請求書が来ると、期日までに支払いを済ませる必要があります。それを管理するのが支払管理です。
支払管理の業務内容と、おすすめのシステムを紹介します。
おすすめの類似請求管理システム
類似サービス： 「楽楽明細」
(4.5)
| 月額費用 | 要問合わせ | 無料お試し | トライアル環境あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問合わせ | 導入会社 | 8,000社超 |
請求書処理の完全ペーパーレス化を実現する請求書の代行受領・データ化サービス。紙・メール・PDF等形式を問わず、取引先から届くすべての請求書を一律で代行受領してくれます。
あらゆる帳票発行の自動化が可能
「楽楽明細」は、請求書や納品書、支払い明細、領収書といったあらゆる帳票の電子化、自動発行が可能です。 帳票データを楽楽明細へ取り込むだけでWebか郵送、メール添付、FAXのいずれかの方法の中から、顧客に応じて自動で割り振り発行してくれるため、書類発行における印刷や封入作業などの手間が大きく効率化されます。
とにかく簡単&シンプル
新しいシステムを導入すると、操作を覚えるために学習期間が必要となることがネックですが、「楽楽明細」は初めてシステムを利用する方でも直感的に理解できる操作性のため、実際に操作しながら覚えることができます。 請求書発行業務に特化した機能が搭載されており、余計な機能がないため、「機能が多すぎて使いこなせない」という課題は発生しません。
契約継続率99%を実現するサポート体制
「楽楽明細」では、導入から実際の運用までを懇切丁寧にサポートしてくれます。無理に契約するようなことはなく、他社比較をした上で納得して契約することが可能です。 幅広い業界の帳票電子化をサポートしてきた経験があるため、業界特有の課題にも対応することができます。
類似サービス： Bill One
(4.5)
| 月額料金 | 0円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円〜 | 最短導入期間 | 1営業日から |
Bill Oneとは、Sansan株式会社が提供している請求書管理システムです。 あらゆる請求書をオンラインで受け取ることができ、法改正にも対応。自社で業務フローを変更する手間がかかりません。 拠点や部門ごとにバラバラの形式で届いていた請求書をデータ化して、経理部門を含めた会社全体の請求書業務を効率化、月次決算業務を加速させます。
どのような請求書も電子化可能
Bill Oneは、紙の請求書もPDF形式の請求書もオンラインで受け取ることができるため、請求書の発行元に負担をかけずにオンライン上で受領することが可能です。 請求書を発行する企業は、Bill Oneスキャンセンターへの郵送、専用アドレスへのメール添付、PDF形式でのアップロード、いずれかの方法で送るだけで請求書を電子化することができます。
業務フローを変えずに法改正に対応
電子帳簿保存法やインボイス制度によって、企業は要件に対応した形式での請求書保管を求められています。 Bill Oneでは、適格請求書の発行や登録番号の照合といった機能で、法改正によって求められる要件などに都度対応。導入企業側で業務フローを変更する必要がありません。
外部サービスとの連携でさらに効率化
Bill Oneでは、会計ソフトウエアをはじめとした様々なサービスとの連携によって、請求書に関連する業務をさらに効率化することができます。連携可能なサービスは、今後さらに拡大する予定です
類似サービス： SmartDeal
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
SmartDealとは、株式会社テクノデジタルが運営している受注プロセスの高速化を実現するクラウドサービスです。 「決裁者の外出やテレワークによる承認の遅れ」、「書類管理の煩雑化」、「発注・申込作業の遅れ」といった課題を解消し、営業プロセスを短縮することができます。
見積り管理を効率化
SmartDealには、見積りページの作成や編集が可能な機能が搭載されています。 見積りページを作成することで、クライアントが全ての見積り情報・見積書を手軽に確認できるようになります。
書類内容の確認が容易に
SmartDealを導入することで、URLから簡単に書類内容の確認ができるようになります。PC、スマートフォンから確認ができるため、出先やテレワークでの書類チェックのスピードが向上します。 書類内容の修正時にURLを変更する必要がないため、ファイル管理における煩雑化も起きません。
