社内wikiの構築·導入と活用事例-代表的なツールと運用方法-

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    リモートワークにも業務効率化にも役立つ「社内wiki」をご存知でしょうか?

    社内wikiとはウィキペディア同様に、すべての社員の知識やノウハウを集めたものです。

    ウィキペディアとは異なり、社内wikiではマニュアルや議事録·報告書などの文書管理もできます。

    本記事では社内wikiについて、必要性や6つのメリット·5つの導入ポイントを確認しましょう。

    おすすめの社内wikiツールや運用時の3つの注意点もご紹介するので、ぜひ参考になさってください。

    社内wikiとは何か?企業においてどんなシーンで便利か

    オンライン上の百科事典として定番の「ウィキペディア(wikipedia)」の社内版が「社内wiki」です。

    ウィキペディアの特徴は、なんと言っても分野に関わらず、体系化された様々なユーザー知識の集まりである点でしょう。

    ウィキペディアと同じく、社内wikiでは全社員が自身の情報やノウハウを書き込みや編集·検索·閲覧する権利を有します。

    そして場所や時間に関わらず、すべての社員が自身の求める内容を、容易に社内wikiで検索して確認できます。

    従って、社内wikiはリモートワークにも役立つでしょう。

    加えて、社員一人一人のノウハウも共有できる社内wikiは業務効率化を促し、成果の質も高めることができます。

    マニュアルや議事録·報告書などの文書管理、または個人ならびにチームのToDoリストとしても社内 wikiの利用はおすすめです。

    社内wikiの必要性に関して

    業務の効率化と仕事の質ならびに顧客満足度の向上を実現するため、企業には社内wikiの活用がおすすめです。

    ここでは、それぞれの理由を確認しましょう。

    一元管理の必要性

    大半の日本企業は社内コミュニケーションがうまく行っておらず、社内での情報の共有に問題があるそうです。

    人事関係の調査·研究を行うHR総研の「社内コミュニケーションに関する調査」によると、実に73%の企業が「社内コミュニケーションに課題がある」と回答しています。

    さらに「コミュニケーション不足が業務の障害になる」と答えた企業は92%にもなります。

    詳しくは後述しますが、情報を一元管理すると下記のようなメリット等があります。

    • 業務効率化
    • 仕事の質の向上
    • 顧客満足度の向上
    • 社員のストレス軽減と離職率の低下
    • 経営に対する姿勢や事業目標の理解による企業文化の成長

    社内wikiを導入して、社内情報の共有を促進してはいかがでしょうか?

    円滑な引き継ぎ

    社員の退職や異動の際に、引き継ぎの時間が多く取れない場合もあるでしょう。

    引き継ぎ時間がなくても、社内wikiを活用すると円滑に情報やノウハウの引き継ぎが可能です。

    社員教育や研修が容易になる

    労働力不足や予算が限られた企業では、社員教育や研修が難しいケースも多いでしょう。

    結果的に、社内に蓄積された情報やナレッジを共有できないことも多々あります。

    しかし社内wikiを利用すると、情報などの共有をすることで社員の教育·研修が可能です。

    顧客満足度の向上

    社内wikiでの顧客情報の共有により、顧客の要望や問い合わせに迅速かつ適した対応ができます。

    前任の担当者の接客内容なども分かり、顧客にスムーズに紹介·回答ができるでしょう。

    従って、社内wikiの利用は顧客満足度の向上も期待できます。

    社内 wikiを構築·導入する方法とメリット

    社内wikiの構築·導入には、ご紹介する6つのメリットがあります。

    ここでは、各メリットを理解しましょう。

    一元管理

    先述の通り、社内wikiの利用の大きなメリットは、情報やナレッジを一元管理できる点です。

    各社員の持つ情報やノウハウを集約·管理して活用できるだけでなく、情報の保存方法やフォーマットも統一できます。

    社内wikiでは権限の付与を行うことで、共有できる情報の範囲や相手を定めることも可能でしょう。

    資料も含めて、過去から現在取り扱っている案件や会議の情報まで保存·共有が容易で便利です。

    社内wikiのフォーマット

    社内の書類の形式は、それぞれに異なる場合も多いのではないでしょうか?

