ワークフローは、各種申請や承認に必要な手続きです。
ワークフローは手書き運用でもできますが、デジタルと比較して注意点があるので確認するべきです。
ワークフローシステムを導入するメリットもチェックし、どの媒体で利用するべきか判断しましょう。
申請・承認に必要なワークフローとは？
ワークフローは、各種稟議や申請において、定型化可能な「作業の流れや一連の手続き」を指します。
例として、業務に必要なものを購入する際、担当者が購入の申請書を作成した上で、上司や経理部などが承認する流れもワークフローです。
しかし、定型化している流れでも、申請や承認などの経路が異なるケースもあります。
ワークフロー(決裁･承認フロー)のおすすめ製品
継続利用率は99.55%の使いやすさ！【コラボフロー】
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| 月額料金 | 500円〜/人 | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
コラボフローは、ワークフローシステムです。 専門的な知識不要でExcelなどで作成したフォームを活用でき、導入・操作を直感的に行えるので属人化の心配がありません。継続利用率99.55%と使いやすさ・確かな業務改善、どちらも両立したサービスと言えます。シンプルでありながら様々なサービスと連携でき、本格的なワークフローシステムを構築したい方には特におすすめです。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
大規模利用にも対応【kickflow】
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| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 1ヶ月 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入社数 | 要問い合わせ |
kickflowとは、株式会社kickflowが運営しているワークフローシステムです。PC・スマホ問わず使いやすいモダンなユーザーインターフェースながら、数百〜数千ユーザーといった大規模利用にも対応できる、拡張性を備えた珍しいSaaS型ワークフローシステムです。
なめらかな承認を実現するチャットツール連携
kickflowは、SlackやTeamsといったチャットツール連携によって稟議・承認スピードを向上させることができます。日常メインで使っているツールに通知ができることで、承認率向上や決裁までのリードタイムの短縮に繋がります。
中堅〜大企業ならではの複雑な承認経路や組織図のメンテナンスも楽々対応
kickflowでは、人事異動の事前予約や、組織図のバージョン管理といった機能が搭載されているため、手間のかかる人事異動時の設定変更などの必要が最小化されます。細やかな閲覧権限のコントロールも柔軟にできるため、組織が今後拡大したり、監査の必要が出てきたときにもスムーズに対応することができます。
APIを活用し、外部連携で幅広い業務を効率化
kickflowは、REST APIによるデータ連携を可能としています。、基幹システムや会計システム、人事管理システム、顧客管理（CRM）といった幅広いサービスと連携実績があります。各種転記作業を省力化し、業務の自動化を推進することが可能です。
ワークフローを紙で運用する3つの注意点
ワークフローを紙で運用する際の注意点は、以下の3点です。
・業務の煩雑化
・書類の保管や管理に時間を撮られる
・郵送運用の手間
それぞれ詳しく解説します。
手書きによる業務の煩雑化
紙でワークフローで運用する際は、手書きで申請内容を記入したり、押印が必要になったりします。
申請内容に間違いがあれば、書き直しや訂正印を使った修正も必要です。
自宅業務の形態で手書きのワークフローを運用すると、押印のためだけに出社しなければいけません。
このように、業務が煩雑化するのがデメリットです。
書類の保管と管理に時間を取られる
ワークフローを紙で運用すると、書類はすべて保管しなければいけません。
申請書類が多いと、その分大きなスペースが必要です。
万が一紛失すると、探し出すのに時間が掛かる恐れもあります。
管理に人手が掛かったりと、効率の面で問題が発生します。
郵送運用に時間と手間がかかる
紙で運用したワークフローを相手に共有するには、郵送しなければいけないケースもあります。
デジタルで運用するなら、メールなどを利用することで瞬時に共有できます。
しかし、紙媒体だと、郵送してから相手に届くまで数日程度の時間が掛かるので不便です。
郵送する行為自体に手間が掛かるのも欠点と言えます。
おすすめのワークフローシステム
承認・申請ワークフローシステムとは？
承認・申請ワークフローシステムとは、デジタルで運用するワークフローシステムを指します。
紙媒体でも承認ルートを見直したり改善したりするだけでも効率化が期待できますが、紙から電子化することでさらなる効率化が見込めます。
そのため、ワークフローを根本的に効率化したい人におすすめです。
各種申請や稟議の電子化は、ワークフローシステムの導入で実現できます。
ワークフローシステムの導入メリット
ワークフローシステムの導入メリットは、以下の2点です。
・デバイス上で申請や承認が完結する
・承認手続きを視覚化できる
ワークフローシステムを利用すれば、申請や承認手続きをデバイス上で完結させられます。
申請書の印刷や郵送、押印などの作業が省略化され、承認が効率的になるのが利点です。
また、承認手続きが資格化されるため、承認手続きの進歩状況の確認や承諾者に対する督促・通知も行えます。
過去の決裁データがシステム上に記録されるのもポイントです。
「誰が・いつ・何をしたのか」を証跡としてシステムログで確認できるので、ガバナンスやセキュリティの強化、承認ルートの改善にも役立ちます。
ワークフローシステムで申請・承認業務を効率化していこう
ワークフローシステムを利用すれば、デジタルで申請や承認業務を行えます。
紙媒体で運用するのと比べて効率的であるため、普段の業務がスムーズになるでしょう。
ワークフローに手間が掛かっている人は、この機会にワークフローシステムを利用してみてください。
