電子帳簿保存法の改正によって、請求書を含んだ帳票の義務化が命じられています。
請求書の電子化は、いつまでに対応すればいいのか、何をすればいいのかわからないという方に向けて、本記事では、請求書の電子化に必要な対応や猶予期間などについて解説します。
請求書電子化の義務とは？
請求書電子化の義務とは、2022年1月に「電子帳簿保存法」が改正されたことで、電子取引における帳簿の保存方式として、電子保存形式が義務付けられたことを指します。
法人企業だけでなく、個人事業主も対象となることから、請求書の電子化を疎かにしていると、控除額が少なくなってしまうため、しっかりと準備、対応しておくことが重要です。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法は、帳簿や請求書といった国税関係帳簿書類について、一定の要件を満たしていれば、電子データとして保存することを認めた法律です。
1998年の施行から何度か改正が行われ、2022年の改正において、一部取引における電子保存形式が義務化されています。
請求書や帳票を電子化することで、場所を選ばない業務が可能になり、コロナ禍における生産性の向上にもつながります。
2022年の法改正において、電子データの保存に関する要件が以前より緩和されたこともあり、紙・電子データの書類に関わらずデータとして保存しやすくなったことが特徴的です。
また、電子化の義務化については一定の猶予期間が設けられています。
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請求書電子化の義務化はいつから？
請求書電子化の義務化は2024年1月からとなっています。
2023年12月31日までは猶予期間が設けられており、猶予期間が過ぎた後は、電子取引においては電子保存のみが申告書類として認められ、紙のものは認められません。
コロナ禍によって、テレワークを取り入れる企業が増えたこともあり、書類のやりとりを電子化したデータ形式でやりとりすることが常態化していることもあり、業務効率化などの観点から電子化の流れが強まっています。
請求書の電子化は、法人だけでなく、個人事業主にも義務付けられており、特に青色申告をされているという方は、電子保存の義務が発生します。
電子化の対応を怠った場合、納税する際に青色申告として認められない、または制限されてしまう可能性があるため、注意が必要です。
また、電子化しないことで、控除額が減額となってしまう場合もあるため、個人事業主であっても対応が求めらます。
一方で、法人では、データの保存に関して、隠蔽や改竄などについての罰則が厳罰化されています。
万が一、隠蔽や改竄といった偽装があったとみなされてしまうと、重加算税10%加重されることとなるため、管理には慎重にならなければいけません。
しかし、請求書を電子化することで、テレワークに対応できるようになり、自宅からでも経理処理が可能になるといったメリットもあります。
経理のDX化を進めることができ、その他の業務も効率化しやすくなります。
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請求書の電子化を行うことで生じるメリットは？
請求書電子化は、コスト削減・セキュリティ強化などあらゆるメリットを享受できます。
書類管理のスペースが削減される
書類の保存、管理にはそれなりのコストがかかりますが、これらが削減されます。
請求書などの証憑書類は7年間保存する必要があり、紙媒体ではかなりの保管スペースが必要になります。
オンラインで書類データを管理できるようにしておけば、保管スペースを削減でき、ひいては、他の業務のワークスペースに余裕が生まれるのです。
セキュリティ性が向上する
紙媒体の書類は、紛失・破損などの心配が生じます。
また、書類の持ち出し・すり替えなどによって情報が流出してしまう危険がないとは言い切れません。
請求書類を電子データ化しておけば、これらのリスクを回避することができます。
ネットワーク上で保存・バックアップ等を行うことで、情報の紛失・破損は限りなく防止できるはずです。
業務効率が向上する
紙媒体で請求書を保存する場合、ファイリング・ラベリングなどの手間が生じます。
しかし、電子保存を行えば、電子データの保存・ラベリングなどをシステム上で行うことが可能です。
書類の検索や読み出しもオンライン上で簡単に行えるので、経理業務の効率化も図れることでしょう。
請求書電子化義務の猶予期間に対応しておくべきこと
請求書の電子化が義務付けられるまでの猶予期間に、何をすべきなのか、解説します。
個人事業主、法人によって対応すべき内容は異なりますが、最終的には全ての書類を電子化することがゴールとなるでしょう。
しかし、取引先や自社の規制によっては、全てを電子化することが難しい場合もありますので、一部を紙として残し、紙と電子で運用するケースも考えられます。
また、負担が少ない対応方法としては、取り急ぎ必要なものだけを電子化するという方法もあります。
全てを電子化する場合
電子取引、スキャナ保存、電子帳簿保存の全てを電子保存に移行します。
長期的に見れば、全てを電子保存してペーパーレス化することで、データ管理が効率化されるだけでなく、コスト削減にもつながります。
電子化の義務に対応するだけでなく、データ分析をして経理情報の共有に役立てることなど二次的な活用ができる点もメリットです。
義務化が求められる部分を電子保存する場合
電子化が義務付けられているものに関しては、取り急ぎ電子保存を進めて、一部をスキャン保存や電子帳簿保存とするアプローチ方法です。
スキャン保存に切り替えるメリットとしては、紙で帳票を保管していたスペースが不要となるため、オフィススペースの有効活用ができる点などが挙げられます。
また、義務化の範囲となるものに関しては、電子保存対応を進め、残りの帳簿類は会計システムで作成するという方法もあります。
この場合、紙の書類をスキャンする手間を省略することができるため、スキャン作業にあてるリソースがない場合におすすめです。
義務化が必要なものだけ電子化する場合
電子取引において、電子保存が義務化されているものだけ電子化の対応をするアプローチ方法です。
必要なものだけを電子保存するため、現状業務への負荷が最小限で済む点がメリットで、取り急ぎ義務化への対応を進めたい場合はこちらのアプローチ方法が最適でしょう。
ですが、長期的に見ると、全て電子化した方が業務効率化につながるため、タイミングを見て書類の電子化を進めていくことをおすすめします。
余裕を持って請求書を電子化しよう
請求書の電子化に関する義務化は、2024年1月までの猶予期間はあるものの、ギリギリになって対応していると、思わぬミスが発生し、対応が間に合わなくなってしまうこともあるため、余裕を持った対応がおすすめです。
まずは、電子保存が必要となるものを洗い出し、順次対応していくと良いでしょう。
