給与計算ソフトとは
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給与計算ソフトは、従来エクセルや紙で管理していた従業員の給与計算業務を自動化することで業務の効率化が実現できるサービスです。
主な機能
給与の自動計算
給与計算ソフトの代表的な機能としては、給与の自動計算機能が挙げられます。基本給の計算はもちろんのこと、従業員ごとの各種手当て、保険料の計算、所得税などの税金関連の計算までが自動化できます。
給与の計算方式を設定することができるので、正社員以外の雇用形態の従業員がいる場合でも、それぞれに合わせた給与の算出方法を設定可能で、設定した計算方式は保存しておくこともできます。
勤怠データ管理
給与計算ソフトは勤怠管理システムと連携できるものが多く、連携させることでさらに効率的に利用することができます。
勤怠管理システムに登録した就業データと連携してリアルタイムに給与計算を行うことで業務の工数を減らすことが可能で、毎月の締め日に給与計算と勤怠表を見比べて忙殺されることからも解放されます。
給与明細発行·閲覧
給与計算ソフトでは給与計算に合わせて給与明細や各種の帳票などを自動で作成してくれます。印刷して従業員に配布することはもちろん、電子データとして配布することも可能です。
バージョンアップ
労働基準法や税率の変更などの法改正に適宜対応できるのも給与計算ソフトの特徴です。自社で特別な設定を行う必要はなく、サービス提供側が最新バージョンにすぐにアップデートしてくれるので、最新の法令に対応した給与計算をいつでもできるようになります。
おすすめ給与計算ソフト7選
人事労務freee
特徴
会計システムとして有名なfreeeシリーズの給与計算ソフトが人事労務freeeです。給与計算はもちろん、勤怠管理や年末調整、従業員管理など非常に多くの業務を一元管理することができます。
会計freeeと連携させることで会計システム上で勘定科目を自動で割り当ててくれるだけでなく仕訳までが自動化できます。
主な機能
- 給与計算
- Web明細発行
- 勤怠管理
- 年末調整
- 従業員管理
- マイナンバー管理
- ワークフロー機能
月額料金 | 1,980円〜(月額プランの場合) |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最低利用人数 | 3名〜 |
| 最低契約期間 | 要問い合わせ |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:人事労務freee公式サイト
マネーフォワードクラウド給与
特徴
マネーフォワードクラウド給与は簡単な操作性で見やすい管理画面を有した給与計算ソフトです。基本的な給与計算の自動化はもちろん、年末調整も簡単に管理できる仕組みがあり、年末調整を回収から管理Web上で完結させることができます。
主な機能
- 給与計算機能
- Web給与明細機能
- 年末調整の効率化
- マネーフォワードクラウド連携
月額料金/ユーザー | 300円〜(6名から発生) |
| 基本料金 | 3,980円〜(月額プランの場合) |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
| 最低契約期間 | 要問い合わせ |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:マネーフォワードクラウド給与公式サイト
やよいの給与明細オンライン
特徴
会計システムとして有名な弥生会計を運営している弥生株式会社が運営している給与計算ソフトです。シンプルな操作性でありながら安価に導入することができ、初めて給与計算ソフトを導入するという企業にもおすすめなソフトです。
サポートの種類が電話やメールだけでなく、チャット形式にも対応しているので不明点があってもすぐに回答を得ることができます。
主な機能
- 給与の自動計算
- 最新の法令に対応
- 給与明細の作成機能
- 賃金台帳への自動データ反映
月額料金 | 450円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 最大2ヶ月無料 |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
| 最低契約期間 | 要問い合わせ |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:やよいの給与明細オンライン公式サイト
Workcloud(ワーククラウド)
特徴
Workcloudは給与計算はもちろん、勤怠管理から社会保険手続きまで幅広い労務の効率化ができるサービスです。
勤怠管理や給与計算など業務ごとに複数のサービスを利用する必要がなく、一元管理ができるので仕事効率のアップが見込めます。
主な機能
- 勤怠管理機能
- 人事管理
- 就業管理
- 経費管理
- 給与計算
月額料金/ユーザー | 要問い合わせ |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | 要問い合わせ |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
| 最低契約期間 | 要問い合わせ |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Workcloud公式サイト
Gozal(ゴザル)
特徴
Gozalは勤怠管理から給与計算、入社·退社の手続きまで労務管理を1つで効率化できるサービスです。
サポート体制とセキュリティ体制に力を入れているので初めて給与計算ソフトを導入するという企業にもおすすめです。オンライン上で給与明細の配布ができるのでペーパーレス化も実現できます。
主な機能
- 勤怠管理
- 給与計算式の設定機能
