「見積書の保存ルールはあるんですか？」
「見積書の保存におすすめのサービスを知りたい！」
本記事は、見積書の電子帳簿保存法について解説をします。
見積書の保存方法や注意点を知っておくことで、実業務での失敗を減らすことができます。
おすすめの類似請求管理システム
類似サービス： 「楽楽明細」
(4.5)
| 月額費用 | 要問合わせ | 無料お試し | トライアル環境あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問合わせ | 導入会社 | 10,000社 |
請求書処理の完全ペーパーレス化を実現する請求書の代行受領・データ化サービス。紙・メール・PDF等形式を問わず、取引先から届くすべての請求書を一律で代行受領してくれます。
あらゆる帳票発行の自動化が可能
「楽楽明細」は、請求書や納品書、支払い明細、領収書といったあらゆる帳票の電子化、自動発行が可能です。 帳票データを楽楽明細へ取り込むだけでWebか郵送、メール添付、FAXのいずれかの方法の中から、顧客に応じて自動で割り振り発行してくれるため、書類発行における印刷や封入作業などの手間が大きく効率化されます。
とにかく簡単&シンプル
新しいシステムを導入すると、操作を覚えるために学習期間が必要となることがネックですが、「楽楽明細」は初めてシステムを利用する方でも直感的に理解できる操作性のため、実際に操作しながら覚えることができます。 請求書発行業務に特化した機能が搭載されており、余計な機能がないため、「機能が多すぎて使いこなせない」という課題は発生しません。
契約継続率99%を実現するサポート体制
「楽楽明細」では、導入から実際の運用までを懇切丁寧にサポートしてくれます。無理に契約するようなことはなく、他社比較をした上で納得して契約することが可能です。 幅広い業界の帳票電子化をサポートしてきた経験があるため、業界特有の課題にも対応することができます。
類似サービス： Bill One
(4.5)
| 月額料金 | 0円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円〜 | 最短導入期間 | 1営業日から |
Bill Oneとは、Sansan株式会社が提供している請求書管理システムです。 あらゆる請求書をオンラインで受け取ることができ、法改正にも対応。自社で業務フローを変更する手間がかかりません。 拠点や部門ごとにバラバラの形式で届いていた請求書をデータ化して、経理部門を含めた会社全体の請求書業務を効率化、月次決算業務を加速させます。
どのような請求書も電子化可能
Bill Oneは、紙の請求書もPDF形式の請求書もオンラインで受け取ることができるため、請求書の発行元に負担をかけずにオンライン上で受領することが可能です。 請求書を発行する企業は、Bill Oneスキャンセンターへの郵送、専用アドレスへのメール添付、PDF形式でのアップロード、いずれかの方法で送るだけで請求書を電子化することができます。
業務フローを変えずに法改正に対応
電子帳簿保存法やインボイス制度によって、企業は要件に対応した形式での請求書保管を求められています。 Bill Oneでは、適格請求書の発行や登録番号の照合といった機能で、法改正によって求められる要件などに都度対応。導入企業側で業務フローを変更する必要がありません。
外部サービスとの連携でさらに効率化
Bill Oneでは、会計ソフトウエアをはじめとした様々なサービスとの連携によって、請求書に関連する業務をさらに効率化することができます。連携可能なサービスは、今後さらに拡大する予定です
類似サービス： SmartDeal
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
SmartDealとは、株式会社テクノデジタルが運営している受注プロセスの高速化を実現するクラウドサービスです。 「決裁者の外出やテレワークによる承認の遅れ」、「書類管理の煩雑化」、「発注・申込作業の遅れ」といった課題を解消し、営業プロセスを短縮することができます。
見積り管理を効率化
SmartDealには、見積りページの作成や編集が可能な機能が搭載されています。 見積りページを作成することで、クライアントが全ての見積り情報・見積書を手軽に確認できるようになります。
