文書が電子化されて発行されるようになったのは最近のことで、まだまだ紙がベースであるところも珍しくありません。ですが、なるべくデータで管理をしたいと考えている人も多いです。
そこで、文書を電子化する方法・メリット・注意点を解説します。
おすすめの類似請求管理システム
類似サービス： 「楽楽明細」
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| 月額費用 | 要問合わせ | 無料お試し | トライアル環境あり |
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| 初期費用 | 要問合わせ | 導入会社 | 10,000社 |
請求書処理の完全ペーパーレス化を実現する請求書の代行受領・データ化サービス。紙・メール・PDF等形式を問わず、取引先から届くすべての請求書を一律で代行受領してくれます。
あらゆる帳票発行の自動化が可能
「楽楽明細」は、請求書や納品書、支払い明細、領収書といったあらゆる帳票の電子化、自動発行が可能です。 帳票データを楽楽明細へ取り込むだけでWebか郵送、メール添付、FAXのいずれかの方法の中から、顧客に応じて自動で割り振り発行してくれるため、書類発行における印刷や封入作業などの手間が大きく効率化されます。
とにかく簡単&シンプル
新しいシステムを導入すると、操作を覚えるために学習期間が必要となることがネックですが、「楽楽明細」は初めてシステムを利用する方でも直感的に理解できる操作性のため、実際に操作しながら覚えることができます。 請求書発行業務に特化した機能が搭載されており、余計な機能がないため、「機能が多すぎて使いこなせない」という課題は発生しません。
契約継続率99%を実現するサポート体制
「楽楽明細」では、導入から実際の運用までを懇切丁寧にサポートしてくれます。無理に契約するようなことはなく、他社比較をした上で納得して契約することが可能です。 幅広い業界の帳票電子化をサポートしてきた経験があるため、業界特有の課題にも対応することができます。
類似サービス： Bill One
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| 月額料金 | 0円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
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| 初期費用 | 0円〜 | 最短導入期間 | 1営業日から |
Bill Oneとは、Sansan株式会社が提供している請求書管理システムです。 あらゆる請求書をオンラインで受け取ることができ、法改正にも対応。自社で業務フローを変更する手間がかかりません。 拠点や部門ごとにバラバラの形式で届いていた請求書をデータ化して、経理部門を含めた会社全体の請求書業務を効率化、月次決算業務を加速させます。
どのような請求書も電子化可能
Bill Oneは、紙の請求書もPDF形式の請求書もオンラインで受け取ることができるため、請求書の発行元に負担をかけずにオンライン上で受領することが可能です。 請求書を発行する企業は、Bill Oneスキャンセンターへの郵送、専用アドレスへのメール添付、PDF形式でのアップロード、いずれかの方法で送るだけで請求書を電子化することができます。
業務フローを変えずに法改正に対応
電子帳簿保存法やインボイス制度によって、企業は要件に対応した形式での請求書保管を求められています。 Bill Oneでは、適格請求書の発行や登録番号の照合といった機能で、法改正によって求められる要件などに都度対応。導入企業側で業務フローを変更する必要がありません。
外部サービスとの連携でさらに効率化
Bill Oneでは、会計ソフトウエアをはじめとした様々なサービスとの連携によって、請求書に関連する業務をさらに効率化することができます。連携可能なサービスは、今後さらに拡大する予定です
類似サービス： SmartDeal
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| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
SmartDealとは、株式会社テクノデジタルが運営している受注プロセスの高速化を実現するクラウドサービスです。 「決裁者の外出やテレワークによる承認の遅れ」、「書類管理の煩雑化」、「発注・申込作業の遅れ」といった課題を解消し、営業プロセスを短縮することができます。
見積り管理を効率化
