Google Workspace(旧:G Suite)の料金·評判·機能について

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    チームで業務を効率的に遂行するためには、コラボレーションツール、グループウェアを利用すると良いでしょう。

    今回紹介するGoogle Workspace(旧:G Suite)は、仕事の管理にかける時間を削減し、メイン業務に注力することができるとして注目されているサービスです。

    機能面や特徴、料金などを解説しますのでサービス選定の参考にしてください。

    Google Workspaceとは

    Google WorkspaceとはGoogle社が運営しているグループウェアです。

    Goggleが提供しているGmailやドライブなどさまざまなアプリケーションが搭載されており、チーム業務の管理や情報共有を効率化することができるため、世界中の企業から導入されている実績があります。

    一般的なグループウェアのように情報共有ができることはもちろん、コラボレーション業務において大きな力を発揮するツールとして多くの企業で利用されています。

    クラウドで利用できるサービスですので、Webブラウザからはもちろんスマホアプリからでも接続することでき、場所を選ばない利用で業務効率化につなげることが可能です。

    おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール

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    あらゆる業務を一元管理: monday.com

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    月額費用900円〜無料お試し14日間無料
    初期費用要問い合わせ導入会社140,000社

    チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード/ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。

    タスク管理の煩雑さを解消

    monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。

    リモートワークの管理にも最適

    リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。

    リアルタイムでのタスク管理が可能

    チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。

    操作性に優れたグループウェア: aipo

    (5.0)

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    ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、ワークフロー、Webメール、ファイル共有、ブログ、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。

    テレワークにおけるスケジュール管理が可能

    テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 aipoは、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。

    ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現

    紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 aipoでは、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。

    Excelでのスケジュール管理から脱却できる

    Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。


    Google Workspaceの特徴

    使い慣れているツールをそのまま利用できる

    スプレッドシートやドキュメント、GmailなどGoogleのサービスを普段から利用している方は非常に多いでしょう。

    Google Workspaceではこれらのアプリケーションが1つにまとまって利用できるため、導入後すぐに普段から利用しているツールをそのままビジネスに活用することができます。

    安心安全のセキュリティ体制

    世界中の有名企業から導入されているGoogleのサービスは、ユーザーが安心して利用できるように常に強固なセキュリティ体制を維持しています。

    セキュリティ対策のプロによって編成されたチームが最新の脆弱性に対しても即座に分析し、サイバー攻撃からのブロックを実現しており、データセンターもWeb上だけでなく物理的な攻撃からのセキュリティ体制も強化しているため安心して利用することができます。

    テレワークにも活用可能

    Google Workspaceにはテレワークにも活用できるアプケーションが豊富に搭載されています。

    調整した予定は共有カレンダーに反映されるため、チーム内での予定確認の手間も効率化されますし、設定した会議の予定を自動でメールに添付して送信することも可能です。

    また、テレワークによって利用も増えたWeb会議を実現するツールとしてGoogle Meetを利用することもできます。

    Google Workspaceの基本機能

    Gmail

    Gmailはビジネスだけでなく個人用のメールサービスとして利用している人も多いので知らない方は少ないでしょう。

    Google Workspaceのアカウントがあればブラウザやアプリから簡単に利用することができ、履歴もクラウドで保管されているためいつでも検索することができます。

    フィルタリング機能が搭載されており、迷惑メールの遮断率も99.9%と高い実績があります。

    ドライブ

    ドライブはGoogleが提供しているストレージサービスで、大容量のデータも保存することができます。

    一定のプラン以上では容量無制限で利用することができ、スプレッドシートやドキュメント、スライドなどのオフィス系ツールを利用すれば共同編集での資料作成も実現可能です。