書類内容の確認が容易に
SmartDealを導入することで、URLから簡単に書類内容の確認ができるようになります。PC、スマートフォンから確認ができるため、出先やテレワークでの書類チェックのスピードが向上します。 書類内容の修正時にURLを変更する必要がないため、ファイル管理における煩雑化も起きません。
発注・申込もWebで完結
発注や申込がオンラインで完結できるようになるため、営業プロセスの短縮を実現します。 発注側の顧客がSmartDealを利用する上で、ユーザー登録は必要ないため、無駄な作業も発生しません。
見積書は電子帳簿保存法の対象？
見積書は、商取引において商品やサービスの価格や提供条件を示した書類です。
顧客に対して商品やサービスの提供を予定している場合、その内容を詳細に記載し、料金や納期、契約条件などを明確に示して提示します。
見積書は電子帳簿保存法の対象になるのでしょうか？
電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法とは、企業が電子的な形式で帳簿を保存し一定の条件を満たすことで紙の帳簿と同等の法的効力を持たせる制度です。
見積書は電子保存が必要
電子帳簿保存法において、見積書は取引関係書類の一つとして対象となります。
電子化により、保管スペースの削減やデータの検索・管理が効率的に行えます。
電子帳簿保存法で見積書を保存する3つの方法
電子帳簿保存法で見積書を保存する方法について紹介をします。
紙のまま保存する
見積書を紙で受け取った場合は、そのままファイリングして保存する方法です。
ただし、保管スペースや検索の手間がかかります。
また、紙の書類が多いと求めるものを見つけるのに時間がかかることもあるでしょう。
スキャナでデータ化して保存する
紙の見積書をスキャナでデータ化し、電子ファイルとして保存する方法です。
電子化により効率的な管理が可能になります。
電子データをそのまま保存する
電子形式で受け取った見積書はそのまま保存する方法です。
PDFやExcelなどのファイル形式で保存し、容易に閲覧・管理できます。
電子帳簿保存法で見積書を保存する際の注意点
電子帳簿保存法で見積書を保存するさいに気を付けておきたいことを解説します。
スキャナ保存要件を確認する
スキャナでデータ化する場合は、法律で定められたスキャナの保存要件を満たす必要があります。
見積書をスキャナ保存するさいのタイムスタンプの期限は、最長で2ヶ月＋7営業日以内です。
また、画質やファイル形式にも注意しましょう。
決められた期間必ず保存しておく
電子帳簿保存法により、見積書の保存期間は5年間と定められています。
また、法人では7年間と定められているので注意が必要です。
適切なバックアップと共に、指定期間を守って保存しましょう。
【電子帳簿保存法対応】見積書の保存におすすめのサービス
電子帳簿保存法に対応した見積書保存のおすすめサービスを紹介します。
TOKIUM電子帳簿保存
TOKIUM電子帳簿保存は、電子帳簿保存に対応した国税関係の書類を保存できる文書管理システムです。
このシステムでは、請求書・領収書・見積書など関連する書類を紐づけて管理することができます。
これによって、ファイルを探す効率が向上します。
また、国税関係書類をTOKIUMが受領代行することで全てペーパーレスで保存することが可能です。
BtoBプラットフォーム請求書
BtoBプラットフォーム請求書は、電子帳簿保存・インボイス制度に対応した国内でも人気の請求書システムです。
請求書の発行だけでなく、発行や受取などの請求書業務を全てデータ化することが可能です。
また、会計システムや販売売上システムと連携しデータを一括処理することができます。
使うほどシステムが学習し、自動仕訳して取り込むことができるので効率的かつミスを減らすことが可能です。
見積書の保存は、システム利用がおすすめ
見積書の保存は、電子帳簿保存法の対象です。
見積書を保存する方法は、紙媒体・スキャナデータ・電子データといったものがあります。
紙媒体だと、保管スペースが必要だったりファイリングなどの特有の業務が発生します。
システムを利用することで、より効率的にミスを減らすことができるので導入がおすすめです。
