業務プロセスの可視化とは、業務プロセスを言葉や数字で具体的に表す取り組みです。
ツールを利用することで可視化を効率的に行うことができ、労働時間の管理やPC操作のログデータの分析やグラフ化が可能です。
業務プロセスを可視化する方法やメリットについてご紹介していきましょう。
業務プロセスの可視化とは?
業務プロセスの可視化とは、業務プロセスを言葉や数字で具体的に表す取り組みのことです。
業務プロセスの効率化を図る際に、何が問題でどこを改善したら良いかなど課題を浮き彫りにするために業務プロセスの可視化が必要となってきます。
どの工程にどれくらいの時間が掛かっているか、どれくらいの費用が掛かっているかを明らかにすることで、改善や適切な運用が行えるようになります。
おすすめの類似ワークフローシステム
類似サービス: コラボフロー
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月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
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初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス: MA-EYESnc
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月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス: Shachihata Cloud
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月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
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業務プロセスを可視化するメリット
業務プロセスを可視化することで、工程が複雑な業務でも、どの工程がボトルネックになっているか特定することができます。
ボトルネックとなっている部分を解消することで業務全体の効率アップに繋がります。
属人化の解消効果もあり、特定の担当者でしか対応できないという場面を減らすことができ、継承を容易に行えるようになります。
業務プロセスを可視化することにより、今まで業務が不透明だったために的確な判断が遅れてしまったというケースを減らすことができ、素早い判断を常に出せる環境整備になります。
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業務プロセスの可視化の方法
業務プロセスを可視化する方法としてプロセスマップやフローチャート、スキルマップなどがあります。
またITツールの導入により業務プロセスの可視化が可能です。
フローチャートは業務における一連の流れを矢印を使い分かりやすく図式化したものになります。
エクセルを用いたフローチャート作成
フローチャートの作成はエクセルを使うことで効率的に見やすいフローチャートを作成することができます。
フローチャートを作る専用ソフトもありますが、エクセルは汎用ソフトなため多くの人と共有することができて便利です。
エクセルでのフローチャート作成方法は、挿入タブの図式ボタンを押し、フローチャートの中から図形を選び、始点・完了を表す端子を選択してワークシート上にクリックし並べていきます。
ワークシートに貼り付けた端子の中にテキスト入力を行ったら、図形同士をコネクタで繋いでいきましょう。
図形を増やして行き、順番に繋げていくことでフローチャートを完成させることができます。
業務プロセスの可視化に役立つツール
業務プロセスを可視化するツールを利用することで、業務改善と従業員の管理が行いやすくなります。
可視化ツールでは、従業員のPC操作のログを集めることができ、収集したログからデータ分析や労働時間の管理も可能です。
どのアプリケーションをどの程度利用したかなどグラフ化することで可視化を行えます。
可視化ツールに「Qasee」ソフトがあり、導入することで組織の状態を正確に把握できるようになり、個人やチームの生産性向上に役立ちます。
「Ekran」ソフトでは、PCログイン時の操作ログを記録するメッセージをユーザーに送る機能や、指定したアプリや端末の使用制限機能があり、労働時間の管理を手助けする機能が搭載されています。
業務プロセスの可視化についてのまとめ
業務プロセスの可視化とは、業務プロセスを言葉や数字で具体的に表す取り組みであり、可視化することで業務プロセスの改善をしやすくなります。
工程が複雑な業務でも可視化することで改善点を見出すことができ、業務効率の改善が行えます。
業務プロセスの可視化はITツールの導入の他にもエクセルのフローチャートの作成でも可能です。
社内全体の業務プロセス改善を行うためにも現状をしっかりと把握する可視化を行うようにしましょう。