- 月額費用
- 500円〜/ユーザー
- 初期費用
- 要お問合せ
- 無料お試し
- 30日間
- 導入社数
- 非公開
企業にとっては社内での情報共有やコミュニケーションは業務を円滑に行うために非常に重要です。以前は対面でのコミュニケーションや会議での情報交換が当たり前でしたが、昨今では対面でのコミュニケーションを苦手とする若手社員も多く、チャットを利用した会話の方が好まれる傾向があります。
そこで今回は社内のコミュニケーションの活性化を支援するグループウェアのサイボウズOfficeというサービスについてご紹介させていただきます。
サイボウズOfficeとは
サイボウズOfficeとはサイボウズ株式会社が提供しているグループウェアです。メッセージ機能はもちろんのこと、スケジュール管理や掲示板機能、To Doリスト機能などビジネスにおいて必要となる多数の機能がワンパッケージに搭載されています。
1997年のサービス提供以降から累計で65,000社以上での導入実績がある非常に人気なサービスです。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
あらゆる業務を一元管理： monday.com
(4.5)
| 月額費用 | 900円〜 | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 140,000社 |
チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード／ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。
タスク管理の煩雑さを解消
monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。
リモートワークの管理にも最適
リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。
リアルタイムでのタスク管理が可能
チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。
操作性に優れたグループウェア： クロジカスケジュール管理
(5.0)
| 月額費用 | 0円~/ユーザー | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 導入会社 | 要お問合せ |
ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、日程調整、ワークフロー、ファイル共有、タイムライン、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。
テレワークにおけるスケジュール管理が可能
テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 クロジカスケジュール管理は、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 クロジカスケジュール管理では、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。
サイボウズOfficeの機能･特徴
使いやすいトップ画面
サイボウズOfficeにログインして最初に表示されるトップページ画面ではその日の予定はもちろんメッセージ、掲示板への書き込みなど確認したい情報が1画面でわかるような設計になっているので非常に使いやすいです。トップページに表示する内容はTo Doリストやアクセス頻度の多いWEBサイトのリンク集などユーザーの必要な情報が表示されるように自在にカスタマイズすることが可能なのでわざわざ複数のページを開く必要がなく非常に効率的に使うことができます。
背景画像、テーマカラーも簡単に変更することが可能です。標準で搭載されているテーマ･画像から変更することはもちろんオリジナルの画像をテーマとして使用することができるので自分だけのトップページをカスタマイズすることができます。
利便性の高いメッセージ機能
サイボウズOfficeのメッセージ機能はチームメンバー、プロジェクトメンバーと特定の相手にターゲットを設定してメッセージを送ることで情報共有をすることができます。社外の人への連絡はメールなどを使用して分けることで送り間違いのミスもなくなります。
また、メッセージにはリアクションをすることができるのでメッセージ内容に対して相手がどのように感じたかを視覚的に知ることができます。メッセージ作成時やコメントが来た際に通知がくるようになっているので確認ミスも防ぐことが可能です。LINEのようにメッセージの閲覧状況を確認することができるので全員が既読状態になっているかを簡単に確認することができます。
スマホ･タブレットにも対応
どんなに便利な機能を搭載していてもPCのみでしか使うことができないのであれば営業職などの外出が多いメンバーには非常に使い勝手の悪いサービスになってしまいます。サイボウズOfficeはスマートフォンはもちろんタブレットからもアクセスすることが可能なので外出先やテレワークのような自宅勤務でも安心して利用することができます。専用のアプリをインストールすることでサイボウズOfficeへの新着通知を受け取ることができるだけでなく、スケジュール確認やメッセージ、メールなどの基本的な機能も利用することができるようになります。
おすすめのグループウェア
Garoonとの違いは？