    社内wikiのフォーマットは、操作が容易で覚えやすいHTMLファイルに統一されるため、利用しやすく便利です。

    属人化の防止

    先述の内容にも被りますが、それぞれの社員の所有する情報やノウハウを共有できます。

    そのため、社内wikiの利用によって属人化の防止が実現するでしょう。

    業務効率化

    情報やノウハウ·ナレッジを一元管理できる社内wikiの利用では、業務の効率化を目指せます。

    たとえば上司に情報の確認が必要であれば、上司に尋ねる時間や上司の確認待ちの時間が発生するでしょう。

    反対に、社内wikiで情報確認をすると最新情報を閲覧でき、見た瞬間に解決できます。

    上司も部下に社内wikiでの確認箇所を示すだけで良いので、楽な上に時間もかかりません。

    資料作成の時間も削減できることから、社内wikiの利用は業務効率化の向上につながるでしょう。

    仕事の質の向上

    社内wikiの活用は情報やノウハウの属人化を防いで共有できるため、仕事の質が上がります。

    仕事の質の向上ができれば、しいては顧客満足度も高まるでしょう。

    権限の付与

    ほとんどの社内wikiツールでは、情報の編集にも閲覧にも権限の付与が可能です。

    権限の付与によって、編集ならびに閲覧できる社員を限定できるので便利でしょう。

    コストの削減

    社内wikiの利用により、人材教育や業務の引き継げにかかるコストを削減できます。

    社内wikiでは研修内容や教育項目の変更があった際は即更新され、導入教育やキャリアアップ研修が円滑に行えるためです。

    社内wikiを導入し、定着させるためのポイント

    せっかく社内wikiを導入しても、うまく定着させられないケースもあります。

    ここでは、取り入れた社内wikiを定着させるための5つのポイントを確認しましょう。

    社内wikiの目的を決める

    社内wikiのツールには多くの種類があるため、導入目的を事前に明確にしておく必要があります。

    導入目的が不明確なままで選んだ社内wikiの場合は、自社に合わずに使いにくいツールとなる可能性があるでしょう。

    なるべく社員が使いやすく、自社に適した社内wikiを選べるように活用目的を定めることがおすすめです。

    蓄積するデータのタイプ·範囲を定める

    ルールを定めないと、社内wikiは「あらゆる情報のごちゃ混ぜ」となって利用価値を失う恐れがあります。

    見やすく使いやすい社内wikiを維持するには、蓄積したいデータの種類や範囲をあらかじめ定めるべきです。

    運用ルールの作成

    先述の蓄積データのタイプ·範囲だけでなく、企業ならびに各部署·チームに適したルールを明示しましょう。

    明確なルールが存在する方が、社員が社内wikiの使用に際して戸惑いません。

    運用前にデータを蓄積しておく

    社内wikiの運用前にデータをある程度蓄積しておくと、社員の社内wikiの活用を促せます。

    加えて社員が社内wikiに書き込む際のモデルとできるため、事前のデータ蓄積はおすすめです。

    導入当初は権限範囲を細かくしない

    権限付与ができる点は社内wikiの利点ですが、導入当初は権限範囲を細かくしないことをおすすめします。

    なぜなら、まずは全社員に社内wikiを利用して慣れてもらう必要があるからです。

    社員が社内wikiの活用に慣れてきたら、編集や閲覧に対する権限の付与を細かく定めると良いでしょう。

    代表的な社内wikiツールをご紹介

    kintone(キントーン)

    特徴

    ビジネスアプリの作成ツールとして有名なkintoneは社内wikiの活用にも適しています。

    グループウェアとして活用すれば、情報共有を効率化できますし、日報機能やアンケート機能、CRMのビジネスアプリをそれ1つで作成することが可能なので幅広い運用を実現できます。

    主な機能

    • タスク管理機能
    • 日報機能
    • 目安箱機能
    • アンケート機能
    • 勤怠管理機能
    月額料金780円〜/ユーザー
    初期費用0円
    無料トライアル30日間無料
    最低利用人数1人〜

    2021年3月現在/詳細は公式サイトを確認

    画像·データ出典:kintone公式サイト

    NotePM(ノートピーエム)

    特徴

    チームコラボレーションツールとして使いやすさが評価されているNotePM。

    クラウド型のサービスなので比較的安価に利用することができ、マニュアル作成や議事録作成、コメント機能などでコミュニケーションの活性化、ナレッジの共有を実現します。

    主な機能

    • 文書作成機能
    • 検索機能
    • アクセス制限機能
    • コメント機能
    月額料金1,000円〜
    初期費用0円
    無料トライアル30日間無料
    最低利用人数1人〜

    2021年3月現在/詳細は公式サイトを確認

    画像·データ出典:NotePM公式サイト

    Talknote(トークノート)

    特徴

    1,000社以上の導入実績があるTalknoteは社内コミュニケーションツールとして多くの企業で導入されています。

    使いやすいメッセージ機能やいいね機能によってSNS感覚で使うことができるため、社内に浸透しやすいという特徴があります。

    主な機能

    • グループ作成機能
    • メッセージ機能
    • タスク管理機能
    • スタンプ機能
    月額料金要問い合わせ
    初期費用要問い合わせ
    無料トライアル14日間無料
    最低利用人数1人〜

