中小企業はどのように給与計算を効率化するべきか

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中小企業では、どのようにして給与計算を効率化したらよいかわからないという方もいるでしょう。

本記事では、中小企業ならではの給与計算の効率化について説明します。

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あらゆる人事情報を一元化

従来のシステムでは、業務やシステムごとにバラバラになってしまった人事情報が、freee人事労務を導入することで一元管理できるようになります。 入退社処理や身上変更によって蓄積された従業員データを勤怠申請や給与計算など、幅広い業務に活用して業務効率化を実現します。

幅広い業務をペーパーレス化

freee人事労務は、勤怠から給与計算、年末調整まで、幅広い業務のペーパーレス化を実現します。 紙でやりとりしていたものがオンラインで完結するようになるため、ペーパーレス化によるコストカットが期待できます。

業務の抜け漏れを防止

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ジンジャー給与とは、jinjer株式会社が運営している給与計算システムです。 Web給与明細によるペーパーレス化や、自動集計によるミスの削減が可能で、法改正にも柔軟に対応することができます。

       

給与・勤怠・人事労務の課題を解消

ジンジャー給与は、ジンジャー勤怠やジンジャー人事労務といったシリーズ製品と連携することができ、勤怠データをベースとした自動給与計算が可能となっています。 また、人事データベースの従業員情報を利用することで、各種保険料や税金の計算の手間を削減します。

年末調整・算定基礎をオンライン完結

ジンジャー給与は、最新の人事情報と連携できるため、年末調整や算定基礎を自動化することも可能です。 最新の従業員情報と1年間に支払った給与データを基に、年末調整の計算を自動化、算定基礎の処理も、蓄積した給与データを基に、随時改定対象者を自動で判別してくれます。

誰でも使える操作性

ジンジャー給与は、誰でも使いこなせる操作性にこだわって設計されており、ステップに沿って進めるだけで簡単に使用することができます。 従業員ごとの締め処理が可能となっており、給与の支給タイミングが異なる場合でも、自由なタイミングで行うことができる点も優れています。

 

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社会保険労務士や給与計算のエキスパートによる1次チェック

RoboRoboペイロールは、社会保険労務士や給与計算のエキスパートによる1次チェックを実施しているため、給与計算結果の重複チェックの手間を効率化することができます。 給与計算の専門家が監修・チェックを行なってくれるため、労働基準法に則った給与計算が可能となります。

導入から運用までをフルサポート

アウトソーシングの頼み方がわからないという方でも、RoboRoboペイロールであれば安心です。 社会保険労務士などの給与計算のエキスパートによる導入から運用までのフルサポートがあり、導入にあたり初期費用が発生することはありません。

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RoboRoboペイロールでは、計算チェックシートを作成し、運用担当者間で共有することで、計算業務の標準化を実現します。 代行を任せる担当者によって品質やスピードにバラつきがでることなく、常に高い品質で業務を任せることができます。

 
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中小企業が抱える給与計算の悩み

中小企業における給与計算の課題を明確にし、効率化の必要性を考えましょう。

業務が属人化する

少人数の職員で会社を切り盛りしていることの多い中小企業では、給与計算を社員1名に任せる傾向が高いです。

1名のみが給与計算担当の場合、その職員のスキルアップは図れます。

しかし、急病などでその社員が欠席した場合に問題が浮上します。

欠勤が連続してしまうと給与計算が止まってしまうため、給金の未払いにまで発展する可能性があるでしょう。

ミスが発生しやすくなる

給与計算担当者が1名で、当人のみで業務の確認作業を行う場合が、ミスの発生しやすい環境です。

業務上のミスを予防するには、二重チェックの体制が不可欠です。

金銭を扱う業務を全て個人に任せるのは、給与の振り込みミスや不正防止の観点からもよろしくありません。

繁忙期における人手不足

常時でさえ業務の進行にひっ迫傾向のある中小企業では、繁盛期の人材不足が深刻です。

通常の業務なら雇用して人員を補えば良いですが、給与計算の作業に当たる職員には専門知識が必要です。

現在人事や労務業界では、慢性的な人手不足に陥っています。

給与計算のスキルを持つ人材は貴重なため、大手企業との争奪に勝てず雇用が困難なのが現状です。

中小企業が行う給与計算効率化にはどのような手段がある?