    カレンダー

    会議や商談のスケジュールを簡単に管理することができるサービスがカレンダーです。

    カレンダーからスケジュール登録したい日時を選択するだけで簡単に予定を調整することができ、AI機能が搭載されているため、最適な会議時間の提案もしてくれます。

    チャット

    チームでの連絡やコミュニケーションの利便性を向上させるチャットサービスです。

    他のGoogle Workspaceサービスとの連携もできます。

    Meet

    Meetはビデオ会議サービスで、主催者側は会議を設定して参加者とリンクを共有するだけでWeb会議を開催

    Google が提供するビデオ会議サービスです。主催者側は会議を設定してリンクを共有するだけで会議を開催することができます。

    Google Workspaceサービスと連携することでカレンダー経由、メールからも会議に参加することが可能です。

    フォーム

    Googleが提供しているアンケート作成ツールです。

    社内でのアンケートはもちろん、セミナー開催時のアンケートやイベントへの参加者管理など幅広く利用することができます。

    サイト

    Google サイトを利用することでWebサイトの作成が可能となります。

    チームでの利用はもちろん、イベントなど様々な目的で活用することができ、作成したサイトはPCやスマートフォンなど利用するデバイスに応じて最適化されるため利便性の高いサイトの作成を実現します。

    Keep

    Google Keepはクラウドで利用できるメモツールです。

    PCはもちろんスマホからでも利用でき、場所を選ばずいつでもアクセスすることができます。

    リマインダー機能も搭載されているため、タスク管理ツールとして活用するケースも増えています。

    管理機能

    ユーザー管理やグループ設定などが可能な機能です。

    2段階認証やSSO(シングルサインオン)などセキュリティに関する機能を搭載しており、ユーザーごとの利用権限の設定なども管理機能で行うことができます。

    Google Workspaceの料金·価格

    Google Workspaceの料金プランは以下の通りです。

    • Business Starter:月額680円/ユーザー
    • Business Standard:月額1,360円/ユーザー
    • Business Plus:月額2,040円/ユーザー
    • Enterprise:要問い合わせ

    ストレージの容量を無制限に利用したい場合はEnterpriseプランの契約が必要です。

    2021年6月現在/詳細は公式サイトを確認

    無料トライアルについて

    Google Workspaceでは、事前に機能や使用感について確認したいという方に向けて14日間無料のトライアルを提供しています。

    Google Workspaceの導入事例·評判

    働き方改革に貢献してくれました

    “以前使用していたシステムが契約終了になるタイミングでGoogle Workspaceを導入しました。システム移行で何かしら問題は起こると思っていたのですが驚くほど何も起こらずスムーズに移行できました。メールの仕分けも効率化されましたしセキュリティが非常に強固なので働き方改革に貢献してくれています。”(ビッグローブ株式会社様)

    ITコストの削減もできました

    “以前は管理サーバーのメンテナンスなど頻繁にトラブルが起こっており、クラウドで利用できるGoogle Workspaceを導入することにしました。Google Workspaceの導入によって、それまで業務時間の半分を占めていたメンテナンス作業が一掃されITコストも30%はカットできたと思います。今後は支援先にもGoogle Workspaceを勧めたいですね。”(アビリタス ホスピタリティ株式会社様)

    類似サービスとの比較

    Google Workspaceの類似サービスとしてはジョブマネやGroupSession(グループセッション)などが挙げられます。

    ジョブマネは使いやすさにこだわったSFAやCRMを搭載した業務効率化ツールになります。

    17もの機能がオールインワンされており、手厚いサポートも受けることができるため、初めて効率化ツールを導入する方でも安心です。

    料金は月額1,000円から利用することが可能で、初期費用は0円となっています。

     

    GroupSessionはユーザー数の制限なく無料で利用できるグループウェアです。

    チャットやメール、スケジュールなど豊富な機能が搭載されており、いずれも無料で利用することができます。

    料金は、基本無料となっており、クラウド版を利用する際は有料プランの契約が必要となります。

    Google Workspaceを含むおすすめのグループウェアツール比較

    グループウェアツールについてはこちらの記事も参考にしてみてください。

    Google Workspaceで業務効率化を

    Google Workspaceについてご紹介させていただきました。

    • 使い慣れたアプリが満載
    • 強固なセキュリティ

    上記の点から、普段からGoogleのアプリケーションを利用している方やより強固なセキュリティでグループウェアを利用したいという方におすすめといえます。

    本記事を読まれて気になった方は、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

    画像·データ出典:Google Workspace公式サイト

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        リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。

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        テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 aipoは、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。

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        紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 aipoでは、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。

        Excelでのスケジュール管理から脱却できる

        Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。

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