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社内の生産性を向上させるには円滑なコミュニケーションと情報共有の効率化が最適です。
テレワークのような離れた拠点で働くことが増えてきた現代において、顔が見えない相手と効率的にコミュニケーションをとって情報を共有するためにグループウェアの導入を進める企業が増えています。
今回紹介するGroupSession(グループセッション)は無料で導入できることで注目されているサービスです。
料金面や機能面を紹介しますのでサービス選定の参考にしてみてください。
GroupSessionとは
GroupSessionとは日本トータルシステム株式会社が運営するグループウェアです。
ユーザー数の制限なく無料で利用できるという点から多くの企業で導入されており、日本企業での利用に適した機能が豊富に搭載されています。
昨今のテレワーク環境でも利用することが可能なので、今現在テレワークを行っている企業はもちろん、これからテレワークを勤務形態の1つとして定着させたいと検討している企業にもおすすめです。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
あらゆる業務を一元管理： monday.com
(4.5)
| 月額費用 | 900円〜 | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 140,000社 |
チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード／ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。
タスク管理の煩雑さを解消
monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。
リモートワークの管理にも最適
リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。
リアルタイムでのタスク管理が可能
チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。
操作性に優れたグループウェア： aipo
(5.0)
| 月額費用 | 350円~/ユーザー | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 導入会社 | 要お問合せ |
ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、ワークフロー、Webメール、ファイル共有、ブログ、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。
テレワークにおけるスケジュール管理が可能
テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 aipoは、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 aipoでは、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。
GroupSessionの機能·特徴
無料で導入できる
GroupSessionの最大の特徴は無料で利用できるという点です。
グループウェアの中には無料版を提供しているサービスはありますが、機能が制限されていたり利用できる人数が少人数に制限されているものがほとんどです。
GroupSessionは人数や期間の制限なしにずっと無料で利用することができます。
無料版でもスケジュール機能や掲示板、施設予約機能、ファイル共有機能などグループウェアとしての基本的な機能を利用することができるのでコストをかけずに業務の効率化を図ることが可能となります。
クラウド版でさらに便利に
GroupSession byCloudというプランではクラウドでグループウェアを利用することが可能となり、無料版と比較して更に便利な機能やオプションが搭載されています。
GroupSession byCloudは有料プランとなりますが30日間の無料トライアルが可能なので、無料版との比較をしっかりと行った上で、グレードアップした方が良いのかを判断することができます。
また、申込から利用開始までが最短60分とすぐに導入できる点も魅力です。サーバー管理や運用を全てGroupSession側に任せることができるので面倒な手間なくグループウェアの利用だけに集中することができます。
PCだけでなくスマートフォンからも利用可能なのでテレワーク環境にもマッチしていると言えます。
豊富な機能を搭載
GroupSessionは業務を効率化させるための機能が20種類以上も搭載されています。国産のグループウェアなので日本企業での利用を前提とした機能が搭載されており、初めてグループウェアを導入するという企業でも安心です。
主な機能としては以下のような機能が搭載されています。
- メインポータル
- 掲示板
- スケジュール
- 施設予約
- ショートメール
- 稟議
- ファイル管理
- チャット
- WEBメール
- アンケート
- プロジェクト
- アドレス帳
- ユーザ情報
- タイムカード
- 在席管理
- 日報
- 安否確認
- ブックマーク
- RSSリーダー
- 回覧板
- IP管理
- 管理者設定
- 個人設定
GroupSessionの料金·価格
GroupSessionの料金プランは提供サービスごとに異なります。
無料版はユーザー数、期間の制限なく無料で利用することができ、快適に使える範囲としては1人〜300人程度を想定しています。
