- 月額費用
- 680円〜
- 初期費用
- 0円
- 無料お試し
- 14日間
- 導入社数
- 非公開
チームで業務を効率的に遂行するためには、コラボレーションツール、グループウェアを利用すると良いでしょう。
今回紹介するGoogle Workspace(旧:G Suite)は、仕事の管理にかける時間を削減し、メイン業務に注力することができるとして注目されているサービスです。
機能面や特徴、料金などを解説しますのでサービス選定の参考にしてください。
Google Workspaceとは
Google WorkspaceとはGoogle社が運営しているグループウェアです。
Goggleが提供しているGmailやドライブなどさまざまなアプリケーションが搭載されており、チーム業務の管理や情報共有を効率化することができるため、世界中の企業から導入されている実績があります。
一般的なグループウェアのように情報共有ができることはもちろん、コラボレーション業務において大きな力を発揮するツールとして多くの企業で利用されています。
クラウドで利用できるサービスですので、Webブラウザからはもちろんスマホアプリからでも接続することでき、場所を選ばない利用で業務効率化につなげることが可能です。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
類似サービス： MarketWatcher NEO
(4.5)
| 月額費用 | 30,000円〜 | 無料お試し | 10名まで体験無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 要問い合わせ |
MarketWatcher NEOとは、インパクトフィールド株式会社が運営しているラウンダー向けのグループウェア・業務支援ツールです。 スケジュール管理やタスク管理、活動報告・日報など、豊富な機能を搭載しており、いずれもシンプルで使いやすい操作性で利用することができます。
シンプルで使いやすい機能を搭載
MarketWatcher NEOには、メッセージ配信、チャット、活動報告といった生産性向上や業務効率化につながるシンプルな機能が搭載されています。 現場の様々なデータをリアルタイムに収集し、分析することで、店舗運営の課題を明確にし、課題改善につなげることができます。
スピード導入が可能
導入に1ヶ月〜2ヶ月程度の期間を要するサービスが多い中で、MarketWatcher NEOは、発注から最短1週間で導入することができます。 クラウド型のサービスであるため、短期間での導入が可能となっており、ハードウェアの設置やシステム構築などの手間もありません。
店舗巡回の状況をリアルタイムに把握
MarketWatcher NEOには、チャット機能や活動報告機能、タスク機能といったリアルタイムに情報を共有できる機能が搭載されています。
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
Google Workspaceの特徴
使い慣れているツールをそのまま利用できる
スプレッドシートやドキュメント、GmailなどGoogleのサービスを普段から利用している方は非常に多いでしょう。
Google Workspaceではこれらのアプリケーションが1つにまとまって利用できるため、導入後すぐに普段から利用しているツールをそのままビジネスに活用することができます。
安心安全のセキュリティ体制
世界中の有名企業から導入されているGoogleのサービスは、ユーザーが安心して利用できるように常に強固なセキュリティ体制を維持しています。
セキュリティ対策のプロによって編成されたチームが最新の脆弱性に対しても即座に分析し、サイバー攻撃からのブロックを実現しており、データセンターもWeb上だけでなく物理的な攻撃からのセキュリティ体制も強化しているため安心して利用することができます。
テレワークにも活用可能
Google Workspaceにはテレワークにも活用できるアプケーションが豊富に搭載されています。
調整した予定は共有カレンダーに反映されるため、チーム内での予定確認の手間も効率化されますし、設定した会議の予定を自動でメールに添付して送信することも可能です。
また、テレワークによって利用も増えたWeb会議を実現するツールとしてGoogle Meetを利用することもできます。
Google Workspaceの基本機能
Gmail
Gmailはビジネスだけでなく個人用のメールサービスとして利用している人も多いので知らない方は少ないでしょう。
Google Workspaceのアカウントがあればブラウザやアプリから簡単に利用することができ、履歴もクラウドで保管されているためいつでも検索することができます。
フィルタリング機能が搭載されており、迷惑メールの遮断率も99.9%と高い実績があります。
ドライブ
ドライブはGoogleが提供しているストレージサービスで、大容量のデータも保存することができます。
一定のプラン以上では容量無制限で利用することができ、スプレッドシートやドキュメント、スライドなどのオフィス系ツールを利用すれば共同編集での資料作成も実現可能です。
カレンダー
会議や商談のスケジュールを簡単に管理することができるサービスがカレンダーです。
