電子帳簿保存法に伴い、請求書などの帳票を電子化する企業が増えていますが、請求書の電子化に踏み切れないという企業の原因として挙げられるのが、法律に違反していないかという点です。
本記事では、請求書の電子化に関する法律などについて解説しますので、参考にしてください。
請求書の電子化に関する法律はある？
請求書の電子化に関する法律としては、「電子帳簿保存法」が挙げられます。
電子帳簿保存法は、請求書や見積書などの帳票を電子化し、データとして保存することを認めた法律で、1998年の施行から数回改正が行われ、直近では2022年にも改正されています。
電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類と国税関係書類の一部をデータ化して電子保存することが可能です。
また、電子帳簿保存法以外に、e-文書法も書類の電子化に関する法律に含まれます。
e-文書法は、電子帳簿保存法より広義の文書の電子化に関する要件を定めている点が特徴的です。
国税関係の書類だけでなく、建築図書や医療情報に関する記録も、「見読性」「完全性」「検索性」の要件を満たすことで電子化することができます。
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請求書を電子化しても法律的に問題ないか
請求書を電子化して、データとして送付することは法律的には問題ありません。
ですが、請求側と受領側で注意すべき点があるため、それぞれに解説します。
請求書を発行する側
法律上では、請求側と受領側が、請求書の内容を認識して取引することができれば、電子化したデータでやりとりをしても問題ないとされています。
請求書は、請求に関するやり取りがあったことの証明となるため、税務調査があった際も、データで請求書が存在していれば問題ありません。
ただし、相手企業の社内規制によっては、請求書を紙で保管することを義務付けている場合があるので、その際はプリントアウトの手間が相手側に発生してしまう場合もあるため、取引時に確認しておくと良いでしょう。
請求書を受け取る側
請求書をデータとして受け取る側は、請求書の電子化に関する法律で定められた要件を満たさなければいけません。
例えば、e-文書法に定められた要件では、「電子化データがディスプレイなどで鮮明に見れること」「電子化した文書に改ざんなどがないと証明できること」「必要なデータがすぐに検索でき、取り出せること」が条件として挙げられます。
また、過去の請求書をスキャンしてデータとして保存したい場合は、税務署への申請や真実性の確保などが必要となりますので注意が必要です。
電子化にかかる手間はありますが、電子化した請求書は一元管理ができ、欲しいデータをすぐに検索することもできるなど、メリットも多いため、スムーズに電子化できるフローを構築しておくと良いでしょう。
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請求書電子化の義務化はいつから？
電子帳簿保存法の改正によって、電子取引における電子データの保存が義務化されました。
しかし、2022年の改正電子帳簿保存法において、電子取引における電子データの保存義務かは2023年12月まで延長されることが決まっています。
したがって、請求書の電子化についても、2024年になるまでに対応していれば問題ありません。
また、電子帳簿保存法と同様に、経理業務に影響が大きい「インボイス制度」の施行も2023年10月からとなっているため、まだどちらも対応していないという方は期限が違いインボイス制度への対応から始めると良いでしょう。
請求書電子化の準備はいつから必要？
改正電子帳簿保存法自体は2022年1月から施行されていますが、以下の要件に該当する事業者については、2023年12月31日までの猶予期間が適用されます。
- 保存要件に従うことができないやむを得ない事情がある
- 保存が必要な書類を書面で出力した上で適切に保管、提出を求めれた際に対応できるようにしてある
上記の要件を満たしていれば、法律違反となることはありませんが、あくまで猶予期間が適用されるだけで、法律の施行日が延長されるわけではないため、準備は早めにしておくことをおすすめします。
請求書を電子化するための準備としては以下の手順で行うと良いでしょう。
- 請求書業務における課題の洗い出し
- 課題解決に必要な機能や優先度を決定する
- 電子化サービス導入の予算とスケジュールを想定
- 電子化サービスの選定
- 導入
請求書の電子化を進めるにあたっては、まず現状の課題を洗い出し、導入目的を決めることで、最適なサービスを選定しやすくなります。
例えば、オフィスに出社しないと請求業務ができないのであれば、クラウド型の電子化サービスが課題解決に役立ちますし、請求書発行におけるルーティーンワークを自動化したいのであれば、RPAやワークフロー機能が搭載されているサービスが貢献するでしょう。
課題と、課題解決に必要な機能が明確になった後は、サービス導入の概算とスケジュールを想定します。
請求書電子化サービスは、初期費用と月額費用が発生するパターンが一般的ですので、現状の請求業務にかかる人件費や手間を考慮した上でサービス導入における概算をシミュレーションすることが重要です。
また、導入にはどれくらいの期間がかかるのかをベンダー側に問い合わせておくと、余裕を持って導入できます。
サービス選定の際には、デモやトライアルが利用できるサービスを選ぶことで、導入後のギャップを少なくすることができるため、おすすめです。
請求書の電子化を進めよう
請求書の電子化は、2024年までに進めなければいけないため、まだ対応されていないという方は、インボイス制度も併せて導入を進めることをおすすめします。
違法性があるのではないかと不安な方もいらっしゃるでしょうが、法律上問題ありませんので、安心して電子化を進めてください。