発注・申込もWebで完結
発注や申込がオンラインで完結できるようになるため、営業プロセスの短縮を実現します。 発注側の顧客がSmartDealを利用する上で、ユーザー登録は必要ないため、無駄な作業も発生しません。
支払管理とは？
支払管理とは、請求書の支払いを管理する業務です。請求を受けてから、支払い、消込までのお金のやり取りを行います。期日までに支払えるよう、やり取りをスムーズに行わなくてはなりません。
支払管理の流れ
支払管理表の作成
まずは支払管理表の作成をします。取引先からの請求書を確認し、支払い方法・支払い期限をチェックして支払管理表に記録します。支払管理表で管理することで情報が一元化され、漏れが少なくなります。請求書ごとに金額や支払期限が違うため、社内で共有するようにしましょう。
請求書の回収・管理
請求書の回収を行います。請求書に支払期限などが書かれているので、支払管理のための重要な書類なのです。回収する請求書が多い場合は、Excelなどで回収の状況をチェックし、回収漏れを防ぎましょう。
支払・消込
請求書の内容をチェックしたら、振込作業をします。銀行などの金融機関で振り込むだけではなく、自動振込やオンライン決済なども方法の1つです。最後に消込作業を行い、買掛の残高を管理します。
支払管理を怠ることによるリスク
支払漏れによる信用の低下
提示された金額を支払うことは重要ですが、支払の期日を守ることも同じくらい重要です。もし支払漏れが起きてしまうと、取引先との信頼関係が崩れる原因となってしまい、信用を失ってしまいます。ビジネスではお金は非常に重要なものなので、金額と期限は必ず守りましょう。
キャッシュフローの乱れ
会社経営におけるキャッシュフローとは、どのような項目にお金を使っていて、将来的にはどんな場面でお金がかかりそうか予測をし、資金の流れを把握することを指します。もし支払管理がうまくできていないと予算の確保が十分にできなくなってしまい、キャッシュフローもうまくいかなくなり経営に不安が生じてしまうリスクがあります。
支払管理を効率的に行う方法
エクセルやスプレッドシートで管理する
取引先が少なかったり、会社・事業の規模が小さい場合はExcelや市販のパッケージソフトでも対応できます。スプレッドシートで対応するとインターネット環境があればどこでもアクセスして編集ができるため、ファイルを探す手間も省けます。Excelと使い勝手が似ているため、安定した使いやすさがあります。
専用のシステムを活用する
従業員が多かったり、取引先が多いという場合は専用のシステムを利用することでミスを減らすことができます。クラウドサービスなら初期費用が少なく済みますし、スピーディーな導入が可能になります。インターネット環境があればどこからでもアクセスできるので、テレワーク中の従業員でも対応可能です。
支払管理を持つおすすめシステム
マネーフォワード クラウド債務支払
特徴
支払管理はもちろんですが、請求書の取り込み・取引先への振り込み・会計ソフトとの連携もできるシステムです。メールに添付されている請求書のデータは自動で保存されますし、OCR機能を利用して支払先・支払金額も自動で入力されます。支払状況の分析もできる優れものです。
機能
- 請求書データの自動保存
- 申請・承認
- 請求書受取（オプション）
- 請求書開封（オプション）
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：3,980円〜
- 無料トライアル：1ヶ月無料
スマイルワークス
特徴
スマイルワークスには、「販売ワークス」「会計ワークス」「給与ワークス」の3プランから業務に合うものを選んで導入ができるようになっています。支払管理の場合は販売ワークスを利用します。支払管理だけではなく仕入・販売管理も可能です。メニュー画面が業務の流れに合わせて配置されるようになっているので、使い勝手が良いと評判です。
機能
- 販売管理
- 仕入管理
- プロジェクト管理
- 入出金管理
- 在庫管理
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：要問い合わせ
- 無料トライアル：要問い合わせ
企業の命運を握っていてもおかしくない支払管理は、ミスをなくすための工夫が必要
実際の金銭のやり取りを行う支払管理は、企業の命運を握っていると言っても過言ではありません。ミスをなくし、円滑な業務を行うためには、システムの導入などの工夫が必要です。まずは現在の管理の問題点を洗い出してからシステムの導入の検討がおすすめです。