同じサイボウズ株式会社から提供されているグループウェアのGaroon(ガルーン)との違いは対象としている規模の違いにあります。サイボウズOfficeは利用者数が数名〜300名までを推奨としておりGaroonは数十名〜5,000名以上での利用も可能とされています。中小企業向けのサイボウズOfficeに対して大企業向けのGaroonといった位置づけになります。
サイボウズOfficeはサポートが終了している？
パッケージ版の販売が終了予定
パッケージ版のサイボウズOfficeは、2021年から2026年にかけて順次販売を終了、2027年9月にはサポートを終了する予定です。
すでに、2021年9月に下記内容が終了しています。
- 基本ライセンス
- 継続サービスライセンス複数年パック
- バージョンアップライセンス
- デヂエ乗換優待ライセンス
今後はクラウド版に移行
パッケージ版のサイボウズOfficeは順次販売終了、サポート終了となるため、クラウド版への移行が必要となります。
パッケージ版からクラウド版への移行手順は、以下の通りです。
- クラウド版試用申込
- パッケージ版での事前準備
- クラウド版での事前準備
- データ移行、ツールの実行
- データ移行後の設定
なお、サイボウズOfficeの登録ユーザーが350名を超える場合はデータ移行ツールを利用できないため、問い合わせが必要となります。
サイボウズOfficeのカスタムアプリについて
カスタムアプリとは
サイボウズOfficeのカスタムアプリとは、標準搭載の機能に加えて、自社業務に合わせたアプリケーションをユーザー自身で作成できるオプションになります。
プレミアムコース限定のオプションとなっており、無制限にアプリを作成することができます。
100種類以上のテンプレートから選んでアプリを作成できるため、初心者の方でも手軽にアプリの追加が可能です。
利用できるカスタムアプリの種類
サイボウズOfficeのカスタムアプリで作成できるアプリの一例は、以下の通りです。
- 日報
- クレーム管理
- 顧客情報
- 商談進捗管理
- 費用申請・承認
- 社内アンケート
- 売上情報
- 休暇申請
- 採用管理
- お中元/お歳暮管理
- お弁当注文アプリ
上記以外にも、様々なアプリを作成することができます。
サイボウズOfficeにマニュアルはある？
オンラインマニュアルを用意
サイボウズOfficeでは、操作方法や機能についてまとめたオンラインマニュアルを用意しています。
- 導入
- 管理者
- ユーザー
- オプション
- 目的別ガイド
上記の項目ごとに操作方法や機能の説明がまとめられており、PDF形式でマニュアルをダウンロードすることもできます。
よくある質問を参照することも可能
サイボウズOfficeのマニュアルページでは、よくある質問も公開されており、困った際は参照することで問題を解消できる場合があります。
よくある質問では、運用体制やログイン、パスワード、トップページ、基本アプリケーション、カスタムアプリなど、項目ごとに質問がまとめらており、キーワードでも検索することができます。
サイボウズOfficeの料金･価格
サイボウズOfficeはクラウド版とパッケージ版の2種類を提供しています。クラウド版は初期費用0円でスタンダードコースは1ユーザーあたり月額500円になります。プレミアムコースは1ユーザーあたり月額800円になります。契約は5ユーザーからで最低契約期間は1ヶ月なので非常に導入のハードルの低いサービスと言えます。
パッケージ版はユーザー数ごとの対応した基本パッケージを購入する必要があり、最低価格の10ユーザー版ではスタンダードコースで63,800円、プレミアムコースは82,800円になります。ユーザー数が増えるごとにパッケージ料金も高額になります。
30日間の無料トライアルも可能なので気になった場合はトライアルから運用してみることをおすすめします。
2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
サイボウズOfficeの強み
サイボウズOfficeの強みは低コストで導入ができ直感的操作が可能というところです。クラウド版であればスタンダードコースを導入することで1ユーザーにつき月額500円で利用することができるのは非常にコスパに優れています。スタンダードコースでも標準機能は全て使うことができるので安心です。また、トップページを自分が使いやすい用に直感的操作でカスタマイズできるのでグループウェアを初めて利用するという従業員の方でもすぐに使いこなすことができるサービスです。
利用企業からの評判･口コミ
社内への浸透もスムーズでした
“社内のコミュニケーションツールをクラウド化したいと考えていたときに複数ツールを比較検討しサイボウズOfficeを導入することにしました。システムに詳しくない人でも簡単に運用することができるのが良いですね。スモールスタートから始めて導入半年後には基本機能をほぼ全ての従業員が使いこなせるようになっていましたね。”(株式会社柏圭様)
使いやすくセキュリティ対策も安心です
“エクセルの管理ではどれが最新版かわからなくなってしまう問題があったのでサイボウズOfficeを導入することにしました。画面構成が見やすくて管理者も利用者も使いやすいシステムだと思いました。セキュリティ対策も複数パスワードの設定や電子証明書を利用してのアクセス制御機能があるので安心ですね。コストパフォーマンスにも優れているサービスだと感じています。”(清名監査法人様)
SNSでの評判･口コミ
サイボウズOfficeのスケジュール機能めっちゃいい。非公開ってほんとうに非公開だよね。タスクレベルの自分のスケジュール入れまくってるけど。非公開だからいいんだよね。サイボウズOffice スマホで連携できない(設定にされてる)のが悲しい。#サイボウズ #サイボウズOffice
