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企業にとっては社内での情報共有やコミュニケーションは業務を円滑に行うために非常に重要です。以前は対面でのコミュニケーションや会議での情報交換が当たり前でしたが、昨今では対面でのコミュニケーションを苦手とする若手社員も多く、チャットを利用した会話の方が好まれる傾向があります。
そこで今回は社内のコミュニケーションの活性化を支援するグループウェアのサイボウズ Officeというサービスについてご紹介させていただきます。
サイボウズ Officeとは
サイボウズ Officeとはサイボウズ株式会社が提供しているグループウェアです。メッセージ機能はもちろんのこと、スケジュール管理や掲示板機能、To Doリスト機能などビジネスにおいて必要となる多数の機能がワンパッケージに搭載されています。
1997年のサービス提供以降から累計で65,000社以上での導入実績がある非常に人気なサービスです。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
あらゆる業務を一元管理： monday.com
(4.5)
| 月額費用 | 900円〜 | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 140,000社 |
チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード／ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。
タスク管理の煩雑さを解消
monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。
リモートワークの管理にも最適
リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。
リアルタイムでのタスク管理が可能
チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。
操作性に優れたグループウェア： aipo
(5.0)
| 月額費用 | 350円~/ユーザー | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 導入会社 | 要お問合せ |
ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、ワークフロー、Webメール、ファイル共有、ブログ、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。
テレワークにおけるスケジュール管理が可能
テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 aipoは、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 aipoでは、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。
サイボウズ Officeの機能･特徴
使いやすいトップ画面
サイボウズ Officeにログインして最初に表示されるトップページ画面ではその日の予定はもちろんメッセージ、掲示板への書き込みなど確認したい情報が1画面でわかるような設計になっているので非常に使いやすいです。トップページに表示する内容はTo Doリストやアクセス頻度の多いWEBサイトのリンク集などユーザーの必要な情報が表示されるように自在にカスタマイズすることが可能なのでわざわざ複数のページを開く必要がなく非常に効率的に使うことができます。
背景画像、テーマカラーも簡単に変更することが可能です。標準で搭載されているテーマ･画像から変更することはもちろんオリジナルの画像をテーマとして使用することができるので自分だけのトップページをカスタマイズすることができます。
利便性の高いメッセージ機能
サイボウズ Officeのメッセージ機能はチームメンバー、プロジェクトメンバーと特定の相手にターゲットを設定してメッセージを送ることで情報共有をすることができます。社外の人への連絡はメールなどを使用して分けることで送り間違いのミスもなくなります。
また、メッセージにはリアクションをすることができるのでメッセージ内容に対して相手がどのように感じたかを視覚的に知ることができます。メッセージ作成時やコメントが来た際に通知がくるようになっているので確認ミスも防ぐことが可能です。LINEのようにメッセージの閲覧状況を確認することができるので全員が既読状態になっているかを簡単に確認することができます。
スマホ･タブレットにも対応
どんなに便利な機能を搭載していてもPCのみでしか使うことができないのであれば営業職などの外出が多いメンバーには非常に使い勝手の悪いサービスになってしまいます。サイボウズ Officeはスマートフォンはもちろんタブレットからもアクセスすることが可能なので外出先やテレワークのような自宅勤務でも安心して利用することができます。専用のアプリをインストールすることでサイボウズ Officeへの新着通知を受け取ることができるだけでなく、スケジュール確認やメッセージ、メールなどの基本的な機能も利用することができるようになります。
Garoonとの違いは？
