グループウェアを導入することで、社内コミュニケーションが円滑になり、情報共有も容易になることから導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。
無料で利用できるグループウェアを導入することで、コスト面での負担をかけずに業務を効率化することができます。
そこで今回は無料で利用できるおすすめのグループウェアや導入の注意点などを紹介させていただきますので、サービス選定の参考にしてください。
グループウェアとは
グループウェアとは、社内でのコミュニケーションや連絡方法を効率化させることができるシステムです。
通常のメールでのやりとりと違い、個から複数人に対してメッセージや情報を容易に発信することが可能で、掲示板機能や画像の共有、タスク管理機能などが搭載されているグループウェアもあるので幅広い業務を効率化させることができます。
グループウェアの主な機能
- メール機能
- チャット機能
- グループ作成機能
- スケジュール管理機能
- 掲示板機能
- ファイル共有機能
- ワークフロー機能など
グループウェアの種類
クラウド型
クラウド型のグループウェアはシステムをインストールする必要がなく、比較的安価に利用することができるという特徴があります。
また、マルチデバイスに対応しているものが多く、外出先やテレワークのような在宅での勤務でも簡単にコミュニケーションをとることが可能になるという特徴があります。データをサービス提供側のサーバに保存することになるので自社サーバーの構築の手間がかからないという特徴もあります。
オンプレミス型
オンプレミス型は自社のサーバーに専用のソフトウェアをインストールして運用するタイプになります。サーバー管理を自社で行わなければいけないという手間はありますが、自社の利用環境にあわせたカスタマイズがしやすいという特徴があります。
また、クラウド型と比べて買い切りのものが多く、導入費用が高額になりやすいという特徴もあります。
オープンソース型
オープンソース型は自社でシステムを構築して導入することで、自在にカスタマイズすることができるという特徴を持っています。
柔軟にシステムを運用することができる代わりに、システム構築ができる人材が必須となるので、自社エンジニアの負担が増えてしまうというデメリットがあります。
無料で使えるグループウェア5選
iQube
特徴
iQubeは無料で利用することができるクラウド型のグループウェアです。
スマートフォンからも利用することができるので、時間や場所を問わずにコミュニケーションをとることができます。社内Wiki機能も搭載しているので社内にナレッジを蓄積することができるという特徴を持ち合わせています。
無料で利用する場合は10IDまでの制限があるので注意が必要です。
主な機能
- スケジュール機能
- 社内Wiki機能
- ToDoリスト作成機能
- レポート作成機能
- 検索機能
| 月額料金 | 366円〜(年間契約の場合) |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 無料プランあり |
| 最低利用人数 | 5ID〜 |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:iQube公式サイト
R-GROUP(アールグループ)
特徴
R-GROUPは人数の制限なしに無料で利用することができるグループウェアです。
クラウド型なので自社PCはもちろん、スマートフォンからでも利用できるので昨今のテレワーク需要にもマッチしたグループウェアと言えます。また、特徴として20ヵ国語以上の言語に対応しているので海外拠点が多い企業でも利用することができます。
利用人数の制限や利用可能な期間に制限もなく、ストレージ容量も基本的に無制限でありながら無料で利用できるという大きな特徴があります。
主な機能
- タイムライン機能
- スケジュール機能
- 掲示板機能
- メール機能
- チャット機能
- 名刺管理機能
| 月額料金 | 0円 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | なし |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:R-GROUP公式サイト
Chat&Messenger
特徴
Chat&Messengerはビジネスチャットツールとしても活用可能なグループウェアです。
特徴としてはビジネスチャットやスケジュール共有機能、音声通話機能などが無料で利用できる点になります。また、無料プランでもテレワーク連携が可能なので在宅勤務にも活用できるツールと言えます。
主な機能
- ビジネスチャット機能
- 音声通話機能
- ビデオ通話機能
- スケジュール共有機能
- タスク管理機能
- 掲示板機能
- モバイル連携
| 月額料金 | 200円〜(年間契約必須) |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 無料プランあり |
| 最低利用人数 | 20人〜(有料版) |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Chat&Messenger公式サイト
