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「見積書の保存ルールはあるんですか？」
「見積書の保存におすすめのサービスを知りたい！」
本記事は、見積書の電子帳簿保存法について解説をします。
見積書の保存方法や注意点を知っておくことで、実業務での失敗を減らすことができます。
おすすめの類似請求管理システム
類似サービス： 楽楽明細
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| 月額費用 | 要問合わせ | 無料お試し | トライアル環境あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問合わせ | 導入会社 | 4,000社超 |
請求書処理の完全ペーパーレス化を実現する請求書の代行受領・データ化サービス。紙・メール・PDF等形式を問わず、取引先から届くすべての請求書を一律で代行受領してくれます。
あらゆる帳票発行の自動化が可能
楽楽明細は、請求書や納品書、支払い明細、領収書といったあらゆる帳票の電子化、自動発行が可能です。 帳票データを楽楽明細へ取り込むだけでWebか郵送、メール添付、FAXのいずれかの方法の中から、顧客に応じて自動で割り振り発行してくれるため、書類発行における印刷や封入作業などの手間が大きく効率化されます。
とにかく簡単&シンプル
新しいシステムを導入すると、操作を覚えるために学習期間が必要となることがネックですが、楽楽明細は初めてシステムを利用する方でも直感的に理解できる操作性のため、実際に操作しながら覚えることができます。 請求書発行業務に特化した機能が搭載されており、余計な機能がないため、「機能が多すぎて使いこなせない」という課題は発生しません。
契約継続率99%を実現するサポート体制
楽楽明細では、導入から実際の運用までを懇切丁寧にサポートしてくれます。無理に契約するようなことはなく、他社比較をした上で納得して契約することが可能です。 幅広い業界の帳票電子化をサポートしてきた経験があるため、業界特有の課題にも対応することができます。
類似サービス： TOKIUMインボイス
(4.5)
| 月額費用 | 5万円~ | 無料お試し | 要お問合せ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 30万円 | 導入会社 | 660社 |
請求書処理の完全ペーパーレス化を実現する請求書の代行受領・データ化サービス。紙・メール・PDF等形式を問わず、取引先から届くすべての請求書を一律で代行受領してくれます。
完全ペーパーレス化を実現
TOKIUMインボイスは、請求書の受け取りからデータ化、保管までを完全ペーパーレスで実現することが可能です。 請求書の形式は問わずに利用できるため、多様な業界で導入することが可能で、ペーパーレス化によるコストカットにもつながります。
99.9%の入力精度
スマホやスキャナで撮影された領収書は、オペレーター二人体制で入力し、入力内容をシステムでマッチング·検証した正確なデータとして返却します。 その入力精度は、99.9%と非常に高く、OCR(光学文字認識)だけでは実現できなかった正確なデータ化が可能になるため、経理担当者は金額·日付などの入力不備を修正する手間が軽減されます。
承認作業もオンラインで完結
TOKIUMインボイスには、ワークフロー機能が搭載されており、これによって紙への捺印、回覧業務からの脱却が可能になります。 部署情報と金額を条件に、自動でワークフローを提案してくれるため、ワークフロー設定にかかる手間もかからず、承認者の追加や削除がマニュアルで簡単に設定でき、誰がいつ申請·承認したかが、一つの画面で簡単に確認可能です。
正確かつ短時間で請求書をデータ化： バクラク請求書
(4.5)
| 月額料金 | 3万円〜 | 無料お試し | デモあり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
AI搭載型のOCRで請求書を短時間でデータ化、機械学習による業務自動化などが実現できるとして、多くの企業から導入されています。
OCRで請求書を高速でデータ化
バクラク請求書には、AIを搭載したOCRが機能が実装されており、これによって最短5秒で請求書のデータ化が可能となっています。 様々なフォーマットの請求書に対応しており、読み取りの精度も高いため、手入力による修正の手間もかかりません。 一度に10枚以上の請求書を同時にアップロードしても、瞬時に各項目を読み取ることができます。 また、バクラク請求書のサービスページからOCR機能を無料で試すことができるので、読み取り精度を確かめてからトライアルを利用するのもおすすめです。
