企業や組織内での重要な意思決定プロセスが「稟議」です。
稟議とは、提案から承認、実施、そして記録まで、一連の手続きを通じて組織内の決定が効率的に行われる制度のことです。
この制度は、新しいプロジェクトの立ち上げ、大規模な予算承認、重要な契約の締結、組織変更の提案など、様々なシナリオでその重要性を発揮します。
しかし、稟議を紙ベースで行う従来の方法には、時間と労力の消費、追跡の困難さ、セキュリティリスク、環境への影響などの問題が伴います。
この記事では、稟議制度の基本から、紙ベースのシステムの課題、そしてその解決策について詳しく解説します。
ワークフロー(決裁･承認フロー)のおすすめ製品
継続利用率は99.55%の使いやすさ！【コラボフロー】
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コラボフローは、ワークフローシステムです。 専門的な知識不要でExcelなどで作成したフォームを活用でき、導入・操作を直感的に行えるので属人化の心配がありません。継続利用率99.55%と使いやすさ・確かな業務改善、どちらも両立したサービスと言えます。シンプルでありながら様々なサービスと連携でき、本格的なワークフローシステムを構築したい方には特におすすめです。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
大規模利用にも対応【kickflow】
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kickflowとは、株式会社kickflowが運営しているワークフローシステムです。PC・スマホ問わず使いやすいモダンなユーザーインターフェースながら、数百〜数千ユーザーといった大規模利用にも対応できる、拡張性を備えた珍しいSaaS型ワークフローシステムです。
なめらかな承認を実現するチャットツール連携
kickflowは、SlackやTeamsといったチャットツール連携によって稟議・承認スピードを向上させることができます。日常メインで使っているツールに通知ができることで、承認率向上や決裁までのリードタイムの短縮に繋がります。
中堅〜大企業ならではの複雑な承認経路や組織図のメンテナンスも楽々対応
kickflowでは、人事異動の事前予約や、組織図のバージョン管理といった機能が搭載されているため、手間のかかる人事異動時の設定変更などの必要が最小化されます。細やかな閲覧権限のコントロールも柔軟にできるため、組織が今後拡大したり、監査の必要が出てきたときにもスムーズに対応することができます。
APIを活用し、外部連携で幅広い業務を効率化
kickflowは、REST APIによるデータ連携を可能としています。、基幹システムや会計システム、人事管理システム、顧客管理（CRM）といった幅広いサービスと連携実績があります。各種転記作業を省力化し、業務の自動化を推進することが可能です。
稟議制度とは？申請か承認・記録までの流れ
稟議制度は、企業や組織における重要な意思決定を行うための構造化されたプロセスです。
このシステムは、透明性と効率性を確保し、組織内のリスク管理と責任の明確化を目的としており、以下の四つの主要な段階で構成されています。
回議
回議は稟議プロセスの初期段階であり、新しい提案やプロジェクトの概要が関係者間で議論されるフェーズです。
この段階では、計画の目的、必要なリソース、影響範囲、リスクなどが検討されます。
関係者は、プロジェクトの実現可能性やその影響を評価し、適宜フィードバックを提供します。
回議の結果は、計画の改善と精緻化に役立ちます。
決裁
回議を経た提案は、次に決裁へと進みます。
ここでは、上層部や権限を持つ個人が、提案された計画に対する最終的な承認を行います。
決裁には、計画の詳細な検討、必要に応じた修正、そして最終的な承認または却下が含まれており、組織の戦略的方向性を決定づける重要な役割を果たします。
実施
決裁が下されたプランやプロジェクトは、実施段階に移行します。
この段階では、計画が具体的な行動に変換され、目標達成に向けた各種活動が開始されます。
実施フェーズでは、進捗のモニタリングや必要に応じた調整が行われ、プロジェクトが計画通りに進行するよう努められます。
記録
プロセスの最終段階として、稟議の全過程は文書化された後、記録されます。
この記録には、提案内容、決裁の詳細、実施の結果、そのプロセス中に得られた教訓が含まれます。これにより、将来の類似する決定に対する参照資料として利用されるだけでなく、透明性の確保と責任の追跡が可能になります。
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社内で稟議が必要な場面
社内で稟議が特に必要とされる状況は、重要な意思決定や組織に大きな影響を与える変更が発生した際です。
これには、新しいプロジェクト、大規模な予算の承認、重要な契約や提携の締結、そして組織構造やポリシーの大幅な変更などが含まれます。
これらの場面では、稟議を通じて複数の部門や意思決定者が集まり、提案された内容について詳細に検討し、承認を得るプロセスが不可欠です。
稟議制度は、これらの決定が組織の目標に沿っていることを確認し、リスクを適切に管理するための重要な手段となります。
適切な稟議プロセスの実施は、組織の透明性と効率性を高め、全体の成功に寄与します。
稟議を紙で申請・承認する問題
紙ベースでの稟議申請と承認にはいくつかの問題が存在します。
最初に、時間と労力の消費が大きい点です。
文書の物理的な移動により、プロセスが遅れがちになります。
また、紙の文書の追跡が困難で、進行状況の透明性が低下する可能性があります。
セキュリティ面でも、紙の文書は紛失や破損のリスクが高く、機密情報の漏洩の可能性も懸念されます。さらに、紙の使用は環境への影響も無視できません。
これらの問題を解決するためには、電子稟議システムへの移行が効果的です。
電子化により、プロセスの迅速化、追跡と透明性の向上、セキュリティの強化、そして環境への配慮が期待できます。
現代の組織においては、稟議プロセスの効率化と現代化が必要不可欠であり、電子稟議システムの導入がその鍵となります。