カレンダーからスケジュール登録したい日時を選択するだけで簡単に予定を調整することができ、AI機能が搭載されているため、最適な会議時間の提案もしてくれます。
チャット
チームでの連絡やコミュニケーションの利便性を向上させるチャットサービスです。
他のGoogle Workspaceサービスとの連携もできます。
Meet
Meetはビデオ会議サービスで、主催者側は会議を設定して参加者とリンクを共有するだけでWeb会議を開催
Google が提供するビデオ会議サービスです。主催者側は会議を設定してリンクを共有するだけで会議を開催することができます。
Google Workspaceサービスと連携することでカレンダー経由、メールからも会議に参加することが可能です。
フォーム
Googleが提供しているアンケート作成ツールです。
社内でのアンケートはもちろん、セミナー開催時のアンケートやイベントへの参加者管理など幅広く利用することができます。
サイト
Google サイトを利用することでWebサイトの作成が可能となります。
チームでの利用はもちろん、イベントなど様々な目的で活用することができ、作成したサイトはPCやスマートフォンなど利用するデバイスに応じて最適化されるため利便性の高いサイトの作成を実現します。
Keep
Google Keepはクラウドで利用できるメモツールです。
PCはもちろんスマホからでも利用でき、場所を選ばずいつでもアクセスすることができます。
リマインダー機能も搭載されているため、タスク管理ツールとして活用するケースも増えています。
管理機能
ユーザー管理やグループ設定などが可能な機能です。
2段階認証やSSO(シングルサインオン)などセキュリティに関する機能を搭載しており、ユーザーごとの利用権限の設定なども管理機能で行うことができます。
Google Workspaceの無料版では何ができる?
Google Workspaceの無料版でできること
Google Workspaceの個人向けプランは、無料で利用することができます。
利用できる主な機能としては、以下の通りです。
- 会議
- チャット
- ドキュメント作成、編集
- スプレッドシート
- スライド
- ストレージ容量は15GBまで
- 会議は1時間まで
有料版と比べると、使える機能や容量に制限はありますが、個人での利用としては十分に利用することができるでしょう。
有料版との違い
Google Workspaceの無料版では、有料版と異なり企業ドメインの利用ができません。
また、管理コンソールも利用できない点が異なります。
セキュリティ面では、無料版でも基本的なセキュリティ対策はされていますが、有料版では2段階認証やSSOなどより高度なセキュリティ機能が提供されています。
サポートが必要な場合は有料版を利用する方が良いでしょう。
Google Workspaceの使い方
Gmailの使い方
Google WorkspaceのGmailを利用する場合、PCはブラウザ上から、スマートフォンの場合はそれぞれのOSに対応したアプリストアからGmailアプリをインストールしましょう。
メールを作成する場合は、画面左上にある「作成」ボタンをクリックすることで新規メールを作成することができます。
カレンダーの使い方
Googleカレンダーへアクセスするには、PCではブラウザから、スマートフォンではアプリをインストールします。
スケジュールを登録するためには、日付部分をクリックし、タイトルを入力して保存することでスケジュールを登録することができます。
Google Workspaceの料金·価格
Google Workspaceの料金プランは以下の通りです。
- Business Starter:月額680円/ユーザー
- Business Standard:月額1,360円/ユーザー
- Business Plus:月額2,040円/ユーザー
- Enterprise:要問い合わせ
ストレージの容量を無制限に利用したい場合はEnterpriseプランの契約が必要です。
2021年6月現在/詳細は公式サイトを確認
無料トライアルについて
Google Workspaceでは、事前に機能や使用感について確認したいという方に向けて14日間無料のトライアルを提供しています。
Google Workspaceの導入事例·評判
働き方改革に貢献してくれました
“以前使用していたシステムが契約終了になるタイミングでGoogle Workspaceを導入しました。システム移行で何かしら問題は起こると思っていたのですが驚くほど何も起こらずスムーズに移行できました。メールの仕分けも効率化されましたしセキュリティが非常に強固なので働き方改革に貢献してくれています。”(ビッグローブ株式会社様)
ITコストの削減もできました
“以前は管理サーバーのメンテナンスなど頻繁にトラブルが起こっており、クラウドで利用できるGoogle Workspaceを導入することにしました。Google Workspaceの導入によって、それまで業務時間の半分を占めていたメンテナンス作業が一掃されITコストも30%はカットできたと思います。今後は支援先にもGoogle Workspaceを勧めたいですね。”(アビリタス ホスピタリティ株式会社様)
Google Workspaceのいい評判･口コミ
Google Workspaceでは、以下のような良い口コミ･評判がありました。