中小企業の給与計算における問題点を解消するため、業務の効率化をおすすめします。

給与計算を外注する

自社内で給与計算を行うということは、その担当職員のみが社内全員の給与を把握しているという状態です。

中には個人情報を給与担当に握られていると感じ、要らぬ不信感を抱く職員も存在します。

そこで外部に給与計算を委託することにより、社内の人事労務職員が他社員の給与を知ることはなくなります。

給与担当職員も、社員全ての個人データを秘匿するストレスから解放されます。

給与計算システムを導入する

給与計算は自社内に関する事なので、他の業務と異なり利益が生まれることはありません。

システムに給与計算を任せ、職員は収益性のある業務に専念させましょう。

それにより作業が効率化し、会社の利益上昇が見通せます。

自社リソースで行う

外注やシステムに頼らず、自社で人的資源を確保する方法です。

アウトソーシングを行うと、初期費用や月額費用が発生し、情報流出の危険性も高まります。

雇用による人材確保が困難な場合、自社で適正のある職員を教育し給与計算担当を増やす手法もあります。

給与計算を効率化する手段の選択方法

給与計算を効率化する手段の選択方法について2つ紹介します。

効率化したい業務内容から考える

給与計算にかかわるすべてを効率化するのではなく、効率化したい業務の優先度を考えましょう。

一度にすべてを改善しようとすれば、コストや時間が膨大になってしまうため、現実的ではありません。

そのため、業務の規模や費用対効果を元に改善の必要性があるか検討する必要があります。

企業規模から考える

給与計算を効率化したい場合、システムの機能やプランが自社の社員数や雇用形態など企業の規模に適しているかを確認しましょう。

数百人規模であれば、柔軟にカスタマイズができる自由度の高いERP型が適切な場合もあります。

またベンチャー企業である場合は、コストを抑えつつ、組織の成長に合わせてさまざまなシステムとの連携を強める方がよい場合もあります。

中小企業におすすめの給与計算サービス・システム

中小企業におすすめの給与試算サービス・システムを3つ紹介します。

freee人事労務

まずお勧めするのは、クラウド会計サービスとして高い知名度を誇る「freee 人事労務」です。

勤怠管理や給与計算などさまざまな業務をシステム一つで効率化できます。

スタートアップから中小以上まで企業規模に合わせたプランが提供されているため、業種規模問わず使いやすいです。

フリーウェイ給与計算

「フリーウェイ給与計算」は、コストパフォーマンスの良さが魅力的な給与計算ソフトです。

5名まで無料で使用でき、6名以上から月額1,980円で人数無制限で利用できるのにもかかわらず、給与計算に関するさまざまな業務の効率化を実現できます。

そのため、コストを抑えて業務の効率化を図りたい中小企業にもおすすめです。

マネーフォワード クラウド給与

「マネーフォワード クラウド給与」は、業界最多クラスの連携サービスを誇る給与計算ソフトです。

勤怠管理や経理などのマネーフォワードが提供するシステムとの連携ができるほか、外部のツールとも連携できる点が魅力です。

年末調整や帳票の出力まですべてWeb上で簡潔可能であるため、給与計算の効率化を実現できるでしょう。

中小企業は、給与計算システム・サービスをうまく活用して業務の効率化を図ろう

中小企業では、人手不足が原因で給与計算の属人化や少人数体制によるヒューマンエラーが多発しています。

給与に関する計算を正しく行わなければ、振込金額が合わないなどの事態に陥ることもあるでしょう。

そのため、給与計算システム・サービスの利用を検討してみてください。

ただやみくもに導入するのではなく、自社の規模やニーズに応じて選定するようにしましょう。

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