GRIDY(グリッディ)
特徴
GRIDYは使える機能数は23種類と豊富でありながら初期費用0円、月額費用も0円で利用することができるグループウェアです。
PCとインターネットに繋がる環境さえあればすぐに利用することが可能で、登録にかかる時間は最短5分です。
主な機能
- スケジュール機能
- プロジェクト管理
- メール機能
- メッセージ機能
- ワークフロー機能
| 月額料金 | 0円 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 要問い合わせ |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:GRIDY公式サイト
enclo(エンクロ)
特徴
encloは簡単操作かつ無料で利用することができるクラウドアプリ型のグループウェアです。
無料プランはユーザー数5名まで、作成可能なサブグループ数は3つまでという制限があるので個人事業主の方やスタートアップ企業におすすめなグループウェアと言えます。
主な機能
- ファイル共有機能
- メッセージチャット機能
- メモ機能
- グループ作成機能
| 月額料金 | 350円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 無料プランあり |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:enclo公式サイト
無料グループウェア導入の注意点
機能や期間の制限を確認
無料で利用できるグループウェアの多くは、有料のプランと比較すると使える機能に制限があったり利用可能な人数に制限があるものが多いので必ず確認する必要があります。
また、無料で利用できる期間が決まっているサービスもあるので期間の確認もするようにしましょう。さらに、利用できるデータ容量にも制限がかかっている場合があるので、自社で利用する際に十分なデータ容量を搭載しているシステムなのかを確認しておくことも重要です。
サポート体制を確認
無料のグループウェアは有料プランと比べると受けられるサポートに制限がかかっているものがあります。
サービスによっては、メールによるサポートやフォームからは問い合わせができるものもありますが、多くはサポートを受けられないものが多いので、サイト内にあるヘルプページがわかりやすいサービスを選ぶようにするというのもポイントです。
セキュリティ面の確認
無料で利用できるグループウェアの多くはユーザーごとのアクセス制限ができないなどセキュリティ面に制限がかけられているものが多いです。
もちろん、情報漏洩や不正アクセスに対する最低限のセキュリティ対策はされていますが、有料プランと比較するとどうしても見劣りしてしまう面はあります。
自社が求める最低限のセキュリティ対策を事前に考えた上で、導入したいシステムがその要件を満たしているかを確認するようにしましょう。
無料グループウェア導入のメリット
コストカットができる
無料のグループウェアを導入する最大のメリットはやはり費用がかからないという点にあります。
クラウド版のグループウェアであれば比較的安価に導入することができますが、それでも月額費用や初期費用がかかってしまうので、スタートアップ企業や個人事業主のようなシステム導入にあまり予算をかけられない企業にとっては少額でも痛手となります。
無料のグループウェアであれば、オプション追加やID追加などで費用が発生することはありますが、基本的には無料で利用することができるので高い費用対効果を実感することができます。
グループウェアを社内に浸透させることができる
無料のグループウェア導入のメリットは、料金を気にせずに導入できるので試験的運用ができるという点があります。
いきなり有料のグループウェアを導入した結果、従業員にシステムを利用するメリットや利便性を理解してもらえず社内にグループウェアを使う文化が根付かなかったという失敗例もあります。
無料のグループウェアを使えば、例え社内にシステム利用の文化が根付かなかったとしても費用面でのマイナスはありませんし、失敗した原因を分析した上で有料プランに移行して本格的な運用へとつなげることができます。
無料グループウェア導入のデメリット
大人数で使えない場合が多い
無料で使えるグループウェアの多くは、利用できる人数が1名〜10名程度であるものが多く、中堅企業や大企業では利用できないケースがあります。
もちろん、グループウェアを体験するという意味で、主要部署だけで使ってみるという利用方法は可能ですが、社内全体で利用したいという場合には有料プランへ移行しなければいけません。また、データ容量にも制限があるものが多く、利用人数が多い場合はすぐに容量オーバーになって、容量を追加する場合は課金が発生してしまいます。
自社にあったグループウェアの導入を
無料でも十分に自社の業務を効率化できるグループウェアはたくさん存在します。
有料版と比較すると、機能や容量など制限を受けてしまう部分があるので、導入時には必ず事前に有料版との比較をしましょう。
また、本記事で紹介した無料のグループウェアを参考にして比較検討したり、無料トライアルがあるものについては是非積極的に試してみることをおすすめします。