- オンライン明細発行機能
月額料金/ユーザー | 700円〜(月額プランの場合) |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| 最低契約期間 | 要問い合わせ |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Gozal公式サイト
給与奉行クラウド
特徴
給与奉行クラウドは給与計算の自動化はもちろん、社会保険や労働保険の手続きも効率化できる給与計算ソフトです。
労務管理で手間の多い年末調整にも対応していて、必要な情報を入力するだけで年末調整の計算はもちろん源泉徴収票なども自動で作成できます。
主な機能
- 給与処理
- 賞与処理
- Web明細の発行
- 社会保険手続き
- 労働保険手続き
- 年末調整機能
- マイナンバー管理
月額料金 | 5,000円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
| 最低契約期間 | 1年 |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:給与奉行クラウド公式サイト
給与PRO(給与プロ)
特徴
給与PROは給与計算に関連する業務を代行依頼することができるサービスです。
自社では給与管理業務に人手をあてることができない、担当者が急に退職してしまったなどトラブルがあった際に実務経験豊富なプロに依頼することができます。
主な機能
- 給与計算
- 勤怠管理
- 帳票作成
- 明細配布
- 社会保険に関する手続き代行
月額料金/ユーザー | 600円〜 |
| 初期費用 | 50,000円〜 |
| 無料トライアル | なし |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
| 最低契約期間 | 要問い合わせ |
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画像·データ出典:給与PRO公式サイト
無料プラン·フリープランがある給与計算ソフト3選
ジョブカン給与計算
特徴
ジョブカン給与計算は、勤怠管理や労務管理でおなじみのジョブカンシリーズから提供されている給与計算ソフトです。最大の特徴はジョブカンシリーズとの連携にあります。
ジョブカン勤怠管理と自動連携できることで勤怠データを元にしたリアルタイムの給与計算が可能になります。そのほかにも経費精算の自動化、ワークフローの反映などが可能です。
また、連携機能の制限などはありますが無料で利用できるプランも提供しているので導入しやすいサービスとなっています。
主な機能
- ジョブカンシリーズ連携機能
- 各種給与計算機能
- 帳票の自動出力
- Web明細発行機能
- マイナンバー管理
月額料金/ユーザー | 400円(有料プランの場合) |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 利用可能人数 | 5名まで |
| 最低契約期間 | 無制限 |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:ジョブカン給与計算公式サイト
フリーウェイ給与計算
特徴
フリーウェイ給与計算は給与計算から年末調整など労務を効率化できる給与計算ソフトです。最大の特徴は利用人数5人までであれば永久に無料で使うことができるという点にあります。
スタートアップなど従業員数の少ない企業では十分にコスパを感じることができるサービスとなっています。
無料版は登録データ数が1件まで、操作サポートがないという点に注意が必要です。
主な機能
- 給与計算
- 給与明細のメール配信機能
- 全銀データ出力
- 年末調整
月額料金/ユーザー | 1,980円(有料版の場合) |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | なし |
| 利用可能人数 | 5人まで |
| 最低契約期間 | 1年間(有料版の場合) |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:フリーウェイ給与計算公式サイト
給与計算Q太郎F
特徴
初心者にも使いやすく給与計算と賞与明細に特化した給与計算ソフトのQ太郎Fは無料版と有料版があります。
無料版は新規登録可能な従業員数が5人までと制限されており、社員連番の変更ができない、新機能が追加されない、帳票レイアウトの追加が行われないなどの特徴があります。
それでもスタートアップ企業や個人事業主であれば十分に給与計算業務を効率化することが可能です。
主な機能
- 給与計算機能
- 賞与計算機能
- 勤怠データの自動入力
月額料金/ユーザー | 0円 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | なし |
| 利用可能人数 | 10人まで |
| 最低契約期間 | 無制限 |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:給与計算Q太郎F公式サイト
給与計算ソフトの種類
給与計算ソフトは大きく分けて3種類に分別されます。それぞれの特徴を説明します。
クラウド型
クラウド型の給与計算ソフトはサービス提供側のサーバーを利用することができます。専用のソフトをPCにインストールする必要がなく、自社で開発する費用などもかからないので、初期費用0円で導入できるサービスが多いことが特徴です。
ソフトの管理をサービス提供側に任せることができるので法改正などがあった場合にもすぐに対応してもらうことができ、操作性も直感的操作が可能なソフトが多いので初めて給与計算ソフトを導入するという企業にもおすすめです。
オンプレミス型