GroupSession byCloudには以下のプランがあります。
- スマートプラン:月額300円(1ユーザー)
- プレミアムプラン:月額600円(1ユーザー)
- 専用サーバープラン:定額制(要問い合わせ)
エンタープライズ型のグループウェアであるZION(ジオン)は100人〜10,000人を想定して設計されています。
料金は利用するユーザー単位によって異なります。
- ユーザー数100人:初期費用400,000円/次年度以降のサポート料金150,000円
- ユーザー数200人:初期費用800,000円/次年度以降のサポート料金200,000円
- ユーザー数500人:初期費用1,600,000円/次年度以降のサポート料金340,000円
- ユーザー数1,000人:初期費用2,100,000円/次年度以降のサポート料金620,000円
- ユーザー数10,000人:初期費用4,700,000円/次年度以降のサポート料金1,640,000円
2020年11月現在/詳細は公式サイトを確認
無料トライアルについて
GroupSessionには無料版がありますが、有料版のbyCloudを30日間無料で試すことも可能です。
無料版でも十分に活用することは可能ですが、有料オプションを使わないとモバイル対応できないなどの制限があるので、より効率的に使いたいのであれば有償版をまずは試してみることをおすすめします。
GroupSessionの使い方
無料で使えることで、操作方法や機能が複雑なのではないか、使いこなせないかもしれないと考える方もいらっしゃるかもしれませんが、GroupSessionではPDF形式のオンラインマニュアルを用意しているので安心です。
公式サイトから必要な基本情報を入力して申し込むことでマニュアルの請求ができます。
GroupSession導入のメリット
GroupSessionを導入することで生まれるメリットはコストを抑えてグループウェアが導入できるという点です。
他のグループウェアと違い、人数や期間の制限なしにグループウェアを導入できるのでランニングコストを抑えることができるというメリットが生まれます。
導入は自社で行わなければならないのでその部分で手間はかかりますが機能面でも十分な内容となっているので中小規模の企業であれば十分に活用することができるでしょう。
GroupSessionの導入事例·評判
有償版でさらに効率アップ
“もともと無料版のGroupSessionを使っていたのですが、管理体制が変更になったタイミングで有償版へと切り替えました。機能面や操作感は無料版ですでに確認済みだったのでスムーズに移行できましたね。自社サーバーでの運用時と比べてレスポンスが向上してモバイル端末からも利用できるようになったので効率があがりました。”(株式会社アンビックス様)
社内コミュニケーションの活性化に成功
“安価で安定した運用ができるグループウェアを探していたのですがGroupSessionは条件にピッタリでしたね。社内での情報共有のためにスケジュール機能やファイル共有機能をよく使っています。オプションを追加しなくても十分な機能が備わっているところも気に入っています。”(株式会社C3アドバンステクノロジー様)
類似サービスとの比較
GroupSessionの類似サービスとしてはWaWaOfficeやChat&Messengerが挙げられます。これらのサービスを料金面や機能面で比較すると以下の通りです。
| サービス名 | 月額料金 | 初期費用 | 無料お試し | 特徴 |
| GroupSession | 300円〜 | 0円 | 30日間無料 | ·無料で使える ·運用体制に合わせたプラン |
| WaWaOffice | 2,900円〜 | 0円 | 14日間無料 | ·シンプルな操作性 ·オプションが豊富 |
| Chat&Messenger | 200円〜 | 0円 | 無料版あり | ·オンプレミス版もあり ·ビデオ通話も可能 |
料金面の比較としては、Chat&Messengerが月額200円から利用することが可能で、無料版もあるのでおすすめです。
機能面の比較としては、機能面の比較としては、オプションを追加することでワークフロー機能やデータベース機能、社内報機能などが利用できるWaWaOfficeが操作性もシンプルで使いやすいことに定評があるので初めてグループウェアを導入する場合にも適しています。
GroupSessionを含むおすすめのグループウェアツール比較
グループウェアツールについてはこちらの記事も参考にしてみてください。
よくある質問
データの移行は可能ですか?
GroupSession Ver2以降であれば可能です。
無料版にユーザー数の制限はありますか?
人数制限はありませんが快適に利用するための目安は300人までとなっております。
無料版にデータ容量の使用制限はありますか?
ございません。インストール環境のディスク容量に依存いたします。
無料版とbyCloudを併用することはできますか?
併用することは可能ですがデータの共有は行われません。
利用可能人数が300人を超える有償オプションはありますか?
ございます。
参考:GroupSession公式サイト
GroupSessionで情報共有の効率化を
グループウェアの導入によってテレワーク業務におけるコミュニケーションの活性化を実現したり、情報共有の効率化が実現できます。
GroupSessionであれば無料版もありコストをかけずに導入することができるので、試験的に運用することも可能です。
無料版でも十分にグループウェアの効果を実感することができますので、さらに効率化させたい場合は有償版のトライアルを試してみると良いでしょう。
画像·データ出典:GroupSession公式サイト
