファオフィスの提供元です。
アルファオフィスの特徴·機能
ここからはアルファオフィスの特徴や機能について説明いたします。
使いやすいASP型サービス
アルファオフィスはASP、つまりインターネット上でアプリケーションを開いて利用するタイプのサービスです。
そのため端末にソフトウェアをインストールする必要がなく、ネットワーク環境さえ整っていればどの端末からでも使えます。
またASP型であるため、社内への専用サーバーの設置も不要です。
アルファオフィスを介してデータ共有
容量が大きいデータはメール添付では送受信が行えないことがあり、また仮に可能だったとしても送信や受信に時間がかかったりエラーが頻出したりすることが珍しくありません。
しかしアルファオフィスを介せば大容量のデータでもストレスなく共有することができます。
また、アルファオフィスにアップしたデータのダウンロード権限を設定できるので、図面や企画書などのデータは社外の方もダウンロードできるようにし、社内資料や決算手続きは社内のみに限定、といった使い方も可能です。
グループウェア機能も搭載
アルファオフィスではデータ共有だけでなくグループウェア、組織内での情報共有機能も用意されています。
たとえば会議のスケジュールや会議室の予約、また外出中の社員への伝言などを、アルファオフィスを介して共有することが可能です。
アルファオフィスはスマホから利用できる?
スマートフォン用サイトを用意
アルファオフィスには、スマートフォン向けのログインページがあります。
スマートフォン用専用サイトでは、以下の機能が利用できます。
- キャビネット
- スケジューラ
- 掲示板
- 施設予約
- ToDo
- 回覧板
- アドレス帳
- ワークフロー（オプション）
- 営業支援（オプション）
- ツール
アプリは提供されていない
専用のWebサイトは用意されていますが、アプリからの利用はできません。
また、PCアイコンが表示されている機能に関しては、PC用の画面にリンクされるようになっています。
アルファオフィスのキャビネット版について
ファイル共有が可能
アルファオフィスのキャビネット版では、アルファメールプレミアのディスクを使用してファイルの共有を行うことができます。
オフィスにいなくても、離れた場所にある支店や取引先などにファイルを共有することができるため、スムーズなプロジェクト進行が可能となります。
また、アルファオフィスのキャビネット版は英語表記に切り替えることも可能なため、グローバル企業や海外支店とのやりとりにもおすすめです。
大容量データ送信も可能
アルファオフィスのファイル送信機能は、メール添付では送ることができない大容量のファイル送信を可能とします。
ファイル送信機能では、アルファオフィスのIDを持っていない相手にもファイルを送ることができます。
セキュリティ面にも考慮されており、パスワードやファイル有効期限の設定をすることも可能です。
送信したファイルを誰が確認したのか、履歴を確認することもできます。
アルファオフィスのワークフロー機能について
ポータルで申請状況を確認
アルファオフィスのワークフロー機能では、ポータル上で申請状況を確認することができます。
未処理の承認案件や申請結果をポータル上から確認でき、確認漏れなどのミスを削減できるようになります。
件数表示と明細表示から表示形式を選択できるため、自社が利用しやすいものを選ぶと良いでしょう。
テンプレートを用意
アルファオフィスのワークフロー機能では、豊富なテンプレートを用意しているため、申請業務の効率化を図ることができます。
- 住所変更届
- 購入申請
- E-Mailアドレス申請
- 会社情報調査依頼
- 通勤定期代変更届
- 資格取得申請
- 氏名変更届
- 紛失届
- 遅刻早退届
- 直行直帰届
- 作業週報
- 稟議書
上記以外にも、豊富なテンプレートが20種類以上あり、テンプレートはそのまま使用することも、項目を追加したり、承認ルートを変更したりすることも可能です。
アルファオフィス導入のメリット
アルファオフィス導入のメリットはまずデータ共有が挙げられます。
新着順に確認できるためアップロードされているデータを端から探す必要はなく、またその管理画面も非常にシンプルな作りなのでわかりやすいです。
加えて、キャビネット(ファイルフォルダ)は最大で5階層まで登録できるので、それぞれのファイルを整理して登録しておくことができます。
ビジネスのIT化が進み扱うデータの容量や数も増えつつある昨今、使い勝手が良いアルファオフィスは多くの職場にて活用できるでしょう。
アルファオフィスの価格·料金プラン
アルファオフィスには月額1,000円のメガタイプ、月額10,000円のギガタイプ、そして月額1,000円のキャビネット版と3種類のプランが用意されています。
それぞれ機能は同じですが、ディスクの容量が異なり、メガタイプは100MBでギガタイプは100GBです。
なお、キャビネット版は大塚商会が提供しているサービス「アルファメール」「アルファメールプレミア50G·100G 」を契約中の方のみが選択できます。
2021年2月現在/詳細は公式サイトを確認
アルファオフィスの注意点
各種プランのうちメガタイプとギガタイプは月額料金のほかに初期費用が10,000円かかります。
また、初期のユーザー数は10までであり、それ以上の人数を追加したい場合は有料オプションを別途使わなくてはなりません。
