新型コロナウイルス対策として今では新しい働き方の1つとして定着しつつあるテレワーク。オフィス以外の場所での勤務において重要なのはオフィスでの勤務と同様の情報共有を実現させることです。時間や場所にとらわれずいつでも最新の情報、必要な情報を共有する環境を作ることで離れた場所にいる従業員の作業効率を向上させることができますが、そのためには情報共有ツールの導入がおすすめです。
今回はそんな情報共有ツールの中からDocBase(ドックベース)というサービスについてご紹介させていただきます。
DocBaseとは
DocBaseとは株式会社クレイが提供している情報共有ツールです。直感的に操作できるのでPCの操作に慣れていないという方でも簡単に利用することができ、テレワークのような社外での勤務を採用している企業はもちろんのことアルバイトやフリーランスと多く契約しているという企業でも権限付与による適切な情報共有を可能にしてくれることから登録実績7,000社を突破している人気のサービスです。
DocBaseの機能·特徴
同時編集機能
DocBaseでは1つのメモを複数人で同時に編集することが可能です。リアルタイムに情報が共有されるので常に最新の情報を共有することが可能となっています。また、文章を使ってのコミュニケーションを前提としているのでWordのように簡単に文字を入力することができる文書エディタを採用しています。メモ本文の入力はメモ作成に便利なMarkdown形式で入力することが可能です。
もちろん文字だけでなく画像やファイルを挿入することも可能です。文字だけでは伝えきれない部分を画像の挿入によって簡単に補うことができます。
安心のセキュリティ対策
テレワークや外部とのやりとりに利用する際に注意する点としてセキュリティ面がありますがDocBaseでは2段階認証やデータの暗号化、アクセス制限、シングルサインオンなどの機能によって強固なセキュリティを実現しています。ドキュメントごとに共有できるメンバーを設定できるので、アルバイトや外部のデザイナーなど一部のメンバーには見せることができない情報が含まれているドキュメントも簡単に参加メンバーを設定することができるので安心です。
簡単な文書管理機能
DocBaseでは簡単にメモを管理することができます。メモにタグをつけて分類し、スター機能によって優先度の高いメモをメニュー画面からすぐ閲覧することができるようになります。また、ピン留め機能を使うことで重要なメモを一覧に固定することが可能になります。グループメンバーだけ、外部メンバーだけにメモを共有することもできるのでプロジェクト管理のツールとしても有効に利用することができます。
DocBaseの料金·価格
月額900円から利用できるスタータープラン、月額4,500円から利用可能なベーシックプラン、月額9,000円から利用可能なレギュラープラン、月額19,500円から利用可能なビジネス100プランなどが提供されています。200人以上で利用する場合は公式サイトより100人単位での料金プランを見積もることが可能です。
2020年7月現在/詳細は公式サイトを確認
DocBaseの強み
DocBaseの強みはその簡単な操作性にあります。情報共有ツールを利用する際に重要なことは誰でも簡単に操作できるかということです。複数人で運用するのが前提のツールなので、誰か1人でも使いこなせない人がいては情報共有の意味がありません。DocBaseは普段Wordなどを使うときと同じ感覚でメモを入力することができるので基本的なキーボード操作さえできれば誰でも使いこなすことが可能です。テレワークなど在宅勤務をしている従業員でもリアルタイムで簡単に情報を共有できるというのは大きな強みです。
利用企業からの評判·口コミ
誰が何をやっているか把握できるようになりました
“議事録や日報をDocBaseを利用して書き込むようにしています。在宅勤務の方も多いのでなるべく全体共有できるようにして社内の雰囲気を自宅でも感じることができるように努めています。情報共有が活性化されてPDCAサイクルも回る仕組みができあがりましたね。”(株式会社MUGENUP様)
外部ユーザーがいても情報共有が簡単にできました
“一定の人数まで料金が変わらず文書の作成も簡単にできるのでDocBaseを導入することを決めました。外出先などでも簡単にメモを確認できるのがいいですね。プロジェクトの概要や要件定義を簡単にメモに残すことができるようになったので助かっています。グループごとにアクセス権限が設定できるのもインターンが多い弊社では助かっています。”(株式会社Housmart様)
SNSでの評判·口コミ
社内Wikiのツール乗り換えを検討していたら、DocBaseがいい感じだった(なにより安い)
しかも現在使っているツールからの乗り換え機能があったので、明らかにユーザー奪いにきてるなーと思った
(情シスとしてはもちろんめっちゃうれしい)— みともり@ベンチャー情シス (@mit0k5) June 9, 2020
いくつか情報共有サービス触ってみたけど Docbase 良さげ。軽くてグループとタグをつけるだけなのは、とりあえず書いてもらうハードルが低そうだしタグでの検索も良さそう。もうちょっと権限設定こまかくやりたいけど。
— Takehito Gondo (@takezoh_) May 14, 2020
類似サービスとの比較
DocBaseとの類似サービスとしてはConfluenceやQiita teamなどが挙げられます。これらのサービスを料金面や機能面で比較すると以下の通りです。
| サービス名 | 料金（月額） | 初期費用 | お試し利用 | 特徴 |
| DocBase | ·スタータープラン/900円 ·ベーシックプラン/4,500円 ·レギュラープラン/9,000円 ·ビジネス100プラン/19,500円 | 0円 | あり (30日間) | ·直感的操作が可能 ·テレワーク環境でも利用できるセキュリティ |
| Confluence | ·スタンダード/1,200円〜/ユーザー ·プレミアム/1,190円〜/ユーザー | 0円 | あり | ·プラグイン機能が充実 ·階層構造で記事を管理 |
| Qiita team | ·Micro/1,520円 ·Small/4,900円 ·Medium/7,050円 ·Large/15,300円 ·Extra/15,300円 | 0円 | あり | ·フィードで作成した記事を共有 ·画像のアクセス制御が可能 |
料金面の比較ではDocBaseが一定のユーザー数までは一律料金なので利用するメンバー数に合わせて柔軟にプランを変更することで適正な価格での運用が可能になります。機能面の比較ではプラグイン機能を利用して自社にあった機能を追加できるConfluenceが継続的に利用する場合はおすすめです。PC操作に不慣れな方が多いという場合であればシンプルに利用することができるDocBaseがおすすめです。
DocBaseで情報共有の効率化を
今回は情報共有ツールのDocBaseをご紹介させていただきました。プロジェクトを効率的に進めることはもちろん、社内全体の雰囲気を改善するという意味でも情報共有ツールは非常に有効的に利用することができます。
DocBaseのような安価から利用することができるツールも多く、無料のお試し期間が設定されているサービスもリリースされていますのでまずは試験的な運用をしてみて情報共有ツールが社内に与えるメリットを体験してみることをおすすめします。
画像·データ出典:DocBase公式サイト