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新型コロナウイルス対策として今では新しい働き方の1つとして定着しつつあるテレワーク。オフィス以外の場所での勤務において重要なのはオフィスでの勤務と同様の情報共有を実現させることです。
時間や場所にとらわれずいつでも最新の情報、必要な情報を共有する環境を作ることで離れた場所にいる従業員の作業効率を向上させることができますが、そのためには情報共有ツールの導入がおすすめです。
今回はそんな情報共有ツールの中からDocBase(ドックベース)というサービスについてご紹介させていただきます。
DocBaseとは
DocBaseとは株式会社クレイが提供している情報共有ツールです。
直感的に操作できるのでPCの操作に慣れていないという方でも簡単に利用することができ、テレワークのような社外での勤務を採用している企業はもちろんのことアルバイトやフリーランスと多く契約しているという企業でも権限付与による適切な情報共有を可能にしてくれることから登録実績7,000社を突破している人気のサービスです。
国内の導入企業例としては、BASE株式会社や株式会社サイバーエージェント、株式会社GameWithなどの有名企業から多く導入されている実績があります。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
あらゆる業務を一元管理： monday.com
(4.5)
| 月額費用 | 900円〜 | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 140,000社 |
チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード／ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。
タスク管理の煩雑さを解消
monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。
リモートワークの管理にも最適
リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。
リアルタイムでのタスク管理が可能
チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。
操作性に優れたグループウェア： aipo
(5.0)
| 月額費用 | 350円~/ユーザー | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 導入会社 | 要お問合せ |
ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、ワークフロー、Webメール、ファイル共有、ブログ、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。
テレワークにおけるスケジュール管理が可能
テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 aipoは、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 aipoでは、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。
DocBaseの機能·特徴
同時編集機能
DocBaseでは1つのメモを複数人で同時に編集することが可能です。リアルタイムに情報が共有されるので常に最新の情報を共有することが可能となっています。また、文章を使ってのコミュニケーションを前提としているのでWordのように簡単に文字を入力することができる文書エディタを採用しています。メモ本文の入力はメモ作成に便利なMarkdown形式で入力することが可能です。
もちろん文字だけでなく画像やファイルを挿入することも可能です。文字だけでは伝えきれない部分を画像の挿入によって簡単に補うことができます。
安心のセキュリティ対策
テレワークや外部とのやりとりに利用する際に注意する点としてセキュリティ面がありますがDocBaseでは2段階認証やデータの暗号化、アクセス制限、シングルサインオンなどの機能によって強固なセキュリティを実現しています。
ドキュメントごとに共有できるメンバーを設定できるので、アルバイトや外部のデザイナーなど一部のメンバーには見せることができない情報が含まれているドキュメントも簡単に参加メンバーを設定することができるので安心です。
簡単な文書管理機能
DocBaseでは簡単にメモを管理することができます。メモにタグをつけて分類し、スター機能によって優先度の高いメモをメニュー画面からすぐ閲覧することができるようになります。
また、ピン留め機能を使うことで重要なメモを一覧に固定することが可能になります。グループメンバーだけ、外部メンバーだけにメモを共有することもできるのでプロジェクト管理のツールとしても有効に利用することができます。
DocBaseの料金·価格
月額900円から利用できるスタータープラン、月額4,500円から利用可能なベーシックプラン、月額9,000円から利用可能なレギュラープラン、月額19,500円から利用可能なビジネス100プランなどが提供されています。いずれも初期費用は0円です。
200人以上で利用する場合は公式サイトより100人単位での料金プランを見積もることが可能です。
30日間無料のトライアルも提供されています。
2020年7月現在/詳細は公式サイトを確認
DocBaseの使い方
自由に文書を作成して組織内でナレッジを共有できるDocBaseですが、具体的にログイン後はどう使えばいいのでしょうか。
ここではDocBaseの主要な機能の使い方を解説していきます。
検索機能
DocBaseは自由に文書を作成、編集できるだけでなく柔軟な検索機能も有しています。
