見積書とは、提供するサービスや商品、金額などを示すための書類です。
受注側と発注側の認識を揃え、トラブルの防止やスムーズな契約の締結に役立ちます。
見積書の条件を確認し、不足なく分かりやすい作成を意識してください。
おすすめの類似請求管理システム
類似サービス: 「楽楽明細」
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請求書処理の完全ペーパーレス化を実現する請求書の代行受領・データ化サービス。紙・メール・PDF等形式を問わず、取引先から届くすべての請求書を一律で代行受領してくれます。
あらゆる帳票発行の自動化が可能
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類似サービス: Bill One
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Bill Oneとは、Sansan株式会社が提供している請求書管理システムです。 あらゆる請求書をオンラインで受け取ることができ、法改正にも対応。自社で業務フローを変更する手間がかかりません。 拠点や部門ごとにバラバラの形式で届いていた請求書をデータ化して、経理部門を含めた会社全体の請求書業務を効率化、月次決算業務を加速させます。
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類似サービス: SmartDeal
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SmartDealとは、株式会社テクノデジタルが運営している受注プロセスの高速化を実現するクラウドサービスです。 「決裁者の外出やテレワークによる承認の遅れ」、「書類管理の煩雑化」、「発注・申込作業の遅れ」といった課題を解消し、営業プロセスを短縮することができます。
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見積書で支払う2つの条件
見積書で支払う際に確認したい2つの条件は、以下の2つです。
・支払い方法
・支払期限
それぞれ詳しく解説します。
支払方法を確認する
支払い条件で最も一般的なのは、現金支払い、もしくは指定金融機関への口座振り込みです。
現金の場合は、代金を支払いにくるのか、代金を取りに行かなければいけないのかを明確にし、記載しましょう。
指定金融機関への振込の場合は、以下を記載してください。
・金融機関名
・口座の種別
・口座番号
・口座名義(カタカナ表記)
中でも、口座の種別が記載されていないと口座違いになるため、口座の種別を必ず確認します。
一方で、小切手や手形での支払いも認める際は、その旨も記載します。
約束手形の支払いを認める場合は、1ヶ月~2ヶ月程度で支払期日を明確に記載してください。
支払期限を設定する
物品を納品するケースでは、「納品後○日以内」と決めるのが一般的です。
納品日が決まっている場合は、「支払期日○年○月○日」と詳しく記載します。
また、継続的な取引をするケースでは、「月末締め翌月末払い」のように支払いのルーティーンを決めるとスムーズです。
見積書の支払い条件を設定する3つのコツ
見積書の支払い条件を設定する際は、以下3つを意識しましょう。
・振込手数料の負担を明記
・長期契約であれば条件を見積書に記載
・分割支払いについて見積書に記載
それぞれ詳しく解説します。
振込手数料の負担について明記する
口座振り込みをする際は振込手数料が掛かりますが、見積書に記載する請求金額には振込手数料が含まれていません。
手数料についてスムーズにやりとりするため、振込手数料をどちらが負担するか決めておくのがベストです。
法的には、振込手数料は請求金額を支払う側が支払うのが原則です。
長期契約の場合の条件を見積書に記載する
長期契約であれば、条件を見積書に記載しましょう。
見積書で扱う契約が長期的だと、支払いが毎月必要なケースもあります。
複数回の支払いにおいて、締め日や支払日などの条件を詳細に記載するのが重要です。
分割の支払いについて見積書に記載する
請求金額が高額だと、総額を分割し何回かに分けて支払ってもらうケースもあります。
この場合も、各支払いの金額や支払時期を見積書に詳しく記載しましょう。
分割の割合が分かるように示し、指定したタイミングで支払いが行われるようにするのが大切です。
前金がある場合は、事前に支払う金額と前金の支払時期、支払い方法を見積書に記載しましょう。
見積書の支払い条件を設定する注意点
見積書の支払い条件を設定する際は、以下の点に注意しましょう。
・明確な支払期日を決定する
・小切手や手形での支払いは現金を回収するまでに時間が掛かる
資金繰りに配慮した上で、キャッシュフローに問題がないよう、余裕を持った支払期日を設定しましょう。
また、小切手や手形での支払いは、現金払いなどの支払い方法と比べて現金を回収するまでに時間が掛かります。
見積書を作成する前に要確認です。
分かりやすい見積書を作成してスムーズな支払いしてもらおう
見積書は、相手にとって分かりやすく作成するのがポイントです。
相手が見て分かりにくい見積書だと、確認などの無駄な手間が発生します。
一見しただけで把握できるような見積書を作り、スムーズに支払ってもらいましょう。