SmartDealには、見積りページの作成や編集が可能な機能が搭載されています。 見積りページを作成することで、クライアントが全ての見積り情報・見積書を手軽に確認できるようになります。
書類内容の確認が容易に
SmartDealを導入することで、URLから簡単に書類内容の確認ができるようになります。PC、スマートフォンから確認ができるため、出先やテレワークでの書類チェックのスピードが向上します。 書類内容の修正時にURLを変更する必要がないため、ファイル管理における煩雑化も起きません。
発注・申込もWebで完結
発注や申込がオンラインで完結できるようになるため、営業プロセスの短縮を実現します。 発注側の顧客がSmartDealを利用する上で、ユーザー登録は必要ないため、無駄な作業も発生しません。
文書の電子化とは？
文書を電子化したものを、「電子化文書」と呼びます。元々は紙で、元々デジタルではなかったものを後から電子的に保存したものを指します。電子化文書は画像データとして読み込んだもので、書類をスキャナーで読み取って保存します。
文書を電子化するメリット
ペーパーレス化の実現
電子化文書を作ることで、データでのやり取りが行えるようになり、ペーパーレス化が実現します。わざわざ紙を手渡したりする必要がなくなるのでその手間がなくなります。また、紙を保管するための専用の場所を確保することもなくなり、作業スペースを広げることもできるようになります。
ファイルや中身を検索できるようになる
文書を電子化するとファイルのタイトルで検索できるようになるので、必要な文書がすぐに見つかるというメリットがあります。何年も前の文書でも、紙だと棚の中を探したりする必要がありますが、電子化されていれば一瞬で見つかります。
必要なときに共有しやすい
共有もかなり簡単になります。いつでもどこでも同時に文書を閲覧できるので、コピーして配布する必要がありません。また、文書の修正の必要があったとき、修正前の文書を残せるため元に戻したいという場合も迅速に対応できます。
紛失リスクが軽減する
紙の文書の場合は、書類を棚に片付けて数年が経過してしまうのはよくある話です。急にその文書が必要になったとき、置き場所を忘れてしまい大捜索を行うという経験がある人は少なくありません。文書が電子化されていれば、データ管理・バックアップ・セキュリティ対策をしっかりと行うことで紛失リスクの軽減が可能です。多くの文書をわかるように管理したいという場合にも対応できます。
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文書電子化の注意点
情報漏えいには気をつける
文書を電子化すると、データの1つとして扱われます。フォルダ・ファイルごとのアクセス権の設定を行い、部署間のやり取りを行うときのルールを決めましょう。それに加え、セキュリティソフトなどで対策を行い、情報漏洩が起きないようにしましょう。
関連する法律にも注意する
文書を電子化する際、法律に注意しなければならない場合があります。民間での文書の電子保存を容認している「e-文書法」、国税関係帳簿書類の保存における、所得税法や法人税法などの特例を定めている「電子帳簿保存法」の2つは要チェックです。
文書を電子化する方法
スキャナでPDF化する
最も簡単な方法は、コピー機や複合機のスキャン機能を利用することです。元々ある機械の機能を利用するためコストがかからず、業務の合間に少しずつ進めることができます。
文書管理システムなどを使用する
文書管理システムの利用も1つの方法です。文書管理システムは、電子化された文書を格納し、保管・保存・活用・廃棄を一元管理するシステムです。文書の整理・更新・共有にはもってこいのソフトで、企業だけではなく総務省や自治体でも活用されています。
文書電子化におすすめのソフトやサービス
invoiceAgent
invoiceAgentは4種類のOCRエンジンが搭載されており、文書に応じて最適なOCRを選べるようになっています。データコンペア機能を利用することで、認識率の向上だけではなく、修正作業の効率化ができるようになります。
Quickスキャン V6
Quickスキャン V6は、複合機のスキャナー機能を使って文書の電子化ができるシステムです。RICOHの複合機を利用して、パネル上でフォルダ保存や印刷の操作が可能です。
文書の電子化により、より簡単な管理と業務の効率アップが目指せる
文書の電子化にはさまざまなメリットがありますが、管理が楽になることと業務の効率アップが大きなメリットです。文書がデータとして1つにまとまるので、探しやすさもアップします。文書を電子化してみたいという場合は、まず手元にある書類を電子化することから始めてみるのがおすすめです。
