業務の流れを図式化することをワークフローと言います。
ワークフローを作成すると業務が可視化されるなどのメリットがありますが、作成方法を間違ってしまうと、かえってわかりづらいものになるので注意が必要です。
ワークフローを作成するときは、ぜひ、本記事を参考にしてください。
ワークフローを作成するメリット
ワークフローを作成すると、次のようなメリットがあります。
・現在の業務の流れが可視化される
・業務改善ができ作業効率の向上につながる
それぞれについて詳しく見ていきましょう。
現在の業務の無駄がわかるようになる
ワークフローを作成すると現在の業務の無駄がわかるようになります。
ワークフローを見ることで、どこで工数が多くかかっているのか、どの工数を省けるのか把握できるようになるのです。
毎日の業務は「慣れ」もあり、業務の無駄を感じていても、どこに原因があるのか見えない場合もあります。
そのようなときにワークフローを作成すると、原因が見えてくるのではないでしょうか。
業務改善ができ作業効率の向上に繋がる
ワークフローを作成すると、現在の業務の流れが可視化されるので、業務改善のきっかけになります。
ワークフローから業務の無駄を把握し改善していくと、手間だけでなくコスト削減も可能になります。
その結果、業務改善の他に生産性のアップも期待できるのです。
おすすめの類似ワークフローシステム
類似サービス: コラボフロー
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月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
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初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス: MA-EYESnc
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月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス: Shachihata Cloud
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月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
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Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
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ワークフローの作成方法
ワークフローを作成する手順は次のとおりです。
1.どの業務に対してワークフローを作成するのか選定する
2.それぞれのタスクを細分化し整理
3.それぞれのタスクがどのような流れになっているのか時間ごとに整理する
4.整理したタスクをフローチャートなどを使用して図に起こす
ワークフローを作成するときは、ただ業務を細分化するだけでなく、その業務に誰がどのように関わっているのかも記載するとさらにわかりやすくなります。
また、経費精算や勤怠管理など、それぞれの業務によって流れが変わってくるため、業務ごとにワークフローを作成するようにしましょう。
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ワークフローを作成する際の注意点
ワークフロー作成時には、次のようなことに気をつけるようにしましょう。
・必要以上に情報を盛り込まない
・図形や記号、色を用いて一目見てわかりやすくする
・短い文章で簡潔にまとめる
ワークフローに情報を盛り込みすぎてしまうと、余計に流れを把握することが難しくなってしまいます。
短い文章で簡潔にまとめるようにしましょう。
また、文章だけのワークフローも見づらいので、図形や記号・適度に色を用いてワークフローを作成すると可視化されやすくなります。
「ワークフローは業務の流れを一目で把握するためのもの」と言うことを意識して作成するようにしましょう。
ワークフロー作成に便利なツール・手段
ワークフロー作成に便利なツールを紹介します。
Excel
簡単なワークフローはExcelで作成可能です。
Excelに関する知識が多少あれば、フローチャート図を利用してわかりやすいワークフローが作成できることでしょう。
ただし、Excelで作成したワークフローを元にしてシステム化する場合は、1から作成するため専用のツールを利用するよりも手間や時間がかかります。
本格的な業務改善を目指す場合は、Excel以外のツールを利用することをおすすめします。
AgileWorks
AgileWorksは、ITに関する知識があまりなくても簡単にワークフローが作成できるツールです。
組織改編や業務変更が多くても対応可能で、4,000社以上が導入している実績もあります。
AgileWorksは、業務を一元管理し多様化する働き方にも対応したい企業におすすめのツールです。
わかりやすいワークフローを作成することが重要
ワークフローを作成する際には、次のようなポイントを押さえてわかりやすく、見やすいものを作成することが重要です。
・必要以上に情報を盛り込まない
・図形や記号、色を用いて一目見てわかりやすくする
・短い文章で簡潔にまとめる
誰が見てもわかりやすいワークフローを作成し、業務改善や作業効率アップができるようにしましょう。
ワークフローはExcelでも作成可能ですが、難しい場合はツールを作成すると便利です。
ワークフローを一元管理し、多様化する働き方にも対応したい方は、ワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。