オンプレミス型はシステムを自社のサーバーにインストールして運用するタイプになります。導入にあたってはシステム開発の知識·スキルがある人材が必要になり、導入費用もクラウド型と比較すると高額になります。
初期導入費用はかかりますが、一度導入してしまえば月額費用がかからないので長期で利用すると決めている場合は結果としてはオンプレミス型の方がコストを抑えられる場合があります。また、自社に合わせたカスタマイズが柔軟にできるので特殊な給与計算式·雇用形態を採用している企業にはオンプレミス型の方が合っている場合があります。
インストール型
インストール型は専用ソフトを自社PCにインストールして利用するタイプになります。オンプレミス型と似ている部分はありますが、インターネット経由で簡単に購入することができるという特徴があり、インストール後はオフラインでも使用できるのでネット環境が整っていない人にもおすすめです。
クラウド型と比べて他サービスとの連携ができない場合があるので、事前に連携可能なサービスを確認してから導入する必要があります。
給与計算ソフトのメリット
計算業務の効率化
給与計算ソフトを導入することで面倒な給与計算業務を自動化することができ、明細発行も計算業務と連携して自動で作成してくれるので工程数を大幅に削減することができます。
さらに、勤怠管理システムや会計システムなどと連携させることで幅広い業務を効率化させることが可能になります。複雑な給与計算式も一度設定してしまえば自動化することが可能というメリットもあります。
労務担当を悩ませる年末調整も給与計算ソフトであればオンライン上で従業員にフォーマットを配布して記入方法の説明や進捗状況が確認できるようになるので導入企業の担当者からはとても好評という声が多いです。
コストカットの実現
給与明細を紙で発行していたという企業にとっては、給与計算ソフトを使ってWeb明細を発行して配布することでペーパーレス化を実現することができます。
紙での管理と違い、紛失する恐れがなく再発行も簡単にできる上、過去のデータもすぐに閲覧できるというメリットがあります。
年末調整の際には従業員分の用紙を印刷しなければならず、記入ミスがあった際には再度印刷するという紙代と印刷代も給与計算ソフトであれば最終的な印刷までオンライン上で処理できるのでコストカットができます。
最新の法改正に適応
働き方に関する法改正や税制の改正に対して、クラウド型の給与計算ソフトなどでは即座に対応してくれるというメリットがあります。手動の労務管理では法改正があった場合にはその都度対応に迫られ、担当者の負担はとても大きなものになります。
給与計算ソフトであれば複雑な雇用形態にも対応可能で、給与計算業務以外に時間をとられることがありません。
給与計算ソフトのデメリット
未経験者は使いこなすのに時間がかかる
これは給与計算ソフトだけに言えることではありませんが、前任者が急に辞めてしまい、労務を初めて担当するという方の場合、そもそも給与計算業務自体に慣れるまで時間がかかってしまいます。
その上で給与計算ソフトを導入して他サービスと連携、さらに効率化を目指すという段階まで使いこなすにはそれなりの時間がかかるというデメリットがあります。
また、担当者だけでなく給与明細を受け取る従業員側にもWeb明細に抵抗があるという方もいる可能性がありますし、システム上から担当者にメッセージを送るなど使い方がわからないということもあるので、無料トライアルを活用して、操作性にすぐれたソフトを選ぶようにしましょう。
コストがかかる
クラウド型の給与計算ソフトであれば初期費用無料で1人あたりの月額料金も安価に始めることができますが、利用人数·利用年数が長くなるほどトータルの費用は高額になっていきます。
従業員数が少ない企業であれば、エクセルなどでの管理でも十分に対応可能な可能性があるので費用対効果の検討が必要です。
エクセル管理との比較
給与計算についてはエクセルで管理しているという企業担当者の方も多いでしょう。給与計算ソフトを導入することでエクセル管理ではできなかったどんなことを効率化できるのでしょうか。
エクセル管理のメリット
コストを抑えて給与計算業務ができる
エクセルは基本的に無料で使うことができるのでコストを抑えて給与計算業務ができるというメリットがあります。
また、普段からエクセルを使う業務は多く、使い方がわからないということがないこともメリットに挙げられます。従業員数が少なく、まずは給与計算業務に慣れたいという担当者の方にはエクセルでの管理の方が取り組みやすい可能性があります。
エクセル管理のデメリット
入力業務の手間がかかる
エクセルでの給与計算は基本的には手入力です。もちろん数式を組むことで効率化することはできますが、それでも手入力しなければいけない部分は多いです。
給与計算ソフトであればこれらの作業を自動化できるので業務にかけていた時間や手間をカットすることができます。
ヒューマンエラーが起こりがち
手入力が多いエクセルでの作業は気をつけていても入力ミスや見間違いなどのヒューマンエラーが起きてしまうものです。
給与計算ソフトは設定さえしっかりと確認しておけば自動化で正確な給与計算が可能になります。
法改正への対応が難しい
労働に関する法律や税法に関する改正があった際には、担当者が自らエクセルに税率の反映などをしなければいけません。法改正は複雑なものもあるので、これを理解した上でエクセルに反映させるのは非常に時間がかかります。
給与計算ソフトであればサービス提供側が法改正に対しては、すぐに対応したものへとアップデートしてくれるので利用者側で何かする必要はありません。
給与計算のみしかできない
給与計算ソフトであれば勤怠管理や会計ソフトと連携させることで、勤怠データから給与計算を自動で反映させることができたりと幅広い活用が可能になります。
エクセルでの給与計算の場合はこのような汎用性が低く、給与計算と勤怠管理は別のシートで行う必要があります。
マイナンバー管理はできる?
