電子契約システムのワークフローはどんな機能?
電子契約サービスとは、従来の紙面の契約書に対して、実物の印鑑ではなく、電子署名もしくはタイムスタンプを利用して契約を締結するシステムです。
契約全般の書類が紙ではなくデータになることでクラウド上やサーバーに保存され、物理的なスペースを取られることがなくなり、検索や確認も簡単に行えるようになります。
一方、ワークフローとは、社内における申請・承認をスピーディーかつスムーズに行えるようにするシステムです。
すなわち電子契約システムにおけるワークフロー機能とは、電子契約の申請・承認のスマート化を図ることを目的とするものです。
おすすめの類似ワークフローシステム
類似サービス: コラボフロー
(4.5)
月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
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初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス: MA-EYESnc
(4.5)
月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス: Shachihata Cloud
(4.5)
月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
その他のおすすめのワークフローシステム
ワークフロー機能を使用するメリット
ワークフロー機能を使用するメリットとしては、上述した通り、これまで紙の申請書によって行ってきた一連の承認業務をシステム上で行うことで、ペーパーレス化が実現されることが第一に挙げられます。
また、以下の2点に関しても、上手く活用した際の非常に有益なメリットとして挙げられますので、覚えておくと良いでしょう。
承認ルートを確実なものにする
ワークフロー機能を使用することで、承認の順番を固定でき、スムーズさを享受できるようになります。
例えば、従来承認の順序として、
- 上司
- グループ長
- 法務部長
とされていた場合、これらの担当や流れは変えることなく、全てを電子契約に変更できるので、稟議承認の抜けや誤りを防止することができます。
また、担当のうちの誰かが外出をしていた場合、その人物が社内に戻るまで承認作業が止まってしまっていたものが、出先でもデバイスから電子契約書にアクセスして申請・承認作業が行えるようになるため、業務の効率化を図ることができます。
承認していない契約書の誤送信や不正を防止できる
誤送信や、不正を防止したい際にもワークフロー機能は活躍してくれます。
システムのワークフロー機能を利用しないで契約締結を行う場合、未承認の契約書を相手方に送付しようと思えばできてしまうリスクがあります。
ワークフロー機能を活用し、そのようなリスクをしっかりと統制するようにすることで、承認の強制化を図ることができるようになるのです。
特に企業規模が大きい場合、業務の結果確認・申請・報告・承認などのフェーズが多くなり、関わる人物も増えがちですが、社内統制をしっかりと強化することで、安全かつスムーズな申請・承認業務、契約締結が行えるようになるはずです。
おすすめのワークフローシステム
ワークフロー機能付きのおすすめ電子契約システム
CECTRUST-Light
CECTRUST-Lightとは、株式会社コンストラクション・イーシー・ドットコムが提供する、電子署名サービスです。
電子契約はもちろん、文書管理など、一連の流れのすべてを行うことができ、契約書の送付・署名・保管をオールインワンで賄うことが可能です。
回覧のワークフローの設定ができるので、申請・承認業務に時間を割く必要がなくなり業務の効率化を大いに推進することができ、電子化文書には法令に沿ってタイムスタンプを付与されるため、長期に渡って原本性保証が保たれます。
煩雑な契約業務をスマートにしたい際はおすすめです。
- 月額費用:要お問合せ
- 初期費用:要お問合せ
- 無料お試し:要お問合せ
- 導入社数:要お問合せ
ジンジャーサイン
ジンジャーサインは、jinjer株式会社が提供をおこなっている電子契約サービスです。
ワークフロー機能も搭載されており、企業によって、ライトプラン・ライトプラスプラン・ベーシック最適なプランを選択できます。
無料トライアルを利用できるのも導入数が多い秘訣でしょう。
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額費用:要問い合わせ
電子印鑑GMOサイン
GMOサインは電子文書の改ざん・編集などのリスク対策ができる強力なサービスであり、信頼性を獲得している電子契約システムです。
140万社が導入しており、その信頼性・安全性は高く評価されています。
手厚いサポートも特徴的で、電子契約サービスをこれから導入したい企業の方にもおすすめです。
- 月額費用:9,680円〜
- 初期費用:要お問合せ
- 無料お試し:お試しプランあり
- 導入社数:140万社
NINJA SIGN
NINJA SIGN(ニンジャサイン)とは、株式会社サイトビジットが運営する電子契約システムです。
「リーガル(法律)」×「テクノロジー」をビジョンに掲げており、契約に関する悩みを陰で支える手厚いサービスとして人気を博しています。
- 月額費用:0円〜
- 初期費用:0円
- 無料お試し:無料プランあり
- 導入社数:非公開
まとめ
電子契約システムに搭載されているワークフロー機能、そのメリットなどについて解説いたしました。
今後、電子契約システム・ワークフロー機能を活用したいと考えている企業の方はぜひ、参考になさってみてください。