ダッシュボード上部からキーワードで検索できるだけでなく、左側のメニューから「タグから探す」、「グループから探す」、「メンバーから探す」を選ぶことで必要な情報を探すことができます。
検索バーをクリックすることで「投稿者」、「タグ」、「グループ」、「スター」、「下書き」に関する補助表示がされます。
記事投稿
記事投稿をする場合、投稿画面の左側に入力欄があり右側にリアルタイムプレビューが表示されます。
ページ上部には見出し作成のタグや箇条書き、入力補助のためのテーブルがあるので記事投稿が容易にできます。
記事編集・コメント
記事を編集するにはメモ作成者からの「メンバー編集に招待」を受ける必要があります。メモ作成者は記事投稿画面の右上に招待ボタンがあるのでそこから招待が可能です。
招待を受けたあとは記事を投稿する際と同じように編集することができます。コメント入力欄の横には手のマークがあり、そこをクリックすることで「いいね」を送ることができます。
DocBaseの強み
DocBaseの強みはその簡単な操作性にあります。情報共有ツールを利用する際に重要なことは誰でも簡単に操作できるかということです。
複数人で運用するのが前提のツールなので、誰か1人でも使いこなせない人がいては情報共有の意味がありません。DocBaseは普段Wordなどを使うときと同じ感覚でメモを入力することができるので基本的なキーボード操作さえできれば誰でも使いこなすことが可能です。
テレワークなど在宅勤務をしている従業員でもリアルタイムで簡単に情報を共有できるというのは大きな強みです。
DocBaseの活用事例·評判
誰が何をやっているか把握できるようになりました
“議事録や日報をDocBaseを利用して書き込むようにしています。在宅勤務の方も多いのでなるべく全体共有できるようにして社内の雰囲気を自宅でも感じることができるように努めています。情報共有が活性化されてPDCAサイクルも回る仕組みができあがりましたね。”(株式会社MUGENUP様)
外部ユーザーがいても情報共有が簡単にできました
“一定の人数まで料金が変わらず文書の作成も簡単にできるのでDocBaseを導入することを決めました。外出先などでも簡単にメモを確認できるのがいいですね。プロジェクトの概要や要件定義を簡単にメモに残すことができるようになったので助かっています。グループごとにアクセス権限が設定できるのもインターンが多い弊社では助かっています。”(株式会社Housmart様)
SNSでの評判·口コミ
社内Wikiのツール乗り換えを検討していたら、DocBaseがいい感じだった(なにより安い)
— みともり (@mit0k5) June 9, 2020
しかも現在使っているツールからの乗り換え機能があったので、明らかにユーザー奪いにきてるなーと思った
(情シスとしてはもちろんめっちゃうれしい)
いくつか情報共有サービス触ってみたけど Docbase 良さげ。軽くてグループとタグをつけるだけなのは、とりあえず書いてもらうハードルが低そうだしタグでの検索も良さそう。もうちょっと権限設定こまかくやりたいけど。
— Takehito Gondo (@takezoh_) May 14, 2020
API連携について
DocBaseでは外部サービスとの連携によってDocBaseのアクティビティ通知を受け取ることができるようになります。
連携可能なサービスとしては
- Slack
- ChatWork
- Typetalk
- Tocaro
- Google Chat
- Microsoft Teams
- Webhook
などのサービスと連携が可能です。
これらのサービスと連携することでメモの投稿や更新、共有、コメント、グッジョブ、チームの参加時などに通知が届くようになります。
類似サービスとの比較
DocBaseとの類似サービスとしてはConfluenceやQiita teamなどが挙げられます。これらのサービスを料金面や機能面で比較すると以下の通りです。
| サービス名 | 料金（月額） | 初期費用 | お試し利用 | 特徴 |
| DocBase | ·スタータープラン/900円 ·ベーシックプラン/4,500円 ·レギュラープラン/9,000円 ·ビジネス100プラン/19,500円 | 0円 | あり (30日間) | ·直感的操作が可能 ·テレワーク環境でも利用できるセキュリティ |
| Confluence | ·スタンダード/1,200円〜/ユーザー ·プレミアム/1,190円〜/ユーザー | 0円 | あり | ·プラグイン機能が充実 ·階層構造で記事を管理 |
| Qiita team | ·Micro/1,520円 ·Small/4,900円 ·Medium/7,050円 ·Large/15,300円 ·Extra/15,300円 | 0円 | あり | ·フィードで作成した記事を共有 ·画像のアクセス制御が可能 |
料金面の比較ではDocBaseが一定のユーザー数までは一律料金なので利用するメンバー数に合わせて柔軟にプランを変更することで適正な価格での運用が可能になります。
機能面の比較ではプラグイン機能を利用して自社にあった機能を追加できるConfluenceが継続的に利用する場合はおすすめです。PC操作に不慣れな方が多いという場合であればシンプルに利用することができるDocBaseがおすすめです。
DocBaseを含むおすすめのグループウェアツール比較
グループウェアツールについてはこちらの記事も参考にしてみてください。
DocBaseで情報共有の効率化を
今回は情報共有ツールのDocBaseをご紹介させていただきました。プロジェクトを効率的に進めることはもちろん、社内全体の雰囲気を改善するという意味でも情報共有ツールは非常に有効的に利用することができます。
DocBaseのような安価から利用することができるツールも多く、無料のお試し期間が設定されているサービスもリリースされていますのでまずは試験的な運用をしてみて情報共有ツールが社内に与えるメリットを体験してみることをおすすめします。
画像·データ出典:DocBase公式サイト
