見積書は電子帳簿保存法の対象?具体的な保存方法も紹介

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「見積書の保存ルールはあるんですか?」

「見積書の保存におすすめのサービスを知りたい!」

本記事は、見積書の電子帳簿保存法について解説をします。
見積書の保存方法や注意点を知っておくことで、実業務での失敗を減らすことができます。

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Bill Oneでは、会計ソフトウエアをはじめとした様々なサービスとの連携によって、請求書に関連する業務をさらに効率化することができます。連携可能なサービスは、今後さらに拡大する予定です

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SmartDealとは、株式会社テクノデジタルが運営している受注プロセスの高速化を実現するクラウドサービスです。 「決裁者の外出やテレワークによる承認の遅れ」、「書類管理の煩雑化」、「発注・申込作業の遅れ」といった課題を解消し、営業プロセスを短縮することができます。

       

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SmartDealには、見積りページの作成や編集が可能な機能が搭載されています。 見積りページを作成することで、クライアントが全ての見積り情報・見積書を手軽に確認できるようになります。

書類内容の確認が容易に

SmartDealを導入することで、URLから簡単に書類内容の確認ができるようになります。PC、スマートフォンから確認ができるため、出先やテレワークでの書類チェックのスピードが向上します。 書類内容の修正時にURLを変更する必要がないため、ファイル管理における煩雑化も起きません。

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発注や申込がオンラインで完結できるようになるため、営業プロセスの短縮を実現します。 発注側の顧客がSmartDealを利用する上で、ユーザー登録は必要ないため、無駄な作業も発生しません。

この製品は請求書発行システムの製品です。
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見積書は電子帳簿保存法の対象?

見積書は、商取引において商品やサービスの価格や提供条件を示した書類です。

顧客に対して商品やサービスの提供を予定している場合、その内容を詳細に記載し、料金や納期、契約条件などを明確に示して提示します。

見積書は電子帳簿保存法の対象になるのでしょうか?

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法とは、企業が電子的な形式で帳簿を保存し一定の条件を満たすことで紙の帳簿と同等の法的効力を持たせる制度です。

見積書は電子保存が必要

電子帳簿保存法において、見積書は取引関係書類の一つとして対象となります。
電子化により、保管スペースの削減やデータの検索・管理が効率的に行えます。

電子帳簿保存法で見積書を保存する3つの方法

電子帳簿保存法で見積書を保存する方法について紹介をします。

紙のまま保存する

見積書を紙で受け取った場合は、そのままファイリングして保存する方法です。
ただし、保管スペースや検索の手間がかかります。

また、紙の書類が多いと求めるものを見つけるのに時間がかかることもあるでしょう。

スキャナでデータ化して保存する

紙の見積書をスキャナでデータ化し、電子ファイルとして保存する方法です。
電子化により効率的な管理が可能になります。

電子データをそのまま保存する

電子形式で受け取った見積書はそのまま保存する方法です。
PDFやExcelなどのファイル形式で保存し、容易に閲覧・管理できます。

電子帳簿保存法で見積書を保存する際の注意点

電子帳簿保存法で見積書を保存するさいに気を付けておきたいことを解説します。

スキャナ保存要件を確認する

スキャナでデータ化する場合は、法律で定められたスキャナの保存要件を満たす必要があります。

見積書をスキャナ保存するさいのタイムスタンプの期限は、最長で2ヶ月+7営業日以内です。

また、画質やファイル形式にも注意しましょう。

決められた期間必ず保存しておく

電子帳簿保存法により、見積書の保存期間は5年間と定められています。
また、法人では7年間と定められているので注意が必要です。

適切なバックアップと共に、指定期間を守って保存しましょう。

【電子帳簿保存法対応】見積書の保存におすすめのサービス

電子帳簿保存法に対応した見積書保存のおすすめサービスを紹介します。

TOKIUM電子帳簿保存

TOKIUM電子帳簿保存は、電子帳簿保存に対応した国税関係の書類を保存できる文書管理システムです。

このシステムでは、請求書・領収書・見積書など関連する書類を紐づけて管理することができます。

これによって、ファイルを探す効率が向上します。

また、国税関係書類をTOKIUMが受領代行することで全てペーパーレスで保存することが可能です。

BtoBプラットフォーム請求書

BtoBプラットフォーム請求書は、電子帳簿保存・インボイス制度に対応した国内でも人気の請求書システムです。

請求書の発行だけでなく、発行や受取などの請求書業務を全てデータ化することが可能です。

また、会計システムや販売売上システムと連携しデータを一括処理することができます。

使うほどシステムが学習し、自動仕訳して取り込むことができるので効率的かつミスを減らすことが可能です。

見積書の保存は、システム利用がおすすめ

見積書の保存は、電子帳簿保存法の対象です。
見積書を保存する方法は、紙媒体・スキャナデータ・電子データといったものがあります。

紙媒体だと、保管スペースが必要だったりファイリングなどの特有の業務が発生します。
システムを利用することで、より効率的にミスを減らすことができるので導入がおすすめです。

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