ビジネスによっては、稟議書を利用するケースも少なくありません。
稟議書には、大きく分けて紙媒体と電子媒体の2種類があります。
効率化を図るなら、電子媒体の方がおすすめです。
電子媒体の稟議書を利用するメリットを確認し、必要であれば導入を検討しましょう。
稟議とワークフローの違いとは?
稟議とは、提案者の権限では実行不可な事案について上層部からの承認を得ることを指します。
一方でワークフローとは、業務を開始してから完了までに必要な流れ、もしくは申請から決裁までの流れです。
稟議とワークフローは別の物ではありますが、「提案者の権限では実行不可な事案について上層部からの承認を得る」という行為も、ワークフローの1つと捉えられます。
おすすめの類似ワークフローシステム
類似サービス: コラボフロー
(4.5)
月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
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初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス: MA-EYESnc
(4.5)
月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス: Shachihata Cloud
(4.5)
月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
その他のおすすめのワークフローシステム
ワークフローシステムとは?(電子稟議)
電子稟議とも呼ばれるワークフローシステムとは、ワークフローを電子化したシステムを指します。
・運用管理
・システム連携
・承認
・差し戻し
・代理承認
・承認ルートの設定
・申請フォームの作成
ワークフローシステムでは、主に上記の操作を行えます。
ワークフローの機能はほかのツールでも利用できますが、あくまでも申請や承認を効率化したいならワークフローシステムを選ぶのがベストです。
Web上で申請から承認までの行為を完結できるため、作業の効率化に繋がるのが利点です。
おすすめのワークフローシステム
ワークフローシステム導入で業務効率化できること
ワークフローシステムを導入すると、業務効率化が期待できます。
・管理が簡単になる
・承認の段階が透明化する
・ペーパーレス化ができる
それぞれ詳しく解説します。
管理が容易になる
ワークフローシステムを導入すれば、稟議を確実かつ簡単に管理できるようになります。
紙媒体の稟議書だと、過去の稟議書を探すのに時間が掛かるデメリットがあります。
一方で、ワークフローシステムなら過去の稟議書を検索して簡単に見つけることが可能です。
電子媒体なので書類の保管スペースを必要とせず、改ざんなどの不正を防止できるのも魅力です。
承認の段階が透明化する
ワークフローシステムを利用すると、承認の段階が透明化します。
具体的には、承認の段階をリアルタイムで確認できます。
どこまで承認が進んだか、誰が承認したかなどの進捗が分かるので、承認の滞りが発生しても承認者への問い合わせがスムーズです。
ペーパーレス化できる
ワークフローシステムは稟議を電子化できるため、ペーパーレス化ができます。
オンライン上で稟議が保管されているため、稟議書を紛失する恐れがありません。
稟議の作成から承認までの工程が電子化することで、コストを削減する効果もあります。
ワークフローシステム(電子稟議)を導入するメリット
ワークフローシステムを導入するメリットは、承認を得るために会議を開き説明する手間が省けるところです。
紙媒体での稟議書にも、内容を判断しやすい、記録に残り事実確認もできるといったメリットがあります。
しかし、複数人の承認が必要なので、最終的な承認を得るまでに時間が掛かります。
特に、承認者が不在のケースでは、申請が滞りやすいです。
紙媒体であるため、紛失のリスクや、印刷や管理などのコストが掛かるなどの欠点も生まれます。
ワークフローシステムならこれらのデメリットをすべて解決できるため、効率を重視するなら導入すべきと言えます。
稟議書を電子化して業務を効率化しよう
稟議書を紙媒体で利用すると、複数人の承認が必要になるなどの大きなデメリットが発生します。
しかし、電子化した稟議書なら紙媒体のデメリットを解決し、さらに効率的な業務を可能とします。
稟議書を効率的に運用したいなら、ワークフローシステムを導入しましょう。