デジタル化が進む現代において、手書き請求書が注目を浴びる理由は何でしょうか？
電子化の潮流に対抗する手書きの魅力や課題に焦点を当て、この記事では手書き請求書の書き方やメリットとデメリットについて詳しく解説いたします。
手順を追いながら手書き請求書の真価を理解しましょう。
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Bill Oneとは、Sansan株式会社が提供している請求書管理システムです。 あらゆる請求書をオンラインで受け取ることができ、法改正にも対応。自社で業務フローを変更する手間がかかりません。 拠点や部門ごとにバラバラの形式で届いていた請求書をデータ化して、経理部門を含めた会社全体の請求書業務を効率化、月次決算業務を加速させます。
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請求書を手書きする理由
手書きで請求書を作成する理由や法的な観点、
メリットやデメリットについて詳しく解説いたします。
請求書を手書きすることの法的な背景
手書き請求書は法的には認められていますが、正確で明瞭な情報が不可欠です。
手書きならではの誤字脱字や読みにくさには気をつけ、取引先の要望や業界の慣習にも注意しましょう。
電子請求書が求められる場合や特定の業種では電子化が推奨されることもあります。
信頼性を保つためには、双方の同意や取引先とのコミュニケーションが重要です。
手書き請求書のメリット
手書きの請求書は、個々の筆跡の違いにより、データ改ざんのリスクが低くなるメリットがあります。
また、紙に書かれた請求書を物理的に保管することで、PC故障やデータ喪失のリスクを軽減でき、作成者は手計算により請求に関する事柄をより把握しやすくなります。
手書き請求書のデメリット
手書きの請求書は作成に時間がかかり、同じ情報を毎回手入力する必要があるデメリットがあります。
手書きでは記入漏れやミスのリスクが高まり、手計算による金額ミスも発生しやすいです。
また、修正や変更がある場合に手作業で請求書を作り直す手間がかかり、保存・整理も電子化に比べて煩雑です。
手書き請求書の作成手順
手書きで請求書を作成する際、正確な手順を追うことが重要です。
以下では、手書き請求書を作成するための手順をご説明いたします。
必須項目とその詳細
手書きの請求書を作成する際には、次の項目が必要です。
書類作成者情報
氏名または法人名を正確にご記入ください。
法人の場合は担当者名も追加します。
事業所の連絡先や社印（個人の場合は認印）もご提供いただくことで、信頼性が高まります。
登録番号はインボイスに必要です。
相手方の情報
相手方の氏名や法人名、連絡先、住所を丁寧にご記入ください。
窓付き封筒の使用を考慮し、適切な敬称での記載をいたします。
取引年月日
取引が行われた日を発効日として記入いたします。
都度方式と掛売方式によって異なる発行タイミングを確認しましょう。
取引内容
納品・提供した商品やサービスの詳細を数量、単価、金額とともに具体的にご説明ください。
インボイス制度に対応するため、税率と消費税額も詳細にお伺いします。
取引金額（税込み）
取引金額を税込みでお知らせください。
消費税額や値引きなどもご記載いただくことで、相手方の経理処理が円滑に進みます。
振込先
請求金額を振り込む口座情報を正確にご提供ください。
振込手数料の負担に関する情報も含め、分かりやすくお知らせいただけると幸いです。
支払期限
請求金額の支払期限を契約書や合意に基づいてお知らせください。
期限が明確でないと、相手方からの入金が遅れる可能性がございます。
請求書番号
管理のしやすさを考慮し、請求書番号を振っていただくと助かります。
番号の設定は必須ではありませんが、便利な機能です。
源泉微収税
取引内容により源泉徴収がある場合は、その金額を事前にご記載いただけますと、相手方の経費処理が円滑に進みます。
支払調書がない場合、証明書類としてご活用いただけます。
手書き請求書のフォーマットと例
手書き請求書のフォーマットは、市販のひな形を利用するか、自社で複写式のフォーマットを作成します。
以下が手書き請求書の例です。
1.書類作成者情報
氏名: 山田花子
事業所連絡先: 〒567-8901 東京都〇〇市△△町2-3-4
登録番号: 012-345-678
2. 相手方情報
相手方氏名: ABC株式会社
相手方連絡先: 〒678-9012 大阪府◯◯市△△町5-6-7
3. 取引年月日
取引日: 2023年4月20日（発行日）
4. 取引内容
商品名: サービス提供
数量: 15個
単価: ¥8,000
金額: ¥120,000
5. 取引金額（税込み）
取引金額: ¥120,000
消費税（10%）: ¥12,000
合計金額: ¥132,000
6. 振込先
銀行名: ◯◯銀行
支店名: △△支店
口座番号: 123-4567890
振込手数料: お客様負担
7. 支払期限
2023年5月5日（契約書に基づく）
8. 請求書番号
請求書番号: 20230420001
9.源泉徴収税
源泉徴収税: なし
手書き請求書の作成時の注意点
手書きで請求書を作成する際の注意点は以下の通りです。
1.必須事項以外にも、例えば請求番号や振込期限、源泉所得税の金額などの補足情報を含めると良いです。
2.文書は丁寧に書き、ボールペンを使用し、金額の表記も注意が必要です。
3.時間がかかるため余裕をもって作業し、計算ミスを防ぐよう心がけましょう。
4.デジタル化が進んでいるため、取引先の要望に応じて電子化も検討しましょう。
5.個人事業主の場合、源泉徴収の金額を正確に記載することが必要です。
これらのポイントを押さえれば、手書き請求書も効果的に作成できます。
請求書 書き方 手書きのベストプラクティス
法的要件に準拠し、最低情報を記載することが重要ですが、取引先に親切な対応が付加価値となります。
手書き請求書はお金の取引を反映する大切な書類です。
国税庁の要件だけでなく、請求番号や振込期限、源泉所得税の金額なども配慮し、信頼性と使いやすさを両立させましょう。