— おゆ 🐘 (@yurio0429) December 25, 2019
サイボウズOfficeのいい評判･口コミ
サイボウズOfficeでは、以下のような良い口コミ･評判がありました。
・社員のスケジュールやワークフローの共有がしやすくなり、予定が組みやすくなった。
・社内情報が一元化されることで見落としを防げるとともに、アクセスしやすくなった。
・社員のスケジュール把握と共に、打合せ場所や時間の予約もしやすい。
スケジュール管理やファイル共有、勤怠管理などスムーズに業務を行うための機能が一元的に集約されている印象です。
不要な工程をできるだけ排除して、目的とする情報や結果へ簡単にアクセスできることが強みのようですね。
社員それぞれのスケジュールやワークフローが共有しやすく、会議のための予定確認を取る必要がなくなることも業務の効率化に繋がりそうです。
サイボウズOfficeのその他評判･口コミ
サイボウズOfficeでは、その他に、以下のような口コミ･評判がありました。
サイボウズOfficeのその他口コミ･評判
・モバイル版だと複数人のスケジュール確認がしづらく、不便さを感じる。
・使える機能が多い分、画面がごちゃついて感じることがある。
・検索機能において、思うような検索結果が反映されないことがある。
利用できる機能が多くてカスタマイズ性に優れる分、画面内がごちゃついてしまうことに起因する操作性の悪さが目立った印象です。
自分好みにカスタマイズすることもできますが、同時に手間にもなります。
導入当初は特に、直感的に操作できるような機能性を重視する声が多くありました。
直感的な操作性への改善で、大半の悪い口コミへ対処できるように思います。
サイボウズOfficeを導入した結果は？
サイボウズOfficeを導入した結果に関しては、以下のような評判・口コミがありました。
サイボウズOfficeを導入した結果に関する評判・口コミ
・複数人の予定を組む際に、個別に何度もスケジュール確認する必要がなくなった。
・勤怠管理がPC内のツールで行えるので、リモートワークがしやすくなった。
・スマホでも動作が軽いので、出先でもスケジュール確認や更新が容易になった。
サイボウズOfficeの導入によってスケジュールや勤怠管理、資料などの共有が1つのツールで可能になったとのこと。
そのおかげで容易に必要な情報へのアクセスができるようになったようです。
余計な確認や手順を踏む必要がなくなったことで、業務の効率化が実現したとの声も多くありました。
スマホでも簡単に操作できるため、より細かなスケジュール管理や更新も叶ったようです。
サイボウズOfficeの改善希望ポイントは？
サイボウズOfficeに関しては以下のような、改善希望ポイントがあるようです。
サイボウズOfficeで改善して欲しいポイント
・他のカレンダーアプリと内容を共有、同期できるとより便利になる。
・直感的に扱えないことがあるので、画面内をシンプルな設計にしてほしい。
・状況により動作が重くなる場合があるので、アップデート等で改善してほしい。
他のカレンダーアプリや業務ツールとの同期、共有を望む声が圧倒的に多かったですね。
特にGoogleカレンダーとの同期を希望する口コミが多い印象でした。
加えて、より直感的に操作できるようなUIへの改善を希望する声もたくさんありました。
多機能であるがゆえの悩みですが、容易なカスタマイズができるようになれば機能面とシンプルさを求める両者のニーズを叶えられそうです。
類似サービスとの比較
サイボウズOfficeとの類似サービスとしてはWaWaOfficeやG suiteなどが挙げられます。これらのサービスを料金面や機能面で比較すると以下の通りです。
| サービス名 | 料金（月額） | 初期費用 | お試し利用 | 特徴 |
| サイボウズOffice | ･スタンダードコース/500円/ユーザー ･プレミアムコース/800円/ユーザー | 0円 | あり | ･直感的操作が可能 ･低コストから運用が可能 |
| WaWaOffice | ･WaWaOfficeグループウェア/400円/ユーザー ･基本料金/2,500円 | 0円 | あり | ･必要な機能ごとに導入できる ･直感的操作が可能 |
| G suite | ･Basic/680円/ユーザー ･Business/1,360円/ユーザー･Enterprise/3,000円/ユーザー | 0円 | あり | ･Googleのツールをビジネスでも使用できる ･様々な機能がオールインワンで搭載されている |
料金面での比較としてはやはりサイボウズOfficeが1ユーザーあたり500円から利用することが可能でそれ以外の費用がかからないのでおすすめです。
機能面での比較としてはグループウェアを利用したことがないという場合ですと直感的操作が可能で管理画面もわかりやすいサイボウズOfficeか普段からGoogleのツールを使用しているようであればG suiteもスムーズに運用することができるのでおすすめです。
サイボウズOfficeを含むおすすめのグループウェアツール比較
グループウェアツールについてはこちらの記事も参考にしてみてください。
この製品に関連する動画を紹介
サイボウズOfficeで社内交流の活性化を
今回はグループウェアのサイボウズOfficeをご紹介させていただきました。グループウェアは社内での情報共有、タスク管理など仕事の効率をあげてくれる非常に便利なツールです。エクセルなどでは管理しきれない部分までを簡単に管理、効率化できるようになるのでぜひ積極的に導入を検討してみてください。
画像･データ出典:サイボウズOffice