2016年からマイナンバーの運用が始まり、それに伴い、企業は税務署提出用の源泉徴収票や支払調書などを提出·作成する際にはマイナンバーの記載が必要になりました。
マイナンバーの管理が必要になったことで、企業は従業員のマイナンバーを収集しなければいけないという手間が発生しました。また、集めたマイナンバー、及びそれに付随する情報が流出しないように注意しなければいけないセキュリティ体制が求められるようになってしまいました。
給与計算ソフトでマイナンバー管理
多くの給与計算ソフトではマイナンバーの管理機能が搭載されています。
メールなどに専用のURLを添付してマイナンバーに関する情報を入力してもらうことで情報が収集できるなど手間もかなり軽減されているので担当者の負担にもなりません。
従業員のマイナンバーをクラウド上で収集·管理·保管·利用·破棄することが可能です。紙での管理と違い紛失リスクがありません。また、金融機関並の強固なセキュリティによって情報が保護されているのでサイバー攻撃に対しても安心です。
給与計算ソフトを選ぶ際のポイント
種類を決める
給与計算ソフトを選ぶ際のポイントとしては、クラウド型·オンプレミス型·インストール型のどのタイプにするかを決めることから始めましょう。
それぞれのタイプにメリット·デメリットがあり、自社の従業員数やインターネット環境、勤務状況に合わせて最適なものを選ぶことが重要です。
自社の雇用体系を確認
正社員のみならず、アルバイト·パート、業務委託など様々な雇用体系、給与体系があります。導入しようとしている給与計算ソフトが、自社の雇用体系·給与体系に対応した計算式ができるのか事前に確認するようにしましょう。
複雑な計算式に対応できることで、より効率的に給与計算を行うことができます。
サポート体制を確認
導入までのサポートはもちろん、導入後に何か不明点やトラブルがあったときに迅速に対応してもらえる環境が整っているのか、というようなサポート体制も確認するようにしましょう。
サービスによっては、導入までのサポートは無料でも、導入後は有料になってしまうものもあります。また、電話のみのサポートの場合、営業時間が決まっているのでチャット形式などと比べて急なトラブルに対応しにくいというデメリットがあるので注意が必要です。
セキュリティ体制を確認
従業員の給与という非常に重要な情報を扱っているのでセキュリティ体制についても確認が必要です。
通信データの暗号化やプライバシー認証の取得状況、不正なアクセスができないように管理者からの権限管理など、どのように対策しているのか確認するようにしましょう。
法改正に適応しているか
労働法や税法などの改正に素早く対応し、アップデートしてくれるのか確認しておきましょう。
特に税法の改正は給与計算に直接影響することが多いので迅速に法改正に準拠したシステムへアップデートしてくれるサービスを選ばなければ正しい給与計算ができなくなってしまい、結局手動で管理することにもなりかねないので注意しておくことが必要です。
給与計算ソフトで業務効率化を
給与計算システムは自動化により、手動での管理では手間がかかっていた多くの部分を効率化することができます。
料金体系や利用できる機能など、サービスによって範囲は様々ですが給与計算の経験が浅い方であれば、まずは必要最低限の機能が安価に利用でき、直感的操作が可能なソフトを選ぶことが重要です。
無料のトライアルやフリープランを利用して、実際の使用感を確かめるとイメージが湧きやすいです。
本記事のおすすめサービスや、選定のポイントなどを参考にして、是非自社にマッチした給与計算ソフトを導入してみてください。