同じサイボウズ株式会社から提供されているグループウェアのGaroon(ガルーン)との違いは対象としている規模の違いにあります。サイボウズ Officeは利用者数が数名〜300名までを推奨としておりGaroonは数十名〜5,000名以上での利用も可能とされています。中小企業向けのサイボウズ Officeに対して大企業向けのGaroonといった位置づけになります。
サイボウズ Officeの料金･価格
サイボウズ Officeはクラウド版とパッケージ版の2種類を提供しています。クラウド版は初期費用0円でスタンダードコースは1ユーザーあたり月額500円になります。プレミアムコースは1ユーザーあたり月額800円になります。契約は5ユーザーからで最低契約期間は1ヶ月なので非常に導入のハードルの低いサービスと言えます。
パッケージ版はユーザー数ごとの対応した基本パッケージを購入する必要があり、最低価格の10ユーザー版ではスタンダードコースで63,800円、プレミアムコースは82,800円になります。ユーザー数が増えるごとにパッケージ料金も高額になります。
30日間の無料トライアルも可能なので気になった場合はトライアルから運用してみることをおすすめします。
2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
サイボウズ Officeの強み
サイボウズ Officeの強みは低コストで導入ができ直感的操作が可能というところです。クラウド版であればスタンダードコースを導入することで1ユーザーにつき月額500円で利用することができるのは非常にコスパに優れています。スタンダードコースでも標準機能は全て使うことができるので安心です。また、トップページを自分が使いやすい用に直感的操作でカスタマイズできるのでグループウェアを初めて利用するという従業員の方でもすぐに使いこなすことができるサービスです。
利用企業からの評判･口コミ
社内への浸透もスムーズでした
“社内のコミュニケーションツールをクラウド化したいと考えていたときに複数ツールを比較検討しサイボウズ Officeを導入することにしました。システムに詳しくない人でも簡単に運用することができるのが良いですね。スモールスタートから始めて導入半年後には基本機能をほぼ全ての従業員が使いこなせるようになっていましたね。”(株式会社柏圭様)
使いやすくセキュリティ対策も安心です
“エクセルの管理ではどれが最新版かわからなくなってしまう問題があったのでサイボウズ Officeを導入することにしました。画面構成が見やすくて管理者も利用者も使いやすいシステムだと思いました。セキュリティ対策も複数パスワードの設定や電子証明書を利用してのアクセス制御機能があるので安心ですね。コストパフォーマンスにも優れているサービスだと感じています。”(清名監査法人様)
SNSでの評判･口コミ
普通にアラート出てるのに何故か三時間の会議が入ってたので変更した。
— mayuが全力で走る🐧 (@mayuyutwi) December 2, 2019
サイボウズoffice好きだけど、アラートが出たら絶対予定入れられない設定とかにできたら超ありがたい…。アラート無視して入れてくるパターン対策…。
サイボウズOfficeのスケジュール機能めっちゃいい。非公開ってほんとうに非公開だよね。タスクレベルの自分のスケジュール入れまくってるけど。非公開だからいいんだよね。サイボウズOffice スマホで連携できない(設定にされてる)のが悲しい。#サイボウズ #サイボウズOffice
— おゆ 🐘 (@yurio0429) December 25, 2019
類似サービスとの比較
サイボウズ Officeとの類似サービスとしてはWaWaOfficeやG suiteなどが挙げられます。これらのサービスを料金面や機能面で比較すると以下の通りです。
| サービス名 | 料金（月額） | 初期費用 | お試し利用 | 特徴 |
| サイボウズ Office | ･スタンダードコース/500円/ユーザー ･プレミアムコース/800円/ユーザー | 0円 | あり | ･直感的操作が可能 ･低コストから運用が可能 |
| WaWaOffice | ･WaWaOfficeグループウェア/400円/ユーザー ･基本料金/2,500円 | 0円 | あり | ･必要な機能ごとに導入できる ･直感的操作が可能 |
| G suite | ･Basic/680円/ユーザー ･Business/1,360円/ユーザー･Enterprise/3,000円/ユーザー | 0円 | あり | ･Googleのツールをビジネスでも使用できる ･様々な機能がオールインワンで搭載されている |
料金面での比較としてはやはりサイボウズ Officeが1ユーザーあたり500円から利用することが可能でそれ以外の費用がかからないのでおすすめです。
機能面での比較としてはグループウェアを利用したことがないという場合ですと直感的操作が可能で管理画面もわかりやすいサイボウズ Officeか普段からGoogleのツールを使用しているようであればG suiteもスムーズに運用することができるのでおすすめです。
サイボウズ Officeを含むおすすめのグループウェアツール比較
グループウェアツールについてはこちらの記事も参考にしてみてください。
サイボウズ Officeで社内交流の活性化を
今回はグループウェアのサイボウズ Officeをご紹介させていただきました。グループウェアは社内での情報共有、タスク管理など仕事の効率をあげてくれる非常に便利なツールです。エクセルなどでは管理しきれない部分までを簡単に管理、効率化できるようになるのでぜひ積極的に導入を検討してみてください。
画像･データ出典:サイボウズ Office