・G Suiteのころから利用していますが、有償版にしたのは正解でした。Googleのサービスでほぼすべてが代用ができ、共有も便利です。セキュリティーも申し分なく、情報漏洩の心配もありません。
・Google Chromで社内外のメールやchat、meetなどの操作が可能なので、ブラウザを利用する感覚で使えるのが便利です。メールやカレンダー、チャット、会議がGoogle Workspaceひとつで完結します。
・インターネットに接続さえされていれば社内ネットワークに入る必要なく利用できるので便利です。
ネームバリュー効果もあり、導入には大きな抵抗もなく、業務になじみやすい傾向があるようです。リモートワークなどにも製品の長所を生かしながら安心感をもって利用できる製品といえます。
Google Workspaceのその他評判･口コミ
Google Workspaceでは、その他に、以下のような口コミ･評判がありました。
Google Workspaceのその他口コミ･評判
・通常プランでは1人あたりのクラウドの容量が少ないように感じます。ひとつのサービスを利用していると他のサービスが利用できず、残りの容量を気にしなければなりません。
・データの読み込みに時間がかかることがあります。Microsoft officeとの互換性がないのも不便です。
・初期設定がすべて英語表示されるのは不便です。また設定機能が複雑で理解が難しい部分があります。
毎日の業務で欠かせない存在となっているためにサーバーエラーなどが発生すると業務に大きな支障がでることが懸念されているようです。企業で多く導入されているMicrosoft officeとの互換性についても多くのコメントがみられます。
Google Workspaceを導入した結果は？
Google Workspaceを導入した結果に関しては、以下のような評判・口コミがありました。
Google Workspaceを導入した結果に関する評判・口コミ
・無償版でも便利ですが、有償版は制限がないのでまさにワークスペースとして有効に活用できます。特にメールのインフラ統一やファイルサーバのクラウド化には有償版で容量拡大する必要があります。
・迷惑メールの受信がほとんどなくなりました。送信メールも相手にブロックされることがないのでメールの送受信も円滑です。
・リモートワークを中心に活用していますが、複数人で同時に通話しながら資料を編集することができるので便利です。公式のヘルプページも充実しています。
Google Chrom上でさまざまな機能を利用できるのでブラウザの延長線として利用できるのが便利だと捉えられているようです。利用するツールが減り、業務生産性効率の観点からメリットは大きいといったコメントがみられます。
Google Workspaceの改善希望ポイントは？
Google Workspaceに関しては以下のような、改善希望ポイントがあるようです。
Google Workspaceで改善して欲しいポイント
・ファイルサーバとしてDriveを利用するとデータのやり取りにタイムラグが生じます。回線の問題ではあるものの、圧縮転送や差分転送といった帯域に負荷のない通信方法の強化をしてほしいです。
・もう少しリーズナブルに利用できればよいと思います。割安プランや必要な機能を選択できるようにしてほしいです。
・Microsoft office文書を編集すると文字化けや画像の欠落が起こります。office製品との互換性をもっと強化してほしいです。
Microsoft office製品との互換性の強化を求める意見が多くみられます。各機能の操作性についても改善の要望が少なくないようです。
類似サービスとの比較
Google Workspaceの類似サービスとしてはジョブマネやGroupSession(グループセッション)などが挙げられます。
ジョブマネは使いやすさにこだわったSFAやCRMを搭載した業務効率化ツールになります。
17もの機能がオールインワンされており、手厚いサポートも受けることができるため、初めて効率化ツールを導入する方でも安心です。
料金は月額1,000円から利用することが可能で、初期費用は0円となっています。
GroupSessionはユーザー数の制限なく無料で利用できるグループウェアです。
チャットやメール、スケジュールなど豊富な機能が搭載されており、いずれも無料で利用することができます。
料金は、基本無料となっており、クラウド版を利用する際は有料プランの契約が必要となります。
Google Workspaceを含むおすすめのグループウェアツール比較
グループウェアツールについてはこちらの記事も参考にしてみてください。
この製品に関連する動画を紹介
Google Workspaceで業務効率化を
Google Workspaceについてご紹介させていただきました。
- 使い慣れたアプリが満載
- 強固なセキュリティ
上記の点から、普段からGoogleのアプリケーションを利用している方やより強固なセキュリティでグループウェアを利用したいという方におすすめといえます。
本記事を読まれて気になった方は、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
画像·データ出典:Google Workspace公式サイト