    2021年3月現在/詳細は公式サイトを確認

    画像·データ出典:Talknote公式サイト

    Qast(キャスト)

     

    特徴

    Q&Aとメモを活用してナレッジ共有ができるQastは情報共有ツールとして多くの企業で導入実績があります。

    シンプルな操作性と管理がしやすい設計でユーザーも管理者にもメリットがあるシステムとして評価されており、フリープランが提供されていることから導入ハードルが低いサービスと言えます。

    主な機能

    • 投稿作成機能
    • 閲覧機能
    • 検索機能
    • 通知機能
    月額料金600円〜/ユーザー
    初期費用0円
    無料トライアルフリープランあり
    最低利用人数10人〜

    2021年3月現在/詳細は公式サイトを確認

    画像·データ出典:Qast公式サイト

    DocBase(ドックベース)

     

    特徴

    DocBaseは7,000社以上での登録実績がある情報共有サービスです。

    PCの操作が苦手という方でも使いやすいUIが設計されており、セキュリティ面に関しても堅牢性が高いため安心して利用することができます。

    主な機能

    • 文書作成機能
    • コラボレーション機能
    • 検索機能
    • 文書管理機能
    • チーム管理機能
    月額料金900円〜
    初期費用0円
    無料トライアル30日間無料
    最低利用人数1人〜

    2021年3月現在/詳細は公式サイトを確認

    画像·データ出典:DocBase公式サイト

    Qiita Team(キータチーム)

     

    特徴

    Qiita Teamは、テンプレート機能や議事録作成機能など使いやすい操作性で、効率的に情報共有ができるサービスとして多くの企業で導入されている実績があります。

    マークダウン記法が使えるので、難しい操作が必要なく手軽に文書の作成が可能です。

    主な機能

    • 文書作成機能
    • 文書共有機能
    • コメント機能
    • メンション通知機能
    月額料金1,520円〜
    初期費用0円
    無料トライアル30日間無料
    最低利用人数1人〜

    2021年3月現在/詳細は公式サイトを確認

    画像·データ出典:Qiita Team公式サイト

    Confluence(コンフルエンス)

    特徴

    Confluenceは企業向けWikiツールです。チームで共同作業をするために活用することが可能で、リモートでも使いやすいシステムとして評価されています。

    記事の作成が直感的に可能で、コメント機能でさらにナレッジを深めることができる点も魅力的です。

    また、10ユーザーまでであれば無料で利用することができるプランも提供されています。

    主な機能

    • ドキュメント作成機能
    • ドキュメント検索機能
    • コメント機能
    • 通知機能
    月額料金600円〜
    初期費用0円
    無料トライアルFreeプランあり
    最低利用人数1人〜

    2021年3月現在/詳細は公式サイトを確認

    画像·データ出典:Confluence公式サイト

    情報共有ツールについてはこちらの記事でも紹介しています。

    社内wiki運用の際の注意点

    業務にとても役立つ社内wikiですが、運用に際して3つの注意点があります。

    ここでは、各注意点を把握しましょう。

    管理者を定める

    管理者が必要ない社内wikiでは、注意しないと無法エリアになる可能性があります。

    情報のまとめ方が悪く見辛くなる場合や、モラルの低い社員がいる場合は社内wikiが荒れることも考えられるでしょう。

    さらに故意でなくても、重要な事項を削除してしまう事故も起こり得ます。

    従って、あらかじめ管理者(管理チーム)を定めた運用がおすすめです。

    利用方法を定める

    必要に応じて社内wikiで情報を検索·閲覧しているだけでは情報が蓄積できません。

    社内wikiを情報の集合体とするためには、あらかじめ利用方法を定めると良いでしょう。

    たとえば「マニュアルも、現在抱えている案件の進捗状態もすべて社内wikiに保存」などの決まりです。

    社員には具体的に、どのタイプの情報を社内wikiで共有するかを示しましょう。

    始めは利用目的を限定する

    社員が社内wikiの使用に慣れるまでは、社内wikiの利用目的を限定すると良いでしょう。

    たとえば全社員へのお知らせや議事録などの日常の報告業務の書き込み用として、社内wikiを利用するなどです。

    社内Wikiの導入で生産性の向上を目指そう

    社内wikiに関して、定義や必要性·6つのメリット·定着のための5つのポイントを解説しました。

    ご紹介した代表的な社内wikiツールと運用上の3つの注意点も参考に、ぜひ効果的に社内wikiをお使いください。

    社内wikiを活用して、業務の効率化や仕事の質の向上を目指しましょう。

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