煩雑な契約業務がどこまで楽になる?ホームズクラウドの料金・評判・機能について

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Holmes(ホームズ)とは?

Holmesとは、株式会社Holmesが提供する契約マネジメントシステムです。対応しているケースとして、プロジェクト単位での契約や契約書単位での契約など、様々なケースの契約に対応しています。

特徴

「クライアントからの発注業務」を例に、Holmesの特徴を見ていきましょう。

契約書をクラウドに保管

クライアントからの発注では、注文書、発注書、納品書、請求書など複数の契約書を取り交わします。クリアフォルダーへのファイリングで運用している企業であれば、書類をファイリングしますが、年月が経過するにつれて管理するファイル数が膨大になります。保管場所に困ることもあるでしょう。Holmesはクラウド上にデータを保管しますので、オフィスに保管場所は必要ありません。

相互に関連する契約の紐付けが可能

複数の契約書を紐づけて管理できます。例えば「クライアントAからの発注」として、見積書・注文書・請求書をプロジェクトに紐づけておけば、全ての契約書をまとめて管理できます。契約漏れや書類紛失のリスクが大幅に軽減されます。

部署間の連携・共有もスムーズ

クライアントからの発注から入金までには、営業部、経理部、経営層など、社内の複数の部門が関わります。Holmesではワークフロー機能がありますので、部門間での進捗を一つの画面で把握できます。「今、契約のどの段階か?」それぞれの部門が任意のタイミングで確認できますので、部門間の連携がよりスムーズに運びます。

Holmesの機能紹介

ここでは、「Holmesの機能がどんな課題の解決に役立つのか?」を、営業部・経理部・経営層(決裁者)それぞれの視点で見ていきましょう。

営業部の抱える課題

営業部の課題としては、契約書の作成や準備、実際にクライアントへの説明を行うまでの一連の業務を担当しなければいけないという課題があります。

営業部の方で、契約書作成の時間がかかってお悩みの方はいませんか?また、以前の契約書のテンプレートを使い回しているため、「日付や名称を間違ってしまった・・」という失敗も一度は経験があるのではないでしょうか。Holmesでは、自社で使っているテンプレートをホームズクラウドに登録することで、常に最新のテンプレートから契約書の作成が可能です。これにより、契約書作成の際には、フォームを埋めるだけで、ミス無く契約書が完成します。

経理部の抱える課題

クライアントからの入金チェックや勘定項目の仕訳を行う経理部は、経営の縁の下の力持ちと呼べる存在です。重要なポジションであるため、毎日のように契約書のチェックがあります。

バラバラな方法で契約書のチェックの依頼を受けて、タスク管理が難しいと感じることはありませんか?Holmesを活用すれば、依頼方法が一箇所にまとまるため、タスクの詳細や期限などを把握しやすく、コミュニケーションも簡単に行えます。また、契約書はクラウドに保管されますので、面倒なファイリング作業からも解放されます。

経営層(決裁者)の抱える課題

様々な書類に目を通している決裁者は、プロジェクトごとの契約状態を把握するのは大変ではないでしょうか?ホームズクラウドを活用すれば、いつでも契約書に簡単にアクセス可能。タグや当事者、契約日など、複数の項目から検索できます。

Holmesの強み

ホームズクラウドの強みは「取り扱っているシステムが、一つのシリーズのみ」だということです。

メンテナンスや拡張性の観点から考えると、複数のソフトをリリースしている企業に比べて、圧倒的に社内にノウハウが溜まりやすく、システムの機能改修にもスピーディーに対応できます。サポートに対応するオペレーターの質も高いことが期待できるでしょう。

しかも、ソフトウェアの開発目的が明確なので、余分な機能は入っていません。契約書管理に関する機能が一通り揃っています。契約業務をシステム化するにあたって、A社、B社、C社・・と複数のソフトを運用することなく一つのパッケージで賄えることは、実際に使用する従業員の負荷も少なくて済みます。

料金プランについて

Holmesの利用料金を確認するには、公式サイトから運営会社へのお問い合わせが必要です。

口コミ・利用企業の評判

契約の見える化を実現

”Jリーグの運営では様々な企業との契約が発生するため、年数を重ねるごとに契約情報を把握するのが困難になってきていました。Holmesを導入してからは、様々な契約をクラウドでまとめて管理できるようになり、弊社の課題であった「契約の見える化」が実現できました。”

(株式会社Jリーグ様)

管理が円滑に

舞台プロジェクトごとに複数の契約を紐づけて管理する必要があったため、マネジメント機能が優れているHolmesを選びました。導入してからは、管理はもちろんのこと、承認フローなどを使うことで当事者間のコミュニケーションも円滑に進むようになりました。

(株式会社ネルケプランニング様)

類似サービスとの違いは?

Holmesは「契約にマネジメントの視点を」をコンセプトに設計・開発されています。

一般的な契約管理システムでは、契約書の進捗を把握することはできますが、「プロジェクト単位で契約書を紐づけられない」、「承認プロセスを管理できない」など、マネジメントに弱いケースがあります。

属人的な管理を行っていると、「クライアントと結ぶべき契約書に締結するのを忘れてしまう」ことが起こりえます。

私も経験がありますが、特に法人営業などの大型案件では複数の契約書にサインを頂く必要があるため、どうしても契約締結に抜けが出てしまうこともあるでしょう。

Holmesでは、初めからプロジェクトごとに複数の契約書が紐づいていますので、契約もれや管理もれを防げます。

契約書の管理から承認などのワークフローまで、契約業務を全てシステム化したい目的があれば、Holmesは適した製品と言えます。

画像・データ出典:Holmes公式サイト

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執筆者 hearthworld