ビジネスによっては、稟議書を利用するケースも少なくありません。
稟議書には、大きく分けて紙媒体と電子媒体の2種類があります。
効率化を図るなら、電子媒体の方がおすすめです。
電子媒体の稟議書を利用するメリットを確認し、必要であれば導入を検討しましょう。
稟議とワークフローの違いとは？
稟議とは、提案者の権限では実行不可な事案について上層部からの承認を得ることを指します。
一方でワークフローとは、業務を開始してから完了までに必要な流れ、もしくは申請から決裁までの流れです。
稟議とワークフローは別の物ではありますが、「提案者の権限では実行不可な事案について上層部からの承認を得る」という行為も、ワークフローの1つと捉えられます。
ワークフロー(決裁･承認フロー)のおすすめ製品
継続利用率は99.55%の使いやすさ！【コラボフロー】
(4.5)
| 月額料金 | 500円〜/人 | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
コラボフローは、ワークフローシステムです。 専門的な知識不要でExcelなどで作成したフォームを活用でき、導入・操作を直感的に行えるので属人化の心配がありません。継続利用率99.55%と使いやすさ・確かな業務改善、どちらも両立したサービスと言えます。シンプルでありながら様々なサービスと連携でき、本格的なワークフローシステムを構築したい方には特におすすめです。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
大規模利用にも対応【kickflow】
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| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 1ヶ月 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入社数 | 要問い合わせ |
kickflowとは、株式会社kickflowが運営しているワークフローシステムです。PC・スマホ問わず使いやすいモダンなユーザーインターフェースながら、数百〜数千ユーザーといった大規模利用にも対応できる、拡張性を備えた珍しいSaaS型ワークフローシステムです。
なめらかな承認を実現するチャットツール連携
kickflowは、SlackやTeamsといったチャットツール連携によって稟議・承認スピードを向上させることができます。日常メインで使っているツールに通知ができることで、承認率向上や決裁までのリードタイムの短縮に繋がります。
中堅〜大企業ならではの複雑な承認経路や組織図のメンテナンスも楽々対応
kickflowでは、人事異動の事前予約や、組織図のバージョン管理といった機能が搭載されているため、手間のかかる人事異動時の設定変更などの必要が最小化されます。細やかな閲覧権限のコントロールも柔軟にできるため、組織が今後拡大したり、監査の必要が出てきたときにもスムーズに対応することができます。
APIを活用し、外部連携で幅広い業務を効率化
kickflowは、REST APIによるデータ連携を可能としています。、基幹システムや会計システム、人事管理システム、顧客管理（CRM）といった幅広いサービスと連携実績があります。各種転記作業を省力化し、業務の自動化を推進することが可能です。
ワークフローシステムとは？（電子稟議）
電子稟議とも呼ばれるワークフローシステムとは、ワークフローを電子化したシステムを指します。
・運用管理
・システム連携
・承認
・差し戻し
・代理承認
・承認ルートの設定
・申請フォームの作成
ワークフローシステムでは、主に上記の操作を行えます。
ワークフローの機能はほかのツールでも利用できますが、あくまでも申請や承認を効率化したいならワークフローシステムを選ぶのがベストです。
Web上で申請から承認までの行為を完結できるため、作業の効率化に繋がるのが利点です。
おすすめのワークフローシステム
ワークフローシステム導入で業務効率化できること
ワークフローシステムを導入すると、業務効率化が期待できます。
・管理が簡単になる
・承認の段階が透明化する
・ペーパーレス化ができる
それぞれ詳しく解説します。
管理が容易になる
ワークフローシステムを導入すれば、稟議を確実かつ簡単に管理できるようになります。
紙媒体の稟議書だと、過去の稟議書を探すのに時間が掛かるデメリットがあります。
一方で、ワークフローシステムなら過去の稟議書を検索して簡単に見つけることが可能です。
電子媒体なので書類の保管スペースを必要とせず、改ざんなどの不正を防止できるのも魅力です。
承認の段階が透明化する
ワークフローシステムを利用すると、承認の段階が透明化します。
具体的には、承認の段階をリアルタイムで確認できます。
どこまで承認が進んだか、誰が承認したかなどの進捗が分かるので、承認の滞りが発生しても承認者への問い合わせがスムーズです。
ペーパーレス化できる
ワークフローシステムは稟議を電子化できるため、ペーパーレス化ができます。
オンライン上で稟議が保管されているため、稟議書を紛失する恐れがありません。
稟議の作成から承認までの工程が電子化することで、コストを削減する効果もあります。
ワークフローシステム（電子稟議）を導入するメリット
ワークフローシステムを導入するメリットは、承認を得るために会議を開き説明する手間が省けるところです。
紙媒体での稟議書にも、内容を判断しやすい、記録に残り事実確認もできるといったメリットがあります。
しかし、複数人の承認が必要なので、最終的な承認を得るまでに時間が掛かります。
特に、承認者が不在のケースでは、申請が滞りやすいです。
紙媒体であるため、紛失のリスクや、印刷や管理などのコストが掛かるなどの欠点も生まれます。
ワークフローシステムならこれらのデメリットをすべて解決できるため、効率を重視するなら導入すべきと言えます。
稟議書を電子化して業務を効率化しよう
稟議書を紙媒体で利用すると、複数人の承認が必要になるなどの大きなデメリットが発生します。
しかし、電子化した稟議書なら紙媒体のデメリットを解決し、さらに効率的な業務を可能とします。
稟議書を効率的に運用したいなら、ワークフローシステムを導入しましょう。