しかし、機能面に関して注意すべき点は基本的になく、どなたでも安心して使用できます。
アルファオフィスの導入事例·評判
顧客応対業務を迅速かつ正確に行えるようになりました
“これまでFAQは商品ごとに管理していたのですが、商品点数が増えるにつれデータ数も増加し、相談センターへお客様からのお問い合わせが届いても必要なデータを取り出すまでに時間がかかっていました。それを是正すべくアルファオフィスを導入したところ、結果としてあらゆる情報を素早く参照できるようになり、顧客応対業務の効率が向上しました。大塚商会では訪問開発サービスを行っているため導入までの時間がかからず、さらに低コストで運用できるので非常に助かっています。”(株式会社セガトイズ様)
アルファオフィスのいい評判･口コミ
アルファオフィスでは、以下のような良い口コミ･評判がありました。
・在宅勤務になってからアルファ オフィスは必須のアイテムになっています。部署や全体のスケジュール管理、会議室などの施設管理にも活用しています。
・契約期間中にいくつかトラブルがあったものの、サポート体制は充実しています。大塚商会ということで信頼性は高いです。
・サポートが充実していて安定性も高いので自社の業務には適しています。さすが大手ツールだけのことはあると感じています。
開発企業のネームバリューから認知度が高いようです。グループウェアとしての基本機能についても一定の評価が得られています。
アルファオフィスのその他評判･口コミ
アルファオフィスでは、その他に、以下のような口コミ･評判がありました。
アルファオフィスのその他口コミ･評判
・単機能、基本機能のみが必要なユーザーには向いているかもしれません。しかしながら、操作性が悪く使いにくい印象です。
・大塚商会ということで信頼性は高いものの、レンタルサーバーとしての機能や価格ではやや物足りなさを感じます。これまでに何度かトラブルもありました。
・目立った通信障害などはなく、安定性が高い一方で、とにかくメールの送受信が遅いです。容量が小さくてもサーバータイムアウトになり送信できなくなることがあります。
基本機能や信頼性は評価されているものの、特に通信面で多くの不満がみられます。機能面でもやや物足りなさを感じているユーザーが多く見受けられます。
アルファオフィスを導入した結果は？
アルファオフィスを導入した結果に関しては、以下のような評判・口コミがありました。
アルファオフィスを導入した結果に関する評判・口コミ
・導入から半年ほどが経過していますが、通信面で多少速度が気になることはありますが、許容範囲です。サーバ環境は枯れているので安心感はあります。
・これまでは部門別に口頭やExcelでスケジュール管理していましたが、アルファオフィス導入後は一覧で管理・追加・修正ができるようになりました。また、施設予約も簿冊だったものがデータ管理へ移行できました。
・サポートの迅速さや応対の丁寧さは満足できます。高齢者もおり、規模も小さい自社のような環境では使いやすいサービスです。
実際に導入した企業ではある程度満足感が得られているようです。こちらもサポートの手厚さが評価されています。
アルファオフィスの改善希望ポイントは？
アルファオフィスに関しては以下のような、改善希望ポイントがあるようです。
アルファオフィスで改善して欲しいポイント
・大塚商会の自社経営と聞いていたので国内サーバかと思っていましたが海外サーバでした。機能的には問題ありませんが速度が遅いので改善してほしいです。
・ASPサービスのため、クラウドSaaSと比較すると見劣りします。データ保管コストも割高なので改善してもらいたいです。
・サポートは充実していますが、機能面での物足りなさが否めません。今後の機能充実を期待しています。
悪い口コミ同様、通信速度への不満が多く、この点の改善が求められているようです。機能面での充実を望む声も聞かれます。
類似サービスとの比較
アルファオフィスと同様に情報の共有ができるサービスとしてはサイボウズ Office が挙げられます。
サイボウズOfficeではファイルやスケジュールの管理、そして施設の予約やタイムカードなどの機能を使うことが可能です。
また、サイボウズ Officeはクラウドサービスなのでスマートフォンとの相性も良く、屋外にいながらでも快適に使用できます。
加えて、データは国内4地点にあるサーバーで管理され、それらは定期的にバックアップを取っているので、情報の漏洩や焼失の心配もありません。
なお、1ユーザーあたり500円が月額費用としてかかりますが、サイボウズ Officeは5ユーザーより利用が可能です。
アルファオフィスを含むおすすめのグループウェアツール比較
グループウェアツールについてはこちらの記事も参考にしてみてください。
この製品に関連する動画を紹介
アルファオフィスで業務の効率化を
ITの進歩はビジネスシーンに大きな恩恵を与えましたが、その一方で昔にはなかった手間を発生させたのも事実です。
しかし、アルファオフィスを使用すれば組織内での情報共有や大容量データのやり取りなど、通常のインターネット環境では煩雑になりがちな業務を簡潔化させることができます。
月額料金も非常に安いので、気になった方はまずメガタイプから試してみることをおすすめします。
画像·データ出典:アルファオフィス公式サイト
