経理業務をしていて、請求書を発行する際に、日付はいつのものを記入すればいいかわからないという方は多いのではないでしょうか。
作成日の日付を記入すべきか、発送日を記入すべきか、正しいルールがわからないという方のために、本記事では、請求書の発行日について解説しますので参考にしてください。
請求書の発行日の役割
そもそも、請求書に発行日は必ず記載しないといけないのでしょうか。
一般的に、請求書には日付を記載します。
請求書に記載する日付は、取引の形態によって異なりますが、請求書を発行した日付を記載するか、取引先の締日に合わせるケースが一般的です。
仮に、請求書に日付が記載されていなかった場合、基準がわからなくなってしまうため、日付を記載して支払い側の債務が確定した日をわかるようにする必要があります。
万が一、請求書に日付を記載しなかった場合、取引先に架空取引の可能性を疑われてしまうため、企業としての信頼を損なわないためにも日付は必ず記載しましょう。
また、日付が記載されていないと、発注日が不明確になってしまうため、税務調査で指摘される可能性があります。
不要な手間を増やさないためにも請求書発行時には、日付の記載漏れがないかチェックすることが重要です。
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請求書に発行日記載なしは可能？
請求書の日付は、債務が確定した日を明確にする意味でも記載するのが原則必須となります。
取引形態などによって記載する日付は異なりますが、商品の売買などの業務における請求書の作成であれば、納品後の請求日を記載すると良いでしょう。
サービス業などであれば、サービス提供の後に請求書を発行し、その日の日付を記載しておくことで、いつの出来事なのかが明確になります。
しかし、場合によっては請求書の日付を取引先に委ねるケースもあります。
そのような場合、架空取引と疑われないように、契約書や業務の存在が確認できる書面を作成しておくことが重要です。
請求書の発行日の決め方
請求書の発行日を決める際は、対価の支払い方式を基準に考えると良いでしょう。
都度方式の場合
都度方式は、商品を納品する度に請求する方式です。
コンビニで買い物をした際に、レジでお金を支払う一連の流れは都度方式に当てはまるでしょう。
この都度方式の場合、取引が発生して、商品やサービスの提供が終了したタイミングで請求書を発行します。
都度方式における請求書の日付は、取引が終了した日が発行日となります。
掛売方式の場合
掛売方式とは、締日を設定し後日支払いを行う方式のことを指します。
企業間取引の場合、継続した売買が行われることが多いため、都度方式ではなく掛売方式を採用することが一般的となっています。都度方式の場合、取引の度に請求書を発行しなければならず、発行側も受領側にとっても非常に効率が悪いため、掛売方式をとります。
掛売方式では、実際に取引が終了してから請求を立てることになるので、債権が発生した日を取引先の締日に設定することが一般的となっています。
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請求書の発行日を間違えた場合の対応方法
取引先が請求書を紛失してしまった場合や、請求書の記載内容を変更しなければいけない場合などに、請求書を再発行する必要があります。
小さい間違いだからといって、二重線と訂正印だけで済ませるのではなく、必ず請求書を再発行しなければいけません。
日付以外の項目を間違えて、請求書を再発行する場合は、請求書の日付を変更する必要はありません。
しかし、訂正前の請求書と混同してしまわないように、再発行したものにはわかりやすく「再発行」と記載しておきましょう。
例えば、月末締めかつ翌月未払いの支払いフローを採用している会社との取引において、請求書の発行日を1日にしてしまうと、入金が2ヶ月先になってしまうため、請求書の日付には注意が必要です。
請求書の日付は忘れずに記載しよう
請求書の日付について解説しました。
何も考えずに請求書の作成日をそのまま記載していると、取引先の支払いフローによっては入金がかなり先になってしまう場合もあるため、注意が必要です。
請求書の発行日の決定方法については、本記事で解説した決定方法を参考にしていただき、適切な日付を記載するようにしてください。