仕訳データの自動学習で手入力の手間を効率化
バクラク請求書では、一度登録されたデータを学習して自動で仕訳を生成できる機能が搭載されており、源泉税のレポートや月次の支払いレポートなど、様々な仕訳を作成することが可能です。 様々な会計システムのフォーマットに対応しているため、すでに利用している会計システムから乗り換えることなく、スムーズな業務効率化を実現します。 請求書データを手入力で転記しており、入力ミスが問題だったという方には、バクラク請求書は強い味方と言えるでしょう。
請求書の回収状況が可視化できる
請求書管理において、「現場による請求書の上げ忘れ」や「取引先が請求書を送ってこない」などは、課題となりがちです。 バクラク請求書では、請求書の回収状況をレポートで確認することができ、回収漏れを防ぐことができます。 また、回収催促機能が搭載されているため、請求書をURLで回収することが可能です。 請求書の回収状況が可視化できることで、抜け漏れを防いで請求書管理を効率化につなげることができるのは、大きなメリットと言えるでしょう。
見積書は電子帳簿保存法の対象？
見積書は、商取引において商品やサービスの価格や提供条件を示した書類です。
顧客に対して商品やサービスの提供を予定している場合、その内容を詳細に記載し、料金や納期、契約条件などを明確に示して提示します。
見積書は電子帳簿保存法の対象になるのでしょうか？
電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法とは、企業が電子的な形式で帳簿を保存し一定の条件を満たすことで紙の帳簿と同等の法的効力を持たせる制度です。
見積書は電子保存が必要
電子帳簿保存法において、見積書は取引関係書類の一つとして対象となります。
電子化により、保管スペースの削減やデータの検索・管理が効率的に行えます。
電子帳簿保存法で見積書を保存する3つの方法
電子帳簿保存法で見積書を保存する方法について紹介をします。
紙のまま保存する
見積書を紙で受け取った場合は、そのままファイリングして保存する方法です。
ただし、保管スペースや検索の手間がかかります。
また、紙の書類が多いと求めるものを見つけるのに時間がかかることもあるでしょう。
スキャナでデータ化して保存する
紙の見積書をスキャナでデータ化し、電子ファイルとして保存する方法です。
電子化により効率的な管理が可能になります。
電子データをそのまま保存する
電子形式で受け取った見積書はそのまま保存する方法です。
PDFやExcelなどのファイル形式で保存し、容易に閲覧・管理できます。
電子帳簿保存法で見積書を保存する際の注意点
電子帳簿保存法で見積書を保存するさいに気を付けておきたいことを解説します。
スキャナ保存要件を確認する
スキャナでデータ化する場合は、法律で定められたスキャナの保存要件を満たす必要があります。
見積書をスキャナ保存するさいのタイムスタンプの期限は、最長で2ヶ月＋7営業日以内です。
また、画質やファイル形式にも注意しましょう。
決められた期間必ず保存しておく
電子帳簿保存法により、見積書の保存期間は5年間と定められています。
また、法人では7年間と定められているので注意が必要です。
適切なバックアップと共に、指定期間を守って保存しましょう。
【電子帳簿保存法対応】見積書の保存におすすめのサービス
電子帳簿保存法に対応した見積書保存のおすすめサービスを紹介します。
TOKIUM電子帳簿保存
TOKIUM電子帳簿保存は、電子帳簿保存に対応した国税関係の書類を保存できる文書管理システムです。
このシステムでは、請求書・領収書・見積書など関連する書類を紐づけて管理することができます。
これによって、ファイルを探す効率が向上します。
また、国税関係書類をTOKIUMが受領代行することで全てペーパーレスで保存することが可能です。
BtoBプラットフォーム請求書
BtoBプラットフォーム請求書は、電子帳簿保存・インボイス制度に対応した国内でも人気の請求書システムです。
請求書の発行だけでなく、発行や受取などの請求書業務を全てデータ化することが可能です。
また、会計システムや販売売上システムと連携しデータを一括処理することができます。
使うほどシステムが学習し、自動仕訳して取り込むことができるので効率的かつミスを減らすことが可能です。
見積書の保存は、システム利用がおすすめ
見積書の保存は、電子帳簿保存法の対象です。
見積書を保存する方法は、紙媒体・スキャナデータ・電子データといったものがあります。
紙媒体だと、保管スペースが必要だったりファイリングなどの特有の業務が発生します。
システムを利用することで、より効率的にミスを減らすことができるので導入がおすすめです。
