業務を始める前に契約金を受け取りたい人には、請求書の先払いがおすすめです。
しかし、請求書の先払いを利用するには3つのポイントを抑える必要があります。
請求書の書き方も確認し、スムーズに先払いを利用しましょう。
おすすめの類似請求管理システム
類似サービス： 「楽楽明細」
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| 月額費用 | 要問合わせ | 無料お試し | トライアル環境あり |
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請求書処理の完全ペーパーレス化を実現する請求書の代行受領・データ化サービス。紙・メール・PDF等形式を問わず、取引先から届くすべての請求書を一律で代行受領してくれます。
あらゆる帳票発行の自動化が可能
「楽楽明細」は、請求書や納品書、支払い明細、領収書といったあらゆる帳票の電子化、自動発行が可能です。 帳票データを楽楽明細へ取り込むだけでWebか郵送、メール添付、FAXのいずれかの方法の中から、顧客に応じて自動で割り振り発行してくれるため、書類発行における印刷や封入作業などの手間が大きく効率化されます。
とにかく簡単&シンプル
新しいシステムを導入すると、操作を覚えるために学習期間が必要となることがネックですが、「楽楽明細」は初めてシステムを利用する方でも直感的に理解できる操作性のため、実際に操作しながら覚えることができます。 請求書発行業務に特化した機能が搭載されており、余計な機能がないため、「機能が多すぎて使いこなせない」という課題は発生しません。
契約継続率99%を実現するサポート体制
「楽楽明細」では、導入から実際の運用までを懇切丁寧にサポートしてくれます。無理に契約するようなことはなく、他社比較をした上で納得して契約することが可能です。 幅広い業界の帳票電子化をサポートしてきた経験があるため、業界特有の課題にも対応することができます。
類似サービス： Bill One
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Bill Oneとは、Sansan株式会社が提供している請求書管理システムです。 あらゆる請求書をオンラインで受け取ることができ、法改正にも対応。自社で業務フローを変更する手間がかかりません。 拠点や部門ごとにバラバラの形式で届いていた請求書をデータ化して、経理部門を含めた会社全体の請求書業務を効率化、月次決算業務を加速させます。
どのような請求書も電子化可能
Bill Oneは、紙の請求書もPDF形式の請求書もオンラインで受け取ることができるため、請求書の発行元に負担をかけずにオンライン上で受領することが可能です。 請求書を発行する企業は、Bill Oneスキャンセンターへの郵送、専用アドレスへのメール添付、PDF形式でのアップロード、いずれかの方法で送るだけで請求書を電子化することができます。
業務フローを変えずに法改正に対応
電子帳簿保存法やインボイス制度によって、企業は要件に対応した形式での請求書保管を求められています。 Bill Oneでは、適格請求書の発行や登録番号の照合といった機能で、法改正によって求められる要件などに都度対応。導入企業側で業務フローを変更する必要がありません。
外部サービスとの連携でさらに効率化
Bill Oneでは、会計ソフトウエアをはじめとした様々なサービスとの連携によって、請求書に関連する業務をさらに効率化することができます。連携可能なサービスは、今後さらに拡大する予定です
類似サービス： SmartDeal
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| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
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SmartDealとは、株式会社テクノデジタルが運営している受注プロセスの高速化を実現するクラウドサービスです。 「決裁者の外出やテレワークによる承認の遅れ」、「書類管理の煩雑化」、「発注・申込作業の遅れ」といった課題を解消し、営業プロセスを短縮することができます。
見積り管理を効率化
SmartDealには、見積りページの作成や編集が可能な機能が搭載されています。 見積りページを作成することで、クライアントが全ての見積り情報・見積書を手軽に確認できるようになります。
書類内容の確認が容易に
SmartDealを導入することで、URLから簡単に書類内容の確認ができるようになります。PC、スマートフォンから確認ができるため、出先やテレワークでの書類チェックのスピードが向上します。 書類内容の修正時にURLを変更する必要がないため、ファイル管理における煩雑化も起きません。
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発注や申込がオンラインで完結できるようになるため、営業プロセスの短縮を実現します。 発注側の顧客がSmartDealを利用する上で、ユーザー登録は必要ないため、無駄な作業も発生しません。
先払い契約に必須な3ステップ
先払い契約をする際は、以下のステップを踏みましょう。
・先払いの合意を得る
・先払いを証明する請求書を作る
・請求書の先払いの支払い条件を明確にする
それぞれ詳しく解説します。
取引先の先払いの合意を得る
最初に、取引先の先払いの合意を得ましょう。
前払い金や着手金を受け取る契約になると伝え、合意したら請求書を作ります。
同意を得るためには、前払いに対する丁寧な説明が必要になるケースも。
事前に、説明文などの準備を済ませておきましょう。
先払いを証明する請求書を正しく作成する
取引先からの合意を得たら、先払いを証明する請求書を作成します。
支払い方法や期限などの項目を作り、正しく作成しましょう。
丁寧に項目を記載すれば、あとで支払いに関するトラブルを防止できます。
請求書の先払いの支払条件を明確化する
請求書の先払いの支払い条件は明確にしてください。
請求書の支払い条件の項目にて「前払い」と記載します。
前払いの支払い方法は、主に全額支払いと契約金の一部だけを先払いする方法の2種類があります。
前払いと記載するだけでなく、具体的な支払い方法も記載してください。
先払い契約を結ぶ際の請求書の書き方
先払い契約の請求書は、支払い条件だけでなく、支払期限や支払い方法も記載します。
支払い期限とは、支払いを実施するまでの期限を記載する項目です。
支払い方法は、主に口座振替・現金・小切手などから選びます。
自分や相手にとってスムーズに契約金を受け取れる手段を選び、請求書に記載しましょう。
先払いの請求書を作成する際に気を付けること
先払いの請求書を作成する際は、以下の3点に気をつけましょう。
・担当者や関係者が前払いの契約であると把握する
・前払い契約用のテンプレートの準備
・請求書を管理する環境整備
担当者や契約者が前払いの契約であると把握しないと、「入金タイミングを間違えた後払い」と勘違いしてしまい、混乱する恐れがあります。
また、前払いの契約用テンプレートは、請求書を作成する際のミス防止に最適です。
そして、請求書を管理する環境整備も、発行した請求書を適切に管理するために重要と言えます。
先払いサービスのメリットとデメリット
先払いサービスには、メリットとデメリットがあります。
それぞれ確認し、自分が利用するべきかを判断しましょう。
先払いサービスのメリット
先払いサービスのメリットは、以下の通りです。
・即日で資金調達ができる
・貸し倒れリスクの防止になる
・担保や保証人が不要
先払いサービスによっては、午前中までに審査が完了すれば当日振込が可能です。
万が一取引先が倒産しても、請求書を買い取れば支払われない報酬を補えます。
担保や保証人いらずで、償還請求権がないのも利点です。
先払いサービスのデメリット
先払いサービスには、以下のデメリットもあります。
・手数料が必要
・登録の手間が掛かる
・相手にサービスの利用がバレる可能性もある
先払いサービスを利用する上で、契約金に対しておよそ10%の手数料が発生します。
個人情報の入力といった、サービスへの登録の手間が掛かるのも確かです。
また、3社間ファクタリングを実施するケースでは、相手にサービスの利用がバレます。
防止したい人は、2社間ファクタリングを利用しましょう。
請求書の先払いサービスを利用して業務を効率化しよう
請求書の先払いサービスは、即日で資金調達ができるのが最大の利点です。
「契約金は先払いの方が管理しやすい」という人は、先払いサービスを使って業務を効率化